Timesheet: entenda como funciona e seus benefícios

Atualizado em 19/06/2023

Você sabe quantas horas sua equipe gastou em cada atividade no último mês? Sem achismos ou números aproximados, mas dados factuais? 

Se a resposta for não, este texto definitivamente é para você!  

O timesheet é uma poderosa ferramenta para o controle do tempo nos projetos e pode ser a peça que falta para você obter mais resultados. A seguir, você vai aprender:  

• O que é o timesheet?
• Quais dados o timesheet pode gerar?
• Qual a importância do timesheet?
• Por que usar o timesheet na gestão de projetos?
• Vantagens de usar o timesheet
• Como o timesheet funciona?
• Tipos de timesheet
• Como fazer um timesheet?
• Como incentivar a equipe a usar o timesheet?
• Como calcular as horas no timesheet?
• Automação: como escolher um Timesheet Software?

O que é timesheet?

Timesheet, pela tradução, é uma planilha de horas. Ou seja, é a ferramenta que registrará as horas gastas no projeto conforme o critério estabelecido entre os membros equipe.  

Simples, né? Mas, cuidado!  

Apesar de ser fácil de entender, o timesheet desempenha um papel crucial na gestão do projeto, porque fornece dados de grande importância e que impactam diversos elementos do projeto.  

Veja o que é possível extrair com ele:

Quais dados o timesheet pode gerar?

O timesheet registra o número de horas dedicadas ao projeto. Com essa informação, o gestor consegue extrair uma série de dados, como: 

Distribuição do tempo

O timesheet fornece uma visão detalhada do tempo gasto em cada atividade. Assim, o gestor consegue identificar como o tempo se distribui entre as áreas, ganhando entendimento acerca do que demanda mais esforço e como os recursos são utilizados.  

Estimativas vs. realidade

Ao comparar as horas estimadas para uma tarefa com as horas reais registradas no timesheet, é possível avaliar a precisão das estimativas e fazer ajustes para futuros projetos. 

Capacidade produtiva

O timesheet permite monitorar a produtividade dos membros da equipe, identificando quem está mais sobrecarregado e pode precisar de algum suporte para concluir as entregas. 

Análise de custos

Com base nas horas registradas no timesheet e nos custos associados a cada recurso, é possível calcular os custos reais do projeto e fazer uma análise financeira mais precisa. 

Produção em tempo real

O timesheet fornece uma visão em tempo real da produção da equipe. Ao registrar as horas trabalhadas conforme elas acontecem, é possível monitorar o progresso do projeto, identificar eventuais atrasos e tomar medidas corretivas de forma ágil. 

Qual a importância do timesheet?

O timesheet é importante pois permite que o gestor tome decisões baseadas em dados, a fim de melhorar a eficiência da sua equipe. 

Investir na gestão de tempo é uma das formas mais inteligentes para alcançar resultados nos projetos, porque ele é um recurso valioso e limitado.  

O timesheet é a melhor ferramenta para entender como o tempo é utilizado, porque ele traz dados pontuais acerca da realidade.  

Assim, ao apresentar as horas exatas que cada atividade despende, o timesheet serve de parâmetro para entender como está a produtividade da equipe, se os prazos serão cumpridos e se os processos estão sendo eficazes ou precisam de ajustes.

Por que usar o timesheet na gestão de projetos?

Utilizar o timesheet traz mais transparência e precisão para a gestão de tempo, o que permite um melhor controle e monitoramento das atividades realizadas. Assim, com ele é possível:  

Melhorar a organização da equipe

Com uma visão clara das tarefas atribuídas e do tempo dedicado a cada uma delas, o time consegue organizar melhor as demandas e compreender qual sua capacidade de entrega. Além disso, ele também facilita a distribuição equilibrada do trabalho entre os membros.  

Avaliar o desempenho e produtividade

O timesheet fornece dados precisos aos gestores, porque permitem gerar relatórios completos para análise das horas gasta. Assim, é possível avaliar o desempenho dos processos, a produtividade da equipe, identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas quando necessário. 

Ter suporte para o planejamento

O timesheet fornece informações valiosas para o planejamento futuro. Com base nos dados históricos registrados, é possível estimar com mais precisão o tempo necessário para atividades semelhantes, o que auxilia na estimativa de prazos, alocação de recursos e metas mais realistas. 

Tomar decisões baseadas em dados

O timesheet embasa as decisões com dados concretos. Ao ter acesso a informações precisas sobre o tempo gasto em cada atividade, os gestores podem tomar decisões fundamentadas em fatos, o que contribui para uma gestão mais eficiente e eficaz dos projetos. 

Ainda não ficou convencido? Então veja mais algumas vantagens que essa ferramenta pode trazer para os projetos.  

Vantagens de usar o timesheet

Ao monitorar o tempo de perto, o projeto ganha muito mais segurança, porque muitos riscos são evitados e oportunidades de melhoria são mais facilmente identificadas. Assim, ele proporciona:  

• Compreensão da rotina dos profissionais; 
• Alocação eficiente da equipe; 
• Estimativa do tempo médio que um tipo de tarefa demanda; 
• Prazos mais precisos; 
• Aumento da produtividade; 
• Gestão de gastos com trabalho da equipe; 
• Precificação dos serviços conforme as horas gastas. 

Agora que você já sabe para que serve o timesheet, vamos entender como ele funciona?  

Como o timesheet funciona?

O timesheet é uma ferramenta bastante simples, mas poderosa. O funcionamento pode variar, mas geralmente segue alguns passos básicos:

Quer entender mais a fundo como o timesheet funciona? Assista ao nosso webinar sobre gestão do tempo em projetos com o timesheet! 

É importante ressaltar que o funcionamento do timesheet deve sempre ser personalizado de acordo com as necessidades e preferências de cada equipe ou organização. Por isso, podemos citar alguns tipos de timesheet: 

Tipos de timesheet

Existem diferentes tipos de timesheet, mas as 3 formas mais comuns para registrar as horas são: 

• Timesheet diário; 
• Timesheet semanal;  
• Timesheet mensal.  

O timesheet diário permite um acompanhamento mais detalhado das atividades, enquanto o semanal e o mensal fornecem uma visão mais abrangente do tempo dedicado a cada tarefa. 

Além desses tipos básicos, é possível personalizar o timesheet de acordo com as necessidades específicas de cada equipe. Isso pode incluir a criação de timesheets por projeto, por cliente, por departamento ou por qualquer outra categoria que seja relevante. 

Como fazer um timesheet?

O timesheet é uma planilha. Então, para fazê-lo, basta montar uma estrutura com os campos que você deseja controlar e ir substituindo as informações.  

Isso pode ser feito até mesmo numa folha de papel. Porém, com as tecnologias que temos hoje, preencher uma planilha manualmente é algo que não faz mais tanto sentido, não é? 

Assim, os dois modos práticos para fazer o timesheet são por meio por meio do Excel ou por uma plataforma online. 

Timesheet no Excel

O Excel é uma ferramenta bastante utilizada para acompanhar dados e gerar relatórios, porque ele automatiza parte dos processos com o uso de fórmulas prontas. 

Nós temos um modelo de timesheet Excel já estruturado para você. Basta baixá-lo e começar a controlar as horas do seu projeto! 

E se, mesmo com esta planilha já pronta, você quiser algo mais personalizado, nós temos um texto que te ensina o passo a passo para montar uma planilha de horas trabalhadas no Excel. Confira! 

Timesheet online

Apesar do Excel ser bastante prático, ele não consegue competir com os softwares de gestão de projetos, que trazem uma estrutura muito mais completa e automatizam ainda mais o uso. 

Ao apontar horas em determinada atividade, o sistema atualiza automaticamente as horas totais do projeto e do colaborador que a realizou. Assim, no timesheet online, o gestor consegue ter um controle maior das horas sem gastar tanto tempo, sabendo instantaneamente: 

• Quantas horas o colaborador gastou no mês; 
• Quantas horas o colaborador gastou em cada atividade;
• Quantas horas foram gastas pelo time em determinada atividade; 
• Quantas horas o colaborador gastou em cada projeto; 
• Quantas foram gastas pelo time em determinado projeto; 
• Comparar o total de horas estimadas com o esforço real. 

Já ficou bem claro que, para os gestores, o timesheet é super útil. Mas, aí você se perguntar: e a equipe? Como convencer as pessoas do time a utilizar essa ferramenta? Confira algumas dicas!  

Como incentivar sua equipe a usar o timesheet?

Muitos gestores enfrentam a resistência ou baixo engajamento da equipe com o uso do timesheet. Isso pode acontecer por diversos motivos, entre a cultura organizacional ou sensação de microgerenciamento. Incentivar a equipe a utilizar o timesheet pode ser desafiador, mas com algumas estratégias isso não será um problema:

Explique as vantagens que o timesheet trará

Compartilhe os benefícios do timesheet, como uma melhor organização, controle do tempo e a possibilidade de tomar decisões informadas.

Capacite o time para utilizar a ferramenta corretamente

Ofereça treinamento e suporte para garantir que todos os colaboradores entendam como usar o timesheet adequadamente e aproveitar seus benefícios. 

Compartilhe os relatórios e análises extraídas

Mostre aos colaboradores como os dados do timesheet podem ser úteis e impactar positivamente seu trabalho e desenvolvimento profissional. 

Atenção! Mesmo que a equipe utilize o timesheet da forma certa, para tirar proveito da ferramenta é importante também entender como fazer o cálculo corretamente das horas registradas.

Como calcular as horas no timesheet?

Para ter uma visão realista do tempo gasto é muito importante registrar e calcular as horas com cuidado e precisão. Confira alguns passos que devem ser adotados:  

DICA!

Para simplificar e agilizar o cálculo de horas, considere utilizar ferramentas de automação, como o Timesheet Software. Eles fazem os cálculos automaticamente com base nos registros inseridos e ainda podem atrelar essas informações aos custos, integrando todo o processo de gestão. 

Entenda mais sobre eles a seguir!

Automação: como escolher um timesheet?

A automação do timesheet por meio de um software especializado é uma escolha estratégica para otimizar a gestão de projetos e equipes. Ao utilizar um Timesheet Software, é possível ter mais precisão, gerar relatórios mais seguros e integrar a gestão.  

Mas, em meio a tantas opções disponíveis no mercado, é fundamental considerar alguns critérios antes de implementar um deles em seus projetos.

Usabilidade

O software deve ser fácil de usar e intuitivo, permitindo que os colaboradores registrem o tempo de forma simples e sem complicações. Uma interface amigável facilita a adoção e o engajamento da equipe.  

Integração e funcionalidades

Considere se o software se integra facilmente com outras ferramentas ou sistemas utilizados pela equipe. Além disso, avalie se o software atende às necessidades atuais da organização e fornece recursos para o você precisa. Se você é gestor de projetos, um software adequado é aquele que contém outros recursos além do timesheet, como cronograma, kanban, EAP, entre outros. 

Suporte e segurança

Certifique-se de que o fornecedor do software ofereça suporte técnico confiável e atualizações regulares para garantir a melhor experiência de uso e manter a segurança dos dados.  

Conheça o artia: uma ferramenta completa com apontamento de horas

O artia é uma solução completa de gerenciamento de projetos. Com uma interface amigável e recursos intuitivos, o registro de horas se torna uma tarefa rápida para toda a equipe. 

Seja para pequenas equipes ou grandes empresas, o artia é uma ferramenta poderosa de gestão de projetos, porque conta com diversas funcionalidades para impulsionar a produtividade da equipe e melhorar os resultados.  

Uma dessas funcionalidades é o apontamento de horas. No artia, além do registro do tempo gasto, há a opção de “play-pause”, que permite apontar as horas em tempo real, trazendo muito mais facilidade e rapidez para o uso.  

Além disso, o artia é solução totalmente nacional, o que traz um suporte mais acessível e recursos em português. 

Que tal experimentar o timesheet do artia na prática?  

Faça um teste grátis no artia agora mesmo e descubra como ele pode te ajudar alcançar resultados mais eficientes e bem-sucedidos!