Gerenciamento de projetos não é uma ciência exata. Os fatores humanos e as infinitas possibilidades de influências externas exigem adaptabilidade, jogo de cintura e sensibilidade do gerente.
Nesse processo de gestão há a possibilidade de erros ocorrerem também. Contudo, a maioria deles pode ser evitada, o que aumenta imensamente a chance do seu projeto cumprir os objetivos e ter sucesso. Nesse post, abordaremos alguns desses erros para que você conheça-os e passe longe deles.
Muitos projetos de uma só vez
Este é um erro muito comum na gestão de projetos, especialmente em gerentes de projeto iniciantes: achar que pode lidar com vários projetos de uma vez só. Na verdade, é possível realizar vários projetos, mas dificilmente a multitarefa não influenciará negativamente na qualidade e níveis de estresse da equipe. Surpreendentemente, até mesmo o tempo gasto nos projetos de uma forma global pode aumentar por causa da constante distração de lidar com vários projetos concomitantemente.
Você não precisa gerenciar necessariamente apenas um projeto por vez na sua empresa, mas precisa avaliar com calma qual é a capacidade da sua equipe e como está a cultura de gerenciamento de projetos. Reduzir o número de projetos aumentará a qualidade deles, a criatividade nas soluções (já que cada membro do time tem mais tempo para pensar nos problemas) e a velocidade com que as atividades serão concluídas.
Falta de (boa) comunicação na gestão de projetos
A comunicação é um dos principais fatores para o sucesso da gestão de projetos. O constante feedback e novas ideias sendo trazidas por cada membro da equipe permitem dar maior liga, diminuir a quantidade de erros e aumentar a qualidade final do projeto. Para ser eficiente, a comunicação deve ser regular, ou seja, devem existir reuniões pré-agendadas entre os membros da equipe periodicamente, além de trocas de ideias constantes por telefone, e-mail e pessoalmente.
Boa comunicação não são dezenas de longas reuniões. Uma boa reunião deve ter pauta definida previamente, o papel de cada um dos membros definidos e duração preestabelecida. Encontros sem objetivo e de longa duração são contraproducentes e acabam tomando o tempo que a equipe poderia estar dedicando a coisas mais importantes no projeto.
A equipe errada
O time para o projeto deve ser formado por pessoas com competência e boa performance nas funções necessárias. A falta de uma coisa ou de outra pode ser fatal para o sucesso do projeto. A competência é a soma da habilidade específica em alguma área, do conhecimento técnico e da experiência. A falta desses componentes compromete a qualidade técnica do projeto.
Já a performance é como o colaborador desempenha sua atividade, a dedicação, esforço e a forma com que se relaciona com seus companheiros. Alguém com competência mas sem boa performance não desempenhará sua função de maneira satisfatória.
O ideal é que a empresa possua algum sistema de avaliação constante dos funcionários, para saber sua competência e performance em atividades específicas. Com isso, você poderá montar equipes que sejam mais adequadas ao projeto e aumentará suas chances de sucesso.
Falta de objetividade
O projeto deve ter seus objetivos bem definidos desde o começo. Claro que o decorrer do trabalho levará a modificações no planejamento, mas você não pode simplesmente modificar a metodologia e objetivos indefinidamente. É muito comum vermos casos de projetos que terminam completamente diferentes do que eram no começo e não chegam a lugar algum.
Defina o escopo com seus colaboradores de forma clara e tenha ele em mente sempre que precisar fazer alguma modificação nos rumos do projeto. Se os objetivos, metodologias e processos necessitarem de mudanças muito radicais, talvez seja o caso de elaborar um novo projeto.
Agora que você conhece alguns dos erros mortais na gestão de um projeto, fique atento para não cometê-los! Para você, ficou faltando algum? Compartilhe sua opinião conosco nos comentários!
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