checklist

Encontramos inúmeros textos que nos incentivam a montar e manter listas de tarefas para organizar nosso dia a dia. Entretanto, qual a melhor maneira de montar essa lista? Existem boas práticas relativas à elaboração de listas de tarefas?

O ponto de partida para uma lista de tarefas bem elaborada é a existência de um repositório central delas.  Idealmente, esse repositório é único, de modo que todo o nosso trabalho está centralizado em uma única ferramenta. Depois, uma vez que as tarefas que compõe a nossa lista se originam desse repositório, precisamos garantir a qualidade dos itens que estão registrados lá.

Uma maneira muito eficaz e simples de manter a qualidade dos itens das nossas listas é aplicar um pequeno checklist chamado SMART. Esse checklist procura garantir que todas as nossas tarefas obedecem a determinados critérios que, em princípio, garantem que conseguiremos executar tudo o que está na nossa lista. Essa ferramenta é tão simples quanto útil, pode ser aplicada a uma enorme variedade de itens – tarefas, objetivos, metas, a projetos inteiros, a documentos formais de especificação ou requisitos…

Mas o que é o SMART? Como ela vai ajudar na gestão de tarefas?

S – Specific (específico)

A tarefa que estamos descrevendo fala de um item específico de trabalho? Ou seja, ela está no nível adequado de abstração para que possamos executar o trabalho?

M – Measurable (mensurável)

É possível medir o resultado da minha atividade? Esse item é particularmente importante, pois é onde erramos com maior frequência. Devemos criar o hábito de escrever nossas tarefas de forma que sempre seja possível medir o resultado, pois somente assim saberemos quando terminamos. Por exemplo, posso escrever: “Orçar nova peça publicitária com fornecedores”. Quantos orçamentos eu preciso? Ou então, “Encontrar o fornecedor mais barato possível para a peça”. Quanto é barato? Quando eu paro de procurar? Quando achar a peça de graça? Quando alguém me pagar para usá-la? Sem um texto claramente mensurável, muitas vezes fica difícil identificar quando eu já concluí uma atividade.

A – Attainable (viável)

Não adianta ser mensurável, se eu nunca conseguirei atingir esse valor. As tarefas da minha lista devem ser factíveis dentro do ambiente em que estou inserido. “Terminar desenho das 231 peças” é específico e mensurável, mas é muito pouco provável que eu consiga desenhar essa quantidade de peças no tempo proposto (um dia). Essa tarefa não vai ser concluída, e você vai começar a achar que não adianta planejar seu dia porque você nunca termina nada na sua lista mesmo.

R – Relevant (relevante)

A tarefa ajuda a cumprir um determinado objetivo que faz parte de uma de suas atuais iniciativas? No contexto da organização do dia através de uma lista de tarefas, esse critério nem sempre é claro uma vez que andamos de contexto em contexto. Já dentro de projetos estruturados, é bem mais fácil identificar se a tarefa atual contribui ou não para o objetivo do projeto (“agrega valor”, para usar um termo mais técnico).

T – Time-bound (orientado a prazo)

A minha tarefa tem um momento específico em que precisa ocorrer, ou terminar? Tarefas sem prazo é um convite à procrastinação e não devem entrar para a sua lista.

Outra regrinha interessante para ter em mente durante a montagem da sua lista e que complementa o que dissemos em um artigo anterior sobre listas: todo o trabalho que você faz durante o dia deve aparecer na sua lista. Essa regra, inclusive, faz parte do Padrão do PMI sobre WBS – veja nosso artigo sobre a regra dos 100% para mais detalhes. O diferencial quando se trata de listas de tarefas é garantir que você consegue não só incluir todo o trabalho previsto no dia, mas também aqueles imprevistos que certamente surgirão ao longo do dia.

Seguindo algumas dessas dicas para criar suas listas e fazer a gestão de tarefas, você aumenta a chance de ser bem sucedido em cumprir os objetivos da sua lista, e assim reforçar ainda mais o saudável comportamento de planejar, em qualquer nível que seja.

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