Gerenciamento de Projetos: o que é e qual a sua importância?

O gerenciamento de projetos é um conjunto de práticas, métodos e ferramentas utilizadas para coordenar os processos de um projeto de forma eficaz e atingir resultados.  

Mas, você sabe tudo o que faz parte desse conjunto? Qual a melhor forma de gerenciar projetos? Quais as ferramentas mais adequadas? Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas, acompanhe!

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos serve para garantir que o projeto seja concluído com sucesso. Ou seja, que os resultados desejados sejam alcançados de acordo com as metas estabelecidas. 

Por isso, ele se trata de uma série de métodos, técnicas e competências que irão organizar os processos de uma organização a fim de realizar as iniciativas desejadas. 

Isso mesmo: o gerenciamento de projetos nada mais é do que a coordenação de processos.

Projeto x Processo: qual a diferença?

Muitos acreditam que projetos e processos sejam a mesma coisa, mas, na realidade, não são! 

Projetos têm um início e um fim definidos, são únicos e são executados para criar algo específico. Processos, por outro lado, são repetitivos, consistentes e têm o objetivo de realizar atividades operacionais de forma eficiente e previsível. 

No geral, os projetos são usados para inovar e criar novos produtos ou serviços, enquanto os processos são usados para manter a operação diária e a consistência.

Agora que você já sabe a diferença entre processo e projeto, vamos entender como funciona o gerenciamento de projetos?

Como o gerenciamento de projetos funciona

A maior parte do que entendemos por gestão de projetos é apresentada pelo PMBOK®, guia base para a área. Neste grande manual, o gerenciamento de projetos é composto por três elementos fundamentais:

• Papéis do projeto;
• Ciclo de vida do projeto;
• Áreas de gerenciamento.

Vamos explicar cada um deles a seguir. Mas, antes, é importante lembrar que a sétima edição do PMBOK® trouxe algumas mudanças nestes elementos, que, agora, são apresentados como princípios de entrega e domínios de desempenho do projeto.

Se você quiser tudo sobre as atualizações do PMBOK® 7, confira nosso e-book sobre o tema!

Papéis de um projeto

Um projeto é comporto por muitos stakeholders, mas há três papéis essenciais, além da equipe, que precisam participar para que ele possa ser desenvolvido:

|Veja também: [Webinar] Quais são os papéis de um projeto?

Ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida de um projeto consiste na divisão da gestão do projeto em etapas menores, que devem ser seguidas de forma lógica para concluir os processos. Existem 5 etapas neste ciclo:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento;
• Encerramento;

|Leia também: 5 etapas de um projeto

Áreas de gerenciamento de um projeto

As áreas de gerenciamento são requisitos que devem ser planejados, executados e controlados ao longo dos projetos. Essa divisão realizada pelo Project Management Institute (PMI) tem como objetivo facilitar o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas comprovadamente eficientes.

Assim, um projeto deve possuir gestão de:

• Aquisições;
• Comunicação;
• Custos;
• Escopo;
• Integração;
• Partes interessadas;
• Qualidade;
• Recursos;
• Riscos;

No PMBOK 7, estas dez áreas de gerenciamento foram substituídas por oito domínios de desempenho.

Bastante coisa, né?

Cada um desses itens apontados dá um artigo completo, mas, como nosso objetivo, neste texto, é te proporcionar uma visão geral do gerenciamento de projetos, não vamos nos aprofundar muito. Agora, se você quiser entender em detalhes como funcionam esses papéis, etapas e áreas, nós temos um Guia Básico de Gestão de Projetos que explica à fundo tudo isso!

E se já era bastante coisa, não para por aí! Para ter sucesso nos projetos, além de seguir esses três elementos básicos, é preciso aplicar uma metodologia eficiente e seguir boas práticas de gestão.

Metodologias de gerenciamento de projetos

As metodologias de projeto servem para padronizar os projetos de uma organização.

Apesar de cada projeto ter um objetivo único, se cada um deles seguisse uma lógica completamente diferente, a equipe poderia se perder e os processos ficariam mais desorganizados. Com uma metodologia definida, a forma como as coisas serão executadas e controladas é mais estruturada.

Existem três categorias de metodologias, cada uma contendo uma série de opções de acordo com o objetivo de cada negócio.

| Saiba mais: Metodologias de projeto: quais são e como escolher a melhor para o seu projeto?

Boas práticas de gerenciamento de projetos

Todo o conteúdo que foi apresentado até aqui se refere a elementos que consequentemente vão acabar fazendo parte dos projetos. Já as boas práticas, são os elementos que vão fazer a diferença nos resultados e tornar os seus projetos bem-sucedidos.

Então, ao gerenciar projetos, pense em:

1. Elaborar um planejamento consistente

A elaboração de um plano detalhado que inclui cronograma, orçamento, alocação de recursos e uma estratégia de gerenciamento de riscos é essencial para evitar surpresas e manter a execução ativa.

2. Estimular a comunicação

Uma comunicação eficaz é crucial para garantir que todas as partes interessadas compreendam o que está acontecendo no projeto, estejam alinhadas com os objetivos e possam contribuir de maneira construtiva.

3. Monitorar constantemente

Acompanhar o progresso do projeto, identificar desvios e tomar medidas corretivas é uma prática importante para manter a viabilidade do projeto ao longo do tempo.

4. Gerenciar as mudanças

Projetos bem-sucedidos não são aqueles que evitam mudanças, mas aqueles que conseguem lidar e adaptar o planejamento a elas, mantendo a entrega de resultados de alta qualidade.

5. Construir uma liderança ativa

A liderança exerce um forte papel de influência sobre o ambiente de trabalho, a colaboração da equipe e os resultados. Assim, liderar com empatia, integridade, clareza e uma abordagem orientada para resultados são práticas recomendas.

DICA BÔNUS: Utilize a tecnologia a seu favor

Pensa só: o tempo que você levaria para escrever um livro à mão é muito maior do que usar um computador, certo?

No gerenciamento de projetos, a tecnologia tem o mesmo papel de trazer mais eficiência para os processos e potencializar o trabalho. Em um ambiente de negócios altamente competitivo, a tecnologia é o parceiro indispensável para impulsionar o sucesso.

Por isso, a forma mais inteligente de gerenciar projetos, centralizando todas as áreas, métodos e práticas é com o GERENCIAMENTO ONLINE!

Gerenciamento online de projetos: por que é a melhor opção?

O gerenciamento online de projetos envolve a utilização de um software especializado para otimizar a execução e o controle de projetos. Essas ferramentas online oferecem uma série de funcionalidades que permitem ter:

Colaboração em tempo real

Com opção de compartilhamento de documentos, bate-papo e videoconferência, a equipe tem fácil acesso às informações necessárias e consegue se manter na mesma página.

Acompanhamento do progresso

Através de linhas do tempo e listas de tarefas, é possível monitorar o status das tarefas e marcos em tempo real, o que permite identificar gargalos e tomar medidas corretivas rapidamente.

Segurança de dados

As soluções de gerenciamento online geralmente incluem armazenamento seguro de dados na nuvem. Isso elimina a necessidade de preocupações com backups e perda de dados, além de fornecer acesso fácil a documentos e informações relevantes.

Histórico de versões

O gerenciamento online de projetos geralmente registra um histórico de versões, o que é útil para rastrear as mudanças feitas no projeto ao longo do tempo.

Integração de ferramentas

Muitas ferramentas de gerenciamento online oferecem integrações com outras ferramentas populares, como e-mail, calendários e aplicativos de produtividade, o que torna a gestão mais centralizada.

Acesso a análises e relatórios

As soluções online geram relatórios automáticos. Assim, é possível consultar relatórios detalhados sobre o desempenho do projeto de maneira rápida e tomar decisões informadas.

Agora que você já sabe por que essa é a melhor opção, que tal conhecer uma solução real? Conheça o artia: a solução de gestão de projetos mais completa do mercado!

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Seja para pequenas equipes ou grandes empresas, o artia é uma ferramenta poderosa, que proporciona:

• Visibilidade total sobre o status e progresso dos projetos;
• Atribuição de tarefas e distribuição de responsabilidades entre os membros da equipe;
• Recursos integrados de chat e comentários;
• Representações visuais da linha do tempo do projeto;
• Acompanhamento do progresso das tarefas em tempo real;
• Centralização das informações necessárias;
• Entre outros.

Além disso, o artia é uma solução 100% nacional, garantindo suporte acessível e recursos em português.

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