Para explicar como é um cronograma para Agências de Marketing, se você trabalha na área de comunicação, certamente faz parte da sua rotina ouvir algumas palavras, como: jobs, prazos, deadline, entregas, atrasos, e muitos outros termos que são sinônimo de um trabalho volumoso e emergencial. Uma agência de marketing oferece uma série de serviços e há diversos responsáveis por executar, gerenciar e controlar esses serviços, para entregar para o cliente o melhor resultado, e tudo isso dentro do prazo acordado. Muita coisa, não é? E tudo fica ainda mais difícil se não houver um cronograma eficiente para gerenciar essas entregas.
Quer saber sobre o cronograma de entregas de marketing e como montar um? Acompanhe nosso post! Você vai aprender:
- O que é um cronograma?
- O que é um cronograma de entregas de marketing?
- Benefícios do cronograma em agências de marketing
- Como montar um cronograma para agências de marketing?
Para começar, vamos garantir que estamos na mesma página sobre o conceito de cronograma.
O que é um cronograma?
O cronograma é uma ferramenta de planejamento e controle que organiza uma sequência de atividades em função de um tempo.
Desta forma, através do cronograma é possível gerenciar todas as entregas que precisam ser feitas em um determinado período de tempo e verificar se os prazos dessas entregas estão sendo respeitados.
O que é um cronograma para agências de marketing?
O cronograma de entregas de marketing é um documento, planilha, ou qualquer tipo de arquivo que sirva para acompanhar e controlar todas as atividades que serão realizadas em determinado período em uma agência de marketing.
Ele é muito importante para que todas as tarefas sejam delegadas para os responsáveis e para que todos os passos sejam cumpridos. Dessa forma, o cronograma de marketing aumenta as chances dos resultados serem alcançados dentro dos prazos estipulados.
Veja abaixo um exemplo de cronograma com as entregas mais comuns feitas por agências de marketing:
Desta forma, ficou claro que é muito importante para uma agência ter o controle de todos os trabalhos através de um cronograma, não é? Mas para que você entenda ainda melhor, preparamos abaixo uma lista de benefícios que um cronograma assertivo pode trazer para a sua empresa para você entender que um cronograma vai muito além da simples organização das tarefas.
Benefícios do cronograma em agências de marketing
Evita erros e atrasos nas entregas
Um cronograma funciona como uma espécie de checklist, isto é, uma lista de coisas que precisam ser realizadas para fazer uma entrega. Por isso, através de um cronograma é possível controlar todas as tarefas que serão parte de um grande serviço entregue.
No exemplo da imagem, há duas tarefas relacionadas à postagem de materiais nas redes sociais para o cliente C, uma para diagramação de imagem e outra para a postagem efetivamente. Através do acompanhamento do cronograma não haverá o risco de chegar o dia combinado para a postagem do cliente e não haver arte para publicar, já que os prazos estão bem claros.
Estimula a responsabilidade
Cada pessoa dentro da agência é responsável por um aspecto diferente. Uns cuidam da parte criativa, outros do atendimento, e por aí vai. Mesmo com essas funções definidas, nem sempre as pessoas entendem quais são suas responsabilidades dentro das atividades da agência. Isso acarreta em atrasos e falhas na execução das tarefas, simplesmente porque as pessoas não sabem que são as responsáveis por aquelas tarefas.
Agora você deve estar se perguntando: mas o que isso tem a ver com o cronograma?
O cronograma precisa ser exposto e estar à vista de todos, não adianta deixá-lo em uma gaveta. Assim, se todos tiverem o acesso ao cronograma, é só nomear as pessoas responsáveis por cada tarefa e elas terão facilidade para visualizar todas as atividades que precisam entregar.
Se você gerenciar o cronograma em uma planilha, por exemplo, é possível adicionar uma coluna para colocar os nomes dos responsáveis, como no exemplo abaixo:
Permite a priorização das tarefas
Imagine a seguinte situação: você precisa entregar um grande serviço para um cliente fiel da agência. As pessoas responsáveis pela execução desse serviço, no entanto, acabaram despriorizando essa entrega porque acharam que daria “tempo” de fazer mais tarde, mas acabaram não conseguindo fazer. Resultado? A atividade é entregue ao cliente com atraso, rompendo o bom relacionamento que vocês possuíam antes.
Com o cronograma é possível priorizar algumas tarefas, sinalizando não apenas quais devem ser entregues primeiro, mas também qual a ordem de execução dessas atividades, para que nenhum serviço seja entregue com atraso.
Ainda no nosso exemplo de cronograma em planilha, uma coluna pode ser adicionada com o início estimado da atividade.
Aumenta a produtividade dos colaboradores
Como te contamos acima, é possível nomear os responsáveis por cada tarefa. E por causa disso é possível gerenciar a produtividade dos profissionais, acompanhando o que cada pessoa está entregando e distribuindo tarefas quando algum colaborador estiver ocioso.
Além disso, essa distribuição de tarefas garante que a capacidade do trabalho executado pelos profissionais seja igual a sua capacidade produtiva, nem a mais nem a menos, contribuindo para manter a qualidade do trabalho.
Agora que já estamos alinhados sobre o conceito e os benefícios do cronograma, vamos explicar como elaborar um:
Como montar um cronograma eficiente para agências de marketing?
Para facilitar a elaboração do cronograma da sua agência, dividimos tudo em cinco passos:
1. Mapeie as tarefas
O primeiro passo para montar um cronograma de entregas de marketing eficiente é fazer um levantamento das tarefas que precisam ser entregues. O importante aqui é você ter uma lista do que precisa ser feito para cada cliente, com o briefing de cada uma dessas tarefas. O briefing dará uma dimensão do tamanho do trabalho que você precisa realizar para fazer a entrega do serviço.
2. Sequencie as tarefas e crie as relações de dependência
A segunda etapa é você montar uma sequência dessas tarefas, isto é, utilizar critérios de priorização para saber o que precisa ser entregue primeiro e o que pode ser deixado para depois. Alguns dos critérios podem ser o tamanho da entrega e a expectativa de entrega sinalizada pelo cliente.
O sequenciamento das tarefas também deve prever as relações de dependência entre elas, isto é, quais precisam ser executadas primeiro para não atrapalhar o andamento de outras.
No caso do nosso exemplo de cronograma, não teria como a tarefa “Arte de post para Facebook” ser executada antes de “Criação de post para redes socais”, porque uma depende da outra.
3. Defina expectativa de término e início
Depois do sequenciamento, estabeleça datas para término e expectativa de início do trabalho, que ajudarão a orientar o trabalho dos profissionais.
4. Atribua as tarefas aos responsáveis
Lembra que te contamos sobre a possibilidade de nomear responsáveis sobre cada tarefa para que existam pessoas que respondam por cada job? Este é o momento de fazer isso.
Na hora de fazer a distribuição dessas tarefas entre os membros da equipe é preciso levar em conta as habilidades de cada um. Não adianta atribuir a tarefa de produção de texto para um designer, por exemplo.
5. Construa o cronograma visualmente
Depois de ter levantado todas essas informações você conseguirá construir o cronograma visualmente. Essa construção deve passar por todos os passos que falamos acima.
Você pode fazer isso através de uma planilha e disponibilizar para todas as pessoas, mas a verdade é que esse já é um modelo ultrapassado e possui alto risco de perda de informações. Desta forma, a solução mais indicada é a adoção de um software de cronograma online.
Através de um software de cronograma online é possível anexar o briefing de cada tarefa e centralizar toda troca de informações da equipe em um só lugar.
O Artia, software de gestão de projetos, faz tudo isso e ainda permite que você acompanhe a quantidade de horas gastas por casa profissional em cada tarefa através da função de apontamento de horas. Veja melhor como funciona o cronograma online no Artia e, se você tiver qualquer dúvida, não hesite em entrar em contato conosco.
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