Quantas tecnologias são utilizadas para estruturar, criar e mensurar os resultados de uma campanha? Programas de criação de peças, ferramentas de análise de tráfego e comportamento em sites, softwares de automação de marketing, CRM e plataformas de compra de mídias são as mais difundidas. Mas, na gestão de projetos, você utiliza um sistema para agências?
Neste post indicamos 6 razões principais pelas quais sua agência deveria pensar na adoção de um software de gestão de projetos para facilitar seu dia a dia e lançar novos serviços periodicamente. Continue lendo e descubra!
Afinal, qual o papel da gestão de projetos e de um sistema para agências?
Todas as empresas que prestam serviços, como é o caso das agências, fundamentalmente oferecem um projeto para seus clientes. Isso significa que apresentam uma quantidade de atividades que utilizam conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas para alcançar o resultado desejado no momento da contratação.
Coordenar como as atividades são executadas e como cada tarefa se relaciona e colabora para que o objetivo final seja alcançado com o prazo e a qualidade desejados é o papel da gestão de projetos.
Neste sentido, a gestão de projetos cumpre dois papéis principais em uma agência de marketing ou de publicidade:
- facilita o atendimento aos clientes ao tratar cada objetivo ou demanda como um projeto específico;
- acelera a inovação ao padronizar os processos de reconhecimento de novas oportunidades, definição do escopo dos serviços ou produtos que suprirão as necessidades dos clientes e maneira como as áreas irão interagir para criar, vender e entregar os novos serviços/produtos.
Sem o uso de um sistema para agências os projetos passam a correr riscos desnecessários quanto aos prazos, qualidade e viabilidade, podendo gerar mais prejuízos que lucros para sua agência. Por isso, vamos indicar agora as 6 razões para a adoção de um sistema para agências na gestão de projetos:
Por que usar um sistema para agências?
1. Padronização de processos
Quais são as atividades que cada área deve realizar desde o momento da assinatura do contrato até a apresentação dos resultados? As pessoas sabem como devem realizar essas atividades e quais são os impactos quando elas não são bem feitas? Quais são os critérios ou informações mínimas para considerar que uma tarefa está concluída e que a atividade seguinte pode começar a ser executada?
Se você precisasse responder essas questões por escrito, quais seriam as respostas e justificativas para cada questão?
Faça um pequeno teste: convide para um bate-papo uma pessoa da área de atendimento e um criativo que costumam trabalhar juntos, depois pergunte quais são os processos e informações que cada área costuma executar. O resultado é que as pessoas acabam criando padrões de trabalho.
Ao utilizar um sistema para agências você conseguirá identificar quais são os padrões que otimizam os tempos de trabalho, geram maior produtividade para ambas as equipes e melhor se adequam aos prazos e demandas dos clientes. Além disso, terá maior facilidade na hora de treinar e capacitar suas equipes, pois os gargalos na execução das tarefas ficarão muito mais claros e simples de reconhecer.
2. Diminuição das disputas entre a equipe de atendimento e criativos
Quantos trabalhos precisarão ser refeitos nos últimos três meses por causa da falha de comunicação entre as equipes de atendimento e os criativos de sua agência? Quantas acusações foram trocadas em decorrência da perda de clientes?
Disputas entre a equipe de atendimento e os times de entrega de projetos são muito comuns, contudo com o uso de um sistema para agências que padronize as informações mínimas que um bom briefing deve ter, a tendência é que elas diminuam, as responsabilidades fiquem mais definidas e os erros em projetos diminuam.
A questão é: se a equipe de atendimento pode pedir mudanças em um projeto por não atender o briefing, ao adotar a gestão de projetos, a equipe de entrega pode pedir mais detalhes do escopo do trabalho, antes de iniciá-lo. Logo, os erros deixam de ser “culpa” de uma só equipe e passa a ser compartilhado por todos os envolvidos no projeto.
3. Avaliação da capacidade x demanda
Há pessoas com habilidade, tempo e ferramentas disponíveis para atender a demanda do cliente?
Muitas vezes o prazo para uma entrega é extrapolado, pois as pessoas e ferramentas que deveriam ser empregados já estavam sendo usadas em outros projetos, mas por um erro de avaliação da capacidade de atendimento a uma demanda, sua equipe acabou estimando de maneira equivocada o prazo.
Ao unificar o cronograma de todas as entregas e apresentar o percentual de alocação de cada colaborador nos projetos já contratados com sua agência, um sistema de gestão de projetos evita esse tipo de problema.
4. Atenção redobrada aos prazos
O que é melhor, atrasar um projeto ou todos os que serão entregues após ele?
Muitas agências deixam de negociar a alteração de prazos de um projeto que fatalmente irá atrasar, concentram os esforços de seus profissionais para terminá-lo o mais rápido possível e acabam atrasando todos os entregáveis que viriam na sequência.
Um sistema para agências poderia facilitar para que apenas um prazo fosse negociado e reprogramado, indicando que os demais deveriam ser cumpridos. Desta forma a imagem da agência e seu compromisso com os clientes não é afetado por um problema que poderia ser mitigado ou até resolvido sem maiores dificuldades.
5. Incentivo à inovação constante
Como seus colaboradores identificam novas oportunidades para o desenvolvimento de produtos, serviços ou até melhorias nos métodos de trabalho? Sua agência é inovadora ou apenas segue o mercado?
Ao estruturar e formalizar a gestão de projetos, sua agência pode formalizar como são criados, testados e comercializados novos produtos, serviços ou métodos de trabalho. Com isso, ela conseguirá se manter à frente de seus concorrentes, antecipará tendências e reforçará sua marca em seu segmento de atuação.
6. Aumento da lucratividade
A consequência da adoção de um sistema para agências e da estruturação da gestão de projetos é o aumento de produtividade das equipes, melhor aproveitamento dos recursos humanos e das ferramentas para a execução das tarefas, diminuição da necessidade de retrabalho em uma mesma entrega e agilidade para identificar e eliminar possíveis gargalos na metodologia empregada para elaborar e executar o briefing.
Logo, ao melhorar a eficiência da agência, um sistema aumenta a margem de lucro da empresa em cada um de seus projetos, dando maior poder de negociação em seus preços ou simplesmente melhorando sua capacidade de geração de lucro. É essa a importância de adotar um Sistema de Gestão de Projetos em sua agência.
Você já utiliza algum sistema para agências na gestão de projetos? Quer adicionar mais algum benefício no uso dessa tecnologia? Compartilhe sua experiência, deixando um comentário!
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