Quadro Kanban: o que é, como fazer e 7 modelos para você usar

Ultima atualização em: 23/04/2024

Cada caso é um caso. Você já ouviu este ditado? Essa expressão quer dizer que não é possível generalizar uma situação e aplicá-la a todos os contextos antes de analisá-los individualmente. Quando se fala em metodologias de gerenciamento, isso não é diferente. O Kanban, por exemplo, é conhecido por ser versátil e adaptável a diversas situações, mas muitos gestores ainda têm dúvida sobre como aproveitar essa versatilidade ao seu favor.

Por isso, preparamos este post com vários exemplos de quadros Kanban para você se inspirar e criar o seu próprio modelo!

Tudo pronto? Então vamos começar com uma breve contextualização sobre a ferramenta:

O que é o quadro kanban?

O quadro kanban é um sistema ágil de gestão de produção ou de tarefas que funciona de maneira visual e dinâmica. Com ele, é possível organizar o fluxo de trabalho em colunas e cartões, de modo que toda a equipe visualize o fluxo do início ao fim, e identifique se há gargalos ou maneiras de otimizar o processo.

Há três elementos que compõem a estrutura do Kanban: o quadro, as colunas e os cartões. Veja como cada um funciona:

Cartão

O cartão é a pedra angular do Kanban (e, inclusive, é o que deu nome à esta metodologia. Kanban, em japonês, significa cartão). Ele representa uma atividade que precisa ser concluída dentro de um projeto, processo ou fluxo de trabalho.

É possível atribuir cores aos cartões e organizá-los por urgência, por responsável, por tipo de atividade ou pela classificação que fizer mais sentido para a sua empresa.

Coluna

As colunas são a representação dos status em que os cartões se encontram durante o fluxo de trabalho. As colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito” são as mais comuns, mas isso não significa que você tenha que utilizá-las obrigatoriamente.

O ideal é apenas conservar a ordem lógica das colunas no Kanban original, mantendo as iniciais à esquerda e as finais à direita, para que ao longo do tempo as unidades de trabalho (que chamamos de cartões) se movam da esquerda para a direita até chegarem à última coluna, marcando a conclusão da tarefa.

Quadro

O quadro Kanban é a estrutura que irá comportar as colunas e os cartões, podendo ser virtual ou físico. Uma mesma equipe pode trabalhar com vários quadros Kanban, e mais de uma equipe pode compartilhar o mesmo quadro. Por exemplo: o projeto de desenvolvimento de um produto pode ter vários times trabalhando, como profissionais de design, programação, teste, marketing etc.

Como fazer um quadro kanban?

O Kanban pode ser utilizado tanto online (utilizando um sistema Kanban) quanto off-line (utilizando post-its). Porém, o mais comum é que se utilize quadros Kanban online, em softwares específicos.

Dessa forma, o quadro pode ser modificado com muito mais facilidade e acessado por mais pessoas (até as que não estejam presentes fisicamente na empresa). Além disso, o fato de que o quadro online não tem uma estrutura física torna-o muito mais dinâmico e flexível, facilitando a adaptação das atividades conforme as necessidades da empresa.

Em termos práticos, o Kanban funciona por meio de um sistema “puxado” onde o responsável só assume uma tarefa quando tem capacidade disponível para executá-la.

Para que isso funcione da maneira correta, é necessário estabelecer um limite de capacidade para cada participante ou para cada status do fluxo de trabalho. Limitar a coluna “em aprovação” para no máximo 4 tarefas, por exemplo, pode evitar que haja desperdício de trabalho e que o time fique muito tempo sem feedback.

Desse modo, o Kanban se diferencia de outras metodologias de gerenciamento que buscam “empurrar” a produção e entregar resultados sem se preocupar com a sua própria capacidade. Em organizações que utilizam este sistema “empurrado”, é comum que os times de desenvolvimento produzam um volume muito grande de funcionalidades que nem tenham tanto valor para o cliente apenas para que estejam trabalhando 100% do tempo.

Nem é preciso dizer que isso pode causar grandes problemas para a empresa, não é? O sistema puxado, pelo contrário, preza muito mais pelo valor que as funcionalidades produzidas terão para o cliente do que pela quantidade de entregas, justamente porque se a equipe trabalhar num ritmo adequado, produzirá melhores resultados.

