Método Kanban: o que é, como usar e 5 passos para criar o seu

Atualizado em 14/06/2024

Quanto tempo você leva para saber no que os colaboradores do seu time estão trabalhando? Você sabe dizer rapidamente quanto tempo falta para eles terminarem cada tarefa? E quanto as próximas atividades? Se você demora mais do que 1 minuto para conseguir essas respostas, a sua gestão não é ágil e você precisa urgentemente usar o método kanban.

Neste post você vai conhecer o que é esse método, para que serve, quais as vantagens e como aplicar na sua gestão além de conhecer diversos exemplos para que você se torne um especialista em método kanban. Se você estiver sem tempo, se guie pelo nosso índice abaixo para ir direto para o que você quer ler:

Vamos lá? Então vamos pelo começo, você sabe o que é método kanban?

O que é método kanban?

Método kanban é um sistema visual para gestão, controle de tarefas e de fluxos de trabalho. O método consiste em utilizar cartões, colunas e quadros para “movimentar” tarefas e possui uma aplicabilidade variada.

O método kanban é uma forma prática de:

• Gerenciar o fluxo de trabalho;
• Equilibrar os processos;
• Limitar a capacidade de trabalho.

Podemos definir kanban como um quadro de post-its que segue um método de organização bastante eficiente e muito útil para incentivar a colaboração. Mas como é feito isso? O kanban centraliza o trabalho da equipe, facilitando com que todos saibam no que o outro está trabalhando, desenvolvendo empatia e melhorando o clima organizacional. Mas, essa não é a única vantagem, veja abaixo outras vantagens de usar o método kanban:

Vantagens de usar o método kanban

Mais autonomia para a equipe

O método kanban, por ser visual e fácil de entender, permite mais autonomia para os colaboradores porque elimina a necessidade de um gestor delegando todas as tarefas. Ou seja: o próprio time consegue ver no que cada um está trabalhando e quais as tarefas mais urgentes. Isso permite que os próprios colaboradores consigam determinar o que fazer.

Priorização de tarefas

Como você acabou de ler, o kanban também mostra quais são as tarefas mais urgentes, isso é muito útil para a priorização de tarefas, seja por um sistema de cores ou outra forma escolhida.

Os colaboradores saberão exatamente o que precisa ser feito com mais urgência, sem correr o risco de que alguma falha na comunicação atrase a tarefa. E, como uma coisa leva a outra, você ainda tem o bônus de elevar a performance, já que o processo de distribuição de tarefas fica mais dinâmico.

Redução de custos

O método kanban permite que o gestor possa gerenciar o tempo gasto em cada tarefa, dessa forma, é possível calcular os gastos e elaborar soluções como: redistribuir as tarefas e incentivar a colaboração do time.

Facilita a gestão à vista

Gestão à vista é um método de gestão de equipes e indicadores em que os painéis de indicadores e de atividades ficam à vista de todos. Ou seja: tudo a ver com kanban, não é mesmo?

Quem não quer fazer dessas vantagens uma realidade na empresa em que trabalha, não é mesmo? Nesse caso, antes de sair implementando, você precisa saber como funciona o método kanban:

Como funciona o método kanban

Existem três elementos principais dentro de um kanban, são eles:

• Quadro;
• Colunas;
• Cartões.

Só esses três elementos, quando bem construídos, já são capazes de elevar a gestão do tempo de uma equipe para o próximo nível! Vamos ver como funciona cada elemento?

1. Quadro

O quadro é a área em que fica o kanban. É como a folha em que ficam as palavras, ou a tela em que ficam as pinturas. Ou seja: o quadro é o suporte em que fica o kanban, esse quadro é dividido em colunas:

2. Colunas

As colunas são representações de uma situação de tarefa. No método kanban, você pode começar com três colunas, ou três situações, sendo as mais básicas:

• A fazer: a coluna das tarefas que ainda não foram feitas;
• Sendo feito: a coluna das tarefas que estão sendo feitas agora;
• Feito: a coluna das tarefas que já foram feitas.

A medida em que novas tarefas precisarem ser feitas, elas vão sendo adicionadas na coluna “a fazer”. Essas tarefas são adicionadas em seus respectivos cartões:

3. Cartões

Os cartões são a última camada do kanban. Cada cartão é uma tarefa, ou seja: se houverem 10 cartões na coluna a fazer, então são dez tarefas que precisam ser feitas. As informações dentro de cada cartão vão depender da tarefa e ramo de atuação.

Nós recomendamos que quem montar o cartão, após concluí-lo se pergunte: uma pessoa que não faz ideia do que precisa ser feito terá todas as informações necessárias para fazer dentro deste cartão?

Se a resposta for sim, então coloque-o na coluna a fazer, se a resposta for não, então revise o material e adicione o que falta. Mas, agora que você já conhece os elementos e o funcionamento do kanban, talvez esteja se perguntando: “mas como esse tal de kanban se parece, visualmente falando?”, nesse caso, nada melhor do que vermos alguns exemplos de quadro kanban:

Exemplos de quadro kanban

O método kanban pode ser utilizado nas mais variadas áreas, em equipes dos mais variados tamanhos. Vamos ver uma série de aplicações de kanban, com exemplos de configuração de colunas para que você já tenha uma ideia:

Kanban para desenvolvimento de software

Kanban para desenvolvimento de produto

Kanban para prestação de serviço

Kanban para campanha de marketing

Kanban para gestão de processos industriais

Se você quiser mais exemplos, leia nosso texto no qual apresentamos 7 modelos de quadro kanban para você se inspirar. Perceba que as colunas foram moldadas de acordo com a necessidade, então não se prenda a elas. Mas, aproveitando que já estamos dando algumas dicas, vamos te mostrar agora como implementar o método kanban em 5 passos:

Como fazer um kanban na sua empresa em 5 passos

1) Preparar a equipe

Antes de tudo, você deve se reunir com a equipe e explicar como vai funcionar o trabalho. Explique tudo, ouça as dúvidas do time e as responda. Esse passo é importante para alinhar com o time a importância do método kanban e prevenir que ele caia em desuso com o tempo.

2) Mapear os processos

Na segunda etapa, é quando você começa a estruturar as colunas, você já viu as três básicas, mas, dependendo da sua área, elas podem não ser suficientes. Para descobrir exatamente todas as colunas que você precisa, nós recomendamos que você faça o mapeamento de processos. Com tudo mapeado, pode seguir para a próxima etapa:

3) Definir esquema de cores e priorização

Com as colunas já definidas, é hora de preenchê-las com os cartões não é mesmo? Nesse caso, o ideal é que os colaboradores saibam quais são as tarefas mais urgentes e quais não precisam ser feitas agora. O mais fácil é separar por cores, com por exemplo:

• Vermelho: precisa ser feito com urgência;
• Amarelo: precisa ser feito o quanto antes;
• Verde: pode ser feito quando possível.

Mas essa não é a única possibilidade, é possível usar a priorização por colunas como:

• Tarefas urgentes;
• Tarefas importantes.
• Tarefas comuns.

E, nesse caso, as cores poderiam significar o tipo de atividade, por exemplo. O importante é seguir um padrão e garantir que todos saibam o que significa. Com as colunas e as cores bem definidas, é só preencher os cartões, adicioná-los na coluna correta e começar a trabalhar, mas não sem antes dar uma conferida no 4º passo:

4) Avaliar para melhorar

Acertar de primeira não é fácil, ainda mais quando se implementa um novo método em uma equipe. É por isso que você deve ouvir os demais colaboradores, coletar feedbacks, pedir sugestões e propor alterações que melhorem a aplicação do método kanban.

Se preocupe em aplicar o método de uma forma que funciona, elimine colunas inúteis, adicione o que funciona. Crie um modelo para estruturar as tarefas nos cartões, determine responsáveis. Ou seja: sempre melhore o seu kanban. E uma forma muito efetiva de melhorar o seu kanban é seguindo o nosso último passo:

5) Utilize as ferramentas certas

Sim, você até pode montar um kanban em um quadro e fazer tudo de forma manual, mas isso não é mais viável no mundo competitivo de hoje. O ideal é usar a tecnologia a seu favor e buscar uma plataforma online para montar o seu kanban.

• Diminui a possibilidade de erros;
• Dinamiza a montagem, personalização e alteração do kanban;
• Facilita o acesso de qualquer lugar, não se limitando em um local específico.

E já que o kanban online é a melhor opção, você deve optar por uma ferramenta completa, com todos esses benefícios e com diversos recursos que possibilitem que a sua empresa eleve a performance. A ferramenta que cumpre todos esses requisitos é o Artia, uma plataforma com as melhores ferramentas, inclusive o melhor kanban.

Aplique o método kanban com o Artia

O Artia é a #1 plataforma nacional completa para gestão de projetos, tarefas e equipes, com um kanban poderoso pode ajudar você a gerenciar fluxos de trabalho com maior facilidade e agilidade.

Dúvidas frequentes sobre o método kanban

O que é método kanban?

Método kanban é um sistema visual para gestão, controle de tarefas e de fluxos de trabalho. O método consiste em utilizar cartões, colunas e quadros para “movimentar” tarefas e possui uma aplicabilidade variada.

Quais são as vantagens do método kanban?

O método kanban, por ser visual e fácil de entender, permite mais autonomia para os colaboradores porque elimina a necessidade de um gestor delegando todas as tarefas. Ou seja: o próprio time consegue ver no que cada um está trabalhando e quais as tarefas mais urgentes. Isso permite que os próprios colaboradores consigam determinar o que fazer.