Aumente a produtividade realizando a Gestão do Tempo no trabalho

gestão de projetosA principal ferramenta de trabalho dos prestadores de serviço é o tempo. Seja o trabalho oferecido por hora ou por preço fechado, o controle de horas é vital para estimar a execução das atividades e, assim, o bom gerenciamento do tempo se torna um aliado muito importante para a produtividade. Qualquer que seja o trabalho a ser realizado, é altamente recomendável registrar o consumo de horas dedicado a cada atividade para não perder completamente o controle do negócio, prometer prazos impossíveis de serem cumpridos ou não dispor de tempo suficiente para realizar o trabalho com competência.

Para gerenciar o tempo no dia a dia é aconselhável planejar todo o trabalho em projetos, dividindo-o em tarefas de fácil identificação e controle. Também é importante manter uma base histórica, usando os projetos já entregues como referência para calcular o tempo gasto com a execução de cada tarefa e estimar o tempo necessário para atividades similares. Esta não é uma tarefa simples, a tendência é que com o passar do tempo as estimativas fiquem cada vez melhores, assim como o controle do consumo de horas em cada ação, até que a gestão de tempo se torne um hábito.

Após a definição do consumo de horas o próximo passo é otimizar esse consumo utilizando ferramentas e técnicas de gestão de tempo que estimulem a produtividade. A melhor opção é utilizar tecnologias como um software de gerenciamento de tarefas ou projetos para organizar os processos, dispor de alertas para os prazos, obter melhor visualização das tarefas pendentes e organizar as que ainda virão, sem perder o foco ou esquecer alguma atividade.

Para usar melhor o tempo disponível no trabalho vale ainda seguir algumas dicas. A primeira delas é tornar o dia mais produtivo, determinar as horas dedicadas ao trabalho, selecionar as tarefas de acordo com os horários e aprender a administrar o tempo de maneira eficaz. A maioria das pessoas prefere o período da manhã para trabalhar em tarefas que exigem mais concentração, pois neste período a mente costuma estar mais relaxada. As tarefas que não exigem tanta concentração podem ser deixadas para depois do almoço, por exemplo.

Outra forma de otimizar o tempo no trabalho é evitar reuniões improdutivas. Nem todas as reuniões são produtivas, às vezes um simples telefonema ou teleconferência podem solucionar o problema e economizam o tempo gasto no trânsito ou em uma viagem. E quando as reuniões forem necessárias elas têm que ser eficazes. Vale mais usar o tempo planejando, estabelecendo metas e objetivos para as reuniões do que perder tempo em conversas intermináveis e sem propósito definido. Neste caso, é imprescindível que todos os participantes se preparem com antecedência para a reunião, com tópicos e pautas pré-estabelecidas.

Imprevistos sempre acontecem e muitas vezes a execução de uma tarefa é prejudicada por outra atividade que não estava prevista. Ao trabalhar na organização das tarefas do dia deve-se incluir um tempo para os imprevistos, assim o andamento do trabalho não será prejudicado se surgir uma tarefa extra e, se não surgir, haverá tempo para trabalhar em alguma outra ação pendente.

A gestão do tempo de trabalho também pede a inclusão de algumas pausas no cronograma diário. O excesso de tarefas e a pressão enfrentada acabam tornando os problemas maiores do que deveriam ser. Nessas horas é bom dar uma pausa, sair e dar uma volta, tomar um café ou até mesmo bater um papo com um colega por alguns minutos. Após o horário definido para o cumprimento das atividades, o lazer deve ser tratado da mesma forma que o trabalho, com pontualidade e sem deixar de fazê-lo.

Ganhe tempo organizando suas atividades corretamente

Dicas fundamentais para organizar o trabalho de sua equipe com uma boa Gestão de Tarefas

Ao marcar essa opção, você está de acordo com nossa política de privacidade.

Prometemos não utilizar suas informações de contato para enviar qualquer tipo de SPAM.

Neste nosso webinar, vamos explorar a importância de organizar as atividades do dia a dia para que você gerencie melhor seu tempo e, com isso, conquiste não só melhores resultados para a sua empresa, como mais tempo para dedicar a você mesmo.