Sua equipe opera com máxima capacidade produtiva? Gerenciar este indicador é essencial para atingir alta performance. Neste texto, ensinamos como calcular a capacidade produtiva e como gerenciá-la para obter os melhores resultados. Siga a leitura para conferir:
O que é capacidade produtiva?
Capacidade produtiva é o volume máximo de produção que uma empresa pode atingir com os recursos disponíveis. Ou seja, é a capacidade máxima de produção.
Calcular este número permite identificar o volume máximo de entrega e comparar com o volume real. Produção muito abaixo da capacidade é um claro sinal de problemas. Da mesma forma, a capacidade também não deve estar acima das necessidades da organização (demanda).
Abaixo, explicamos em detalhes a importância de calcular e gerenciar este indicador:
Qual a importância de gerenciar a capacidade produtiva?
Mensura a eficiência dos processos
Quando os processos são redundantes, cheios de gargalos e etapas que não geram valor, a capacidade produtiva é reduzida. Gerenciar a capacidade produtiva também significa voltar o olhar para os processos e garantir sua máxima eficiência.
Ajuda a dimensionar o time com precisão
Talvez o time não possua a capacidade produtiva desejada por causa da quantidade de pessoas (menor ou maior que o necessário). Portanto, a gestão da capacidade produtiva também ajuda a dimensionar o time com mais acuracidade.
Mensura a produtividade do time
Muitas vezes, a produção real é menor do que a capacidade produtiva. Gerenciar esse indicador ajuda a identificar falhas de produtividade nos times e criar ações de melhoria.
Evidencia problemas organizacionais
A culpa da baixa produtividade nem sempre está nos colaboradores. Essa discrepância entre a capacidade produtiva e o volume de produção real pode revelar problemas organizacionais, como:
- Falta de automação;
- Profissionais mal alocados;
- Falta de treinamento;
- Má gestão;
- Entre outros.
Como calcular a capacidade produtiva?
Para calcular a capacidade produtiva, levamos em conta 4 classificações de capacidade:
- Capacidade instalada: a capacidade máxima de produção considerando equipamentos, pessoas e todos os outros recursos. Por exemplo: se as máquinas produzem 1000 peças por dia e funcionam 24h/dia, temos uma capacidade instalada de 24 000 peças/dia. Entretanto, este indicador não leva em conta as inúmeras variáveis do processo, sendo um número hipotético.
- Capacidade disponível: nesse caso, consideramos apenas os agentes e insumos que podem funcionar em determinado momento. No exemplo anterior, se a empresa funciona apenas 8h por dia, vamos considerar 8h no cálculo, e não 24h.
- Capacidade efetiva: este indicador é realista, e considera a capacidade produtiva real levando em conta agentes e insumos disponíveis, paradas e perdas planejadas, como manutenção, troca de turnos etc.
- Capacidade realizada: é como o indicador efetivo, mas considera ainda as paradas e perdas não planejadas, como danos, quedas de energia etc., conforme a probabilidade de ocorrerem.
Em geral, as empresas do mercado trabalham com uma capacidade real que corresponde a 75% da capacidade instalada.
Como otimizar a capacidade produtiva?
1) Otimize os processos
Processos não podem ser extremamente onerosos, cheios de gargalos, etapas desnecessárias e que dificultam o fluxo de produção. Quer otimizar a capacidade produtiva? Comece pelos processos. Isso permite:
- Eliminar atividades sem valor;
- Reduzir burocracias e pontos de controle;
- Definir responsabilidades com mais clareza;
- Fazer mais com menos esforço.
A Euax Consulting possui um excelente texto sobre BPM que pode te ajudar nesse passo.
2) Crie um diagrama causal de performance
Um painel de indicadores relacionados mostra como os KPIs da empresa impactam uns aos outros.
Por exemplo: um indicador que revela mais investimento em recrutamento e seleção pode impactar em um indicador que demonstra um time mais qualificado, que resