A transformação digital e o cloud computing não são projeções para o futuro, é o presente batendo na porta das empresas. Por isso a tecnologia precisa ser, mais do que nunca, uma parceira estratégica do negócio e precisa agir na otimização dos processos de todos os departamentos. A gestão de atividades, por exemplo, é um dos processos que precisam passar por essa otimização, afinal, afeta diretamente o trabalho de todos os colaboradores. E para resolver isso, é possível contratar um sistema de gestão de atividades.
Um sistema web de gestão de atividades nada mais é do que um software com armazenamento em nuvem (que pode ser acessado pelo próprio navegador) e que faz toda parte de gerenciamento das atividades de uma equipe, como: controle dos responsáveis por atividades, prazos de entrega, materiais relacionados às atividades, status das atividades e muito mais!
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Vamos te contar quais as principais vantagens de contratar um sistema de gerenciamento de atividades para melhorar a rotina de trabalho da sua equipe. Acompanhe!
9 vantagens de utilizar um sistema de gestão de atividades
1) Acesso remoto
Um sistema de gestão de atividades web (ou ambiente de nuvem) permite que todos os colaboradores e gestores acessem o software remotamente, sem depender que o software seja instalado em um computador para acompanhar as atividades ou até mesmo de uma série de papéis impressos.
A maioria dos softwares de gestão de atividades online também permitem que o colaborador acesse o sistema através de aplicativos, no navegador do tablet ou do celular. Isso facilita muito a vida de equipes que trabalham remotamente ou até de gestores que costumam fazer muitas viagens e também precisam fazer a gestão das tarefas da equipe a distância.
2) Trabalho colaborativo
Em softwares web para gestão de atividades é possível ter uma dinâmica de trabalho mais colaborativa, pois cada membro da equipe de trabalho pode cooperar simultaneamente na plataforma.Se haver alterações em alguma atividade, por exemplo, os membros do time serão notificados instantaneamente, permitindo que eles se organizem a tempo de executar o que foi requisitado.
3) Redução de custo
As empresas que oferecem softwares na nuvem costumam oferecer suporte total aos novos clientes, auxiliando na implementação e na adaptação para utilização do sistema, o que faz com que a empresa economize na contratação de um suporte separado ou até de ter que contar com a TI para fazer esse procedimento.
Além disso, ao invés de ter que pagar uma licença cara para um software desktop, a empresa pagará apenas uma pequena licença mensal para um software na nuvem.
4) Segurança da informação
A segurança da informação é uma questão muito importante quando falamos em softwares na nuvem, pois muitas empresas se sentem vulneráveis ao armazenar todas as informações referentes às suas atividades na Internet porque, afinal, ela estará sujeita a ataques cibernéticos ou outros tipos de vazamento de informações.
No entanto, essas questões de segurança da informação dependerão muito do fornecedor do software, que deve ser uma empresa com experiência e confiança nesse assunto.
Mas mesmo com esses receios, gerenciar atividades em um software web ainda é muito mais seguro do que gerenciar em uma planilha, por exemplo (que pode ser perdida a qualquer momento, seja por um acidente ou por problemas no computador) ou ainda do que fazer tudo fisicamente – em folhas de papel – (que também podem ser perdidas).
5) Mais rapidez
Imagina se toda vez que você quiser realizar uma atividade você tiver que buscar as informações em uma pasta do computador ou em papéis off-line. Complicado, não é?
Com um software web é muito mais rápido acessar todas essas informações e fazer outras coisas, como delegar atividades, por exemplo. Assim, o fluxo de trabalho acaba sendo mais ágil!
6) Produtividade
Com a rapidez, a produtividade também melhora. Se antes os colaboradores precisavam ficar muito tempo tentando localizar as informações relativas às atividades, agora o acesso é mais rápido e as informações estarão centralizadas. Assim os colaboradores saberão onde encontrar tudo e, logicamente, se sentirão mais motivados a fazer o trabalho.
7) Focar no que realmente importa
Uma outra vantagem, também relacionada à produtividade dos colaboradores, é o fato deles conseguirem focar naquilo que realmente importa, já que agora a equipe para de perder tempo resolvendo problemas sobre o gerenciamento das atividades e passa a efetivamente executar essas atividades.
8) Facilita o trabalho do gestor
Como te contamos anteriormente, o gestor da equipe terá todo o controle das atividades da equipe, sabendo quem entregou o que, quais as responsabilidades de cada um, quais os prazos de entrega, e muito mais. Assim, quando algum colaborador estiver sobrecarregado, por exemplo, o gestor poderá redistribuir as tarefas apenas com alguns cliques.
9) Reduz os riscos
Por fim, uma das vantagens de fazer a gestão de atividades de uma equipe através de um software web é a redução de riscos.
Esses riscos são referentes a perda das informações, que, por estarem armazenadas na Internet (e não em um disco rígido ou em papéis) são retidas com mais segurança, e também sobre a não realização de alguma atividade, já que esses softwares permitem (a maioria deles, pelo menos) que o gestor nomeie os responsáveis por cada atividade.
Assim, as pessoas envolvidas saberão o que fazer e quem deve fazer.
O Artia, nosso software de gerenciamento de atividades, possui todas as funcionalidades para você fazer a gestão das atividades da sua equipe na nuvem e ainda conta com um sistema kanban integrado e apontamento de horas por atividade.
Além disso, também possuímos uma equipe de suporte sempre disponível para auxiliar todos os usuários na implantação e utilização do nosso sistema.
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