A importância do planejamento no dia a dia de trabalho: por que planejar?

Todas as pessoas que buscam alternativas para melhorar a sua produtividade no trabalho acabam descobrindo a importância de fazer um planejamento. Esse planejamento fornece metas e objetivos para o seu dia de trabalho, funcionando como um norte para o que você precisa executar, evitando o desperdício de tempo, a ociosidade e, é claro, a improdutividade.
Para entender melhor qual a importância de fazer esse planejamento e como fazê-lo, acompanhe o texto abaixo.

Para um planejamento eficaz das suas atividades pode ser necessário conhecer mais sobre Cronograma de Projetos, ou para melhor visualizar o fluxo de trabalho da equipe o Kanban pode ser fundamental. Conheça o Artia, o melhor sistema para controlar as atividades de sua Organização. Confira aqui!

Qual a importância do planejamento no dia a dia de trabalho?

Imagine que você trabalha no departamento de marketing de uma grande empresa de serviços de TI. Ao chegar no seu posto de trabalho, você verifica a lista de coisas que precisa fazer, que estão organizadas em uma planilha.

Depois de verificar essa lista de tarefas pendentes você resolve abrir o seu e-mail e esvaziar a caixa de entrada. No entanto, há mais de 60 e-mails não respondidos, e isso acaba levando muito tempo. Além disso, você lembra de última hora que tem uma reunião com o setor comercial e essa reunião, que era para passar rápido, acaba tomando boa parte do seu dia.
No fim do expediente, quando você volta para a sua planilha, descobre que não fez quase nada do que precisava ser feito naquele dia.

Se identificou com esse cenário? Será que você consegue trazer alguns elementos dessa história para a sua vida real?

No exemplo que citamos acima, apesar da pessoa ter algum tipo de controle sobre as tarefas que precisam ser executadas no seu dia de trabalho, não há nenhum tipo de planejamento sobre o que vai ser feito primeiro ou qual o tempo que será gasto em cada uma dessas tarefas.

Nesse sentido, o planejamento do dia a dia de trabalho é importante para:

  • Conseguir fazer a priorização de tarefas, isto é, criar uma sequência de quais tarefas devem ser executadas primeiro.
  • Fazer um timebox, isto é, estipular a quantidade máxima de tempo que você pretende gastar em uma única tarefa, evitando, por exemplo, que você perca muito tempo respondendo e-mails ou fazendo outras atividades que não são tão relevantes.
  • Auxiliar a equilibrar o fluxo de trabalho durante o dia a dia, isto é, você passa a ter mais controle sobre as entregas que precisam ser feitas e consegue equilibrar o seu tempo de acordo com as entregas, evitando a sobrecarga de trabalho e a ociosidade.

Entendeu a importância? Agora vamos entender como fazer isso exatamente.

Como planejar o dia de trabalho

Preparamos um passo a passo com as dicas mais importantes para você fazer o planejamento do seu dia de trabalho.

Antes, no entanto, é importante lembrar que, mesmo que haja várias maneiras de fazer esse planejamento, você terá que encontrar a forma que mais se encaixa com as suas necessidades porque, ao contrário do que muitas pessoas dizem, não há uma receita mágica que funciona para todos.

Tome nota das nossas dicas e bom trabalho!

1 – Reserve um tempo do seu dia para planejar o trabalho

É muito importante reservar um bloco de tempo para planejar o seu dia.

Há pessoas que acreditam que a melhor forma de planejar o seu dia de trabalho é no dia anterior. Outros defendem que o melhor período é pela manhã, no começo do dia. O certo é que não há uma regra para isso. Cada pessoa definirá qual o melhor horário para fazer isso, o importante é que esse momento de planejamento entre na sua rotina.

2 – Faça uma lista de tarefas que você pretende executar durante o dia

Uma vez definido o momento em que você planejará o seu dia de trabalho, precisamos agora definir o que entrará nessa lista.

Para fazer essa lista de tarefas você pode utilizar alguns critérios de priorização, como: prazo de entrega, impacto da entrega na vida das outras pessoas na organização, tamanho do trabalho que deve ser executado e outros fatores que você julgar importante. E, para te ajudar com essa priorização, você pode utilizar a Matriz de Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower auxilia na categorização de tarefas por ordem de priorização. Com essa matriz em mãos basta você colocar a tarefa que você precisa realizar em um dos quadrados e você já terá a resposta sobre o que fazer.


Matriz de Eisenhower

Por exemplo: se a tarefa for pouco importante e pouco urgente, o melhor caminho é adiá-la por um tempo.

Nesse momento também é importante ter um “repositório” de tarefas, que será montado a partir das listas de tarefas pendentes que você tiver. Assim, se você acabar o trabalho antes do previsto poderá “puxar” outras atividades desse repositório.
Outra recomendação bem importante é ter poucos itens na sua lista (uns três ou quatro, dependendo do tamanho das tarefas) porque é preferível completar todos do que ter uma lista muito longa e não conseguir concluir nada.
Se você quiser saber mais sobre fazer uma lista de tarefas, não deixe de ler o nosso post sobre como montar uma lista de tarefas.

3 – Planeje como lidar com imprevistos

A sua lista não pode ser tão rígida que não permita que novos itens sejam adicionados, até porque a rotina da maioria das pessoas exige esse tipo de adaptação. Por isso, planeje o que fazer quando tarefas não previstas surgirem.

Você pode, por exemplo, adicionar os itens à sua lista e utilizar os critérios de priorização para decidir quando você vai executar essas tarefas que você não havia mapeado antes.

4 – Registre tudo

Somente registrando tudo o que você fez ao longo do dia é que você conseguirá perceber onde estão os gargalos, os itens que precisam ser tratados de alguma outra forma, ou quais atividades estão tomando todo o seu tempo. Uma ferramenta para planejar suas atividades online pode ajudar bastante neste momento.

E o mais importante: o planejamento diário é um processo que precisa ser praticado todos os dias. Só assim é possível perceber o benefício de ter um pouco mais de planejamento.

Anotou nossas dicas? Então agora você já tem as informações necessárias para começar a planejar o seu dia de trabalho corretamente. Aproveite e assista também nosso webinar ‘Ganhe tempo organizando suas atividades corretamente’, onde explicamos como você pode utilizar o método GTD para organizar melhor o seu dia de trabalho. Bom vídeo!

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