Quadro Kanban na prática: 7 modelos para você usar

Construir um quadro Kanban exige bastante conhecimento sobre os processos da empresa e sobre o modo que a equipe trabalha. Por isso, separamos vários exemplos para servir como inspiração na hora que você for construir o seu. Confira:

Quadro Kanban para desenvolvimento de software

Neste modelo há colunas de status adequadas ao processo de desenvolvimento de softwares, tanto para a produção de novas funcionalidades quanto para a solução de bugs.

Como você sabe, em um Kanban o processo começa na primeira coluna à esquerda e termina na última à direita. Então, neste caso, as atividades passam por etapas como o design, o desenvolvimento do código, o teste e a implantação (deployment). Logo, o trabalho iniciará com a solicitação de uma nova funcionalidade ou solução de bug e terminará logo após o deployment.

Neste exemplo, as atividades foram classificadas com cores diferentes para sinalizar se são funcionalidades ou bugs, tornando a identificação muito mais simples.

Você também pode dividir o quadro Kanban de um projeto de desenvolvimento de software utilizando categorias como front-end e back-end, por exemplo. Neste caso, é possível associar a conclusão de uma tarefa de back-end ao início de uma tarefa de front-end, de modo a agilizar o processo e evitar falhas de comunicação.

Quadro Kanban para equipe de vendas

Empresas que trabalham com processos comerciais complexos podem precisar de ferramentas específicas para organizar a carteira de clientes. Uma forma de fazer isso é utilizando um Kanban de vendas com colunas específicas para cada nível de negociação. Assim, além de o vendedor saber quais contatos precisa abordar e em que pé estão as negociações, o gestor pode ter noção das oportunidades em andamento e de quantas vendas podem ser geradas no período.

Observe no exemplo:

As colunas do Kanban correspondem à sequência comum de um processo comercial, considerando que os clientes chegam à base de dados já com um nível de interesse na solução e podem evoluir no processo e tornar-se uma oportunidade ganha ou perdida. Você pode nomeá-las conforme o processo da sua empresa e estabelecer gatilhos que indiquem a mudança de status dos clientes, por exemplo. Ao concluir uma negociação, também é possível anexar o contrato firmado e manter tudo em um lugar só.

Quadro Kanban para equipes de suporte

Equipes que lidam com suporte ao cliente e Customer Success também precisam de uma ferramenta eficiente para organizar suas demandas. Nesse caso, o Kanban é especialmente interessante, pois permite limitar a quantidade de demandas em cada coluna para garantir que o prazo estabelecido no Acordo de Nível de Serviço (SLA) seja cumprido.

Além disso, é possível priorizar os tickets mais urgentes por meio de um sistema de cores, facilitando que os profissionais saibam com quais tarefas devem lidar primeiro. O uso de um sistema Kanban online, nesse caso, também facilita o registro de informações sobre as demandas: torna-se possível, por exemplo, anexar prints dos problemas encontrados e registrar as interações entre o responsável e o cliente.

Quadro Kanban para validação de ideias

Times criativos trabalham com muitas ideias ao mesmo tempo, e o Kanban pode ajudá-los a estruturá-las e validá-las de maneira mais organizada.

De acordo com o processo de teste e validação adotado na sua empresa, você pode criar um fluxo padronizado no Kanban que contemple desde a criação da hipótese até a sua implantação (ou descarte).

Neste exemplo, adotamos 7 estágios para o processo de validação de ideias:

• O de opções, que acomoda as ideias que estão esperando para serem testadas;
• O de estruturação, que comporta as ideias que estão passando por um processo de refinamento e divisão de papéis;
• Logo após a estruturação, o piloto, que é o momento em que as ideias passam por um teste inicial;
• Depois, as ideias passam por alterações mais uma vez, com base nos resultados obtidos no teste inicial;
• Uma vez refinadas, elas podem ser testadas na prática novamente, na etapa de teste final. Se o desempenho for satisfatório, as ideias podem ser movidas para a coluna “feito”, mas se não, podem ser descartadas ou voltar para o início do processo.

Quadro Kanban para equipes de marketing internas

Quadros Kanban combinam muito com o estilo de trabalho conduzido por equipes de marketing, que também precisam ser dinâmicas e ágeis. Considerando que nos times de marketing as demandas são constantes e o fluxo de trabalho é acelerado, um sistema ágil e visual é a melhor forma de organizá-las.

Sugerimos que você divida o quadro Kanban em seções diferentes para as tarefas de produção de conteúdo, design e marketing digital, por exemplo, para que cada integrante consiga enxergar tanto a visão macro do time quanto as suas próprias tarefas.

O recurso de anexar imagens, vídeos e outros arquivos no cartões Kanban também é bastante interessante para os times de marketing, pois centraliza todas as informações de que o time precisa em um só lugar.

Até mesmo as aprovações podem ser feitas de uma forma mais simples com o Kanban: no Artia, por exemplo, se os responsáveis pela aprovação estiverem presentes nas atividades, podem receber uma notificação avisando que elas estão prontas para serem avaliadas, muda-las de status e até mesmo pedir alterações sem sair da plataforma.

Quadro Kanban em agências de marketing

Se você trabalha em uma agência de marketing, porém, você terá mais de um cliente para atender, e um quadro Kanban simples não será o suficiente para gerenciar todas as demandas.

Uma saída possível pode ser dividir as demandas por cores, atribuindo uma cor para cada cliente, ou dividir o seu Kanban em subpastas (essa opção é a mais indicada se você tiver uma base de clientes grande). Observe:

Nessa visão, você pode gerenciar a produção de todas as equipes (design, redação e marketing) por cliente ou no geral, e os profissionais podem se orientar melhor ao saber para qual cliente é cada demanda.

Como você viu, o Kanban é uma ferramenta versátil e personalizável que pode (e deve) ser customizada para atender as exatas necessidades de cada time. Não é possível pegar um modelo de Kanban e aplicá-lo no dia a dia da sua empresa sem adaptá-lo. A chave para o Kanban perfeito é testar e melhorar a disposição das colunas e atividades continuamente.

Depois desses exemplos, que tal entendermos melhor por que o Kanban faz tanta diferença e quais são os benefícios de utilizá-lo?

Quais são os benefícios de utilizar Kanban?

Visualização macro do trabalho

Infelizmente, não é raro encontrar gerentes de projeto enfrentando problemas de comunicação com suas equipes. Muitas vezes, a falta de visibilidade sobre o andamento das atividades pode trazer problemas que poderiam ser evitados se o gestor estivesse mais alinhado com a equipe.

Como o Kanban oferece uma visão abrangente do status de todas as atividades, o gestor pode identificar rapidamente os gargalos na equipe e se há atividades que estão demorando mais que o normal para serem concluídas, por exemplo. Além disso, pode investigar as possíveis causas dessas ocorrências e evitar que elas comprometam o processo.

Otimização do fluxo de entrega

Como consequência de simplificar a visualização do trabalho, o Kanban otimiza o fluxo de entregas da equipe, isto é, elimina empecilhos que poderiam atrapalhar no desenvolvimento das atividades. Isso é possível pois o time passa a ter total visão do processo, do que precisa ser feito e da demanda que têm de suprir.

Por exemplo, imagine que, em um projeto de desenvolvimento de software haja 4 tarefas em teste e apenas 2 profissionais dedicados a elas. Não faria sentido que os desenvolvedores continuassem produzindo mais funcionalidades para serem testadas se não houvesse profissionais para testá-las, certo? Nesse caso, o Kanban ajudaria a visualizar o desequilíbrio entre as tarefas e o gestor poderia alocar os desenvolvedores em outras funções, por exemplo.

Estabelecer um limite de atividades para cada coluna, como já comentamos, evita sobrecarga da equipe e assegura que os colaboradores só trabalhem o que sua capacidade permite.

Esperamos ter te ajudado a entender como criar o quadro Kanban certo para a sua equipe. Se quiser aprender mais sobre esta metodologia, não deixe de conferir nosso e-book completo sobre Kanban:

Como digitalizar o quadro kanban?

O Artia é uma plataforma completa para gestão de projetos, tarefas e equipes, contando com uma ferramenta de kanban, facilitando o acompanhamento da execução. A ferramenta oferece customizações de acordo com a necessidade da sua operação, além de ser interativa e funcionar no sistema arrasta-e-solta de cartões.

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