O sucesso do seu modelo de negócio está diretamente relacionado à maneira com que é feito o gerenciamento dos seus colaboradores e do trabalho que eles desempenham.
No entanto, essa tarefa se torna um pouco mais desafiadora quando esses profissionais não trabalham in loco; ou seja, passam a maior parte do tempo fora do ambiente físico da organização.
Aliás, o “novo normal” depois da pandemia de Covid fez com que diversas empresas aumentassem o número de colaboradores trabalhando remotamente.
Se esse é o caso da sua empresa, então você precisa continuar a leitura deste conteúdo.
Nas próximas linhas, vamos explicar o que é, qual a importância e como fazer uma eficiente gestão de equipes externas, seguindo algumas dicas:
- Estabeleça uma política de conduta para as equipes externas;
- Crie um roteiro para os processos;
- Promova uma comunicação clara e eficiente;
- Monitore o deslocamento dos colaboradores;
- Invista em treinamentos;
- Conte com a tecnologia.
O que é gestão de equipes externas?
A gestão de equipes externas consiste em um conjunto de ações que têm como seu objetivo manter sob controle, dar apoio, orientar e avaliar o trabalho dos colaboradores que não desempenham suas funções dentro da empresa, mas em trânsito prestando serviços a clientes ou fazendo vendas.
Assim, geralmente, esse tipo de gestão se aplica a vendedores externos e representantes comerciais, que passam a maior parte do tempo em visitas presenciais aos clientes e prospects.
O objetivo da gestão de equipes externas é supervisionar a performance desses times e traçar estratégias que favoreçam sua produtividade.
Mas a gestão de equipes externas não se restringe a vendas, ele pode incluir instaladores de equipamentos, consultores técnicos e até supervisores de filiais ou de franquias.
Já que força de vendas costuma contar com uma equipe que faz visitas externas, veja algumas dicas de como gerenciar seu time comercial:
Por que se preocupar com a gestão de equipes externas?
Internamente, é muito mais fácil para que a empresa consiga manter o controle sobre as ações de seus colaboradores e sobre o que eles precisam fazer para alcançar resultados mais satisfatórios.
Porém, quando falamos em gestão de equipes externas, as coisas mudam um pouco de figura. Isso porque a distância é um fator que dificulta o acompanhamento por parte dos gestores.
Nesse sentido, preocupar-se com a gestão de equipes externas é importante para que se possa saber onde cada colaborador se encontra, quais clientes ele já visitou e os que ainda faltam visitar, qual o status da negociação (ou do atendimento prestado), qual a disponibilidade de agenda dos colaboradores etc.
Além disso, esse tipo de gestão permite também ter maior controle sobre os custos de deslocamento, sobre o cronograma de atividades externas e sobre o roteiro a ser cumprido.
Com uma gestão eficiente das equipes externas, é possível manter os colaboradores focados em suas funções e devidamente alinhados aos objetivos e valores da organização.
6 dicas para uma eficiente gestão de equipes externas
Quando as equipes trabalham fora do ambiente físico da organização, a gestão desses profissionais requer alguns cuidados especiais.
Confira a seguir 5 dicas valiosas para fazer um gerenciamento de equipes externas mais eficiente.
1 – Estabeleça uma política de conduta para as equipes externas
É de extrema importância contar com uma política bem definida para orientar a conduta dos colaboradores em ambiente externo à empresa.
Essa é uma forma de garantir que o comportamento desses profissionais estejam de acordo com os valores da organização.
2 – Crie um roteiro para os processos
É importante que as equipes que trabalham externamente possam contar com um roteiro para direcionar suas ações fora da organização.
A intenção é detalhar tudo o que precisará ser feito nas visitas aos clientes, evitando improvisos que podem ocasionar em falhas e retrabalhos.
3 – Promova uma comunicação clara e eficiente
Em se tratando de equipes externas, a comunicação possui um valor estratégico. É fundamental que os gestores consigam se comunicar com os colaboradores que estão na rua.
Sem uma comunicação interna clara e eficiente, fica bem mais difícil acompanhar a performance desses profissionais e auxiliá-los caso eles apresentem alguma dificuldade em campo.
4 – Monitore o deslocamento dos colaboradores
Também é importante que o gestor seja capaz de monitorar onde cada colaborador se encontra geograficamente.
Essa é uma forma de garantir que os profissionais cumpram suas funções e o roteiro de visitas, além de favorecer o controle de custos com deslocamento.
Para isso, a melhor opção é contar com softwares de gestão de frotas. Esses sistemas permitem monitorar os veículos da empresa e organizar a roteirização de serviços e entregas. Assim, evitam gastos desnecessários. Por exemplo: você sabia que rotas mal planejadas fazem o veículo rodar até 14% a mais, em média?
5 – Invista em treinamentos
Investir em treinamento e capacitação é uma prática indispensável para melhorar a performance dos colaboradores.
Por meio de um programa de treinamento, é possível melhorar a motivação dos colaboradores e aprimorar os conhecimentos técnicos que envolvem suas funções. Tudo isso se reflete em maior produtividade e ganhos financeiros para a empresa.
6 – Conte com a tecnologia
Lembre-se de que a tecnologia pode ser uma grande aliada. Com um software de CRM, por exemplo, é possível fazer um acompanhamento mais eficaz dos colaboradores que trabalham fora da empresa, fazendo vendas.
Além disso, um sistema de CRM conta com diversas funcionalidades que vão ajudar a equipe a vender mais, pois contarão com acesso às informações que necessitam em tempo real, diretamente de um app em seus celulares, caso o CRM ofereça essa funcionalidade.
Essas foram as nossas 6 dicas fundamentais para gestão de equipes externas. O que você achou?
Veja quais delas se encaixam melhor nas características de seu negócio e passe a usá-las o quanto antes.
Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CRO do Agendor, uma plataforma de CRM que atua como um assistente pessoal para equipes de vendas, dando visibilidade e controle na gestão desde o primeiro dia de uso.
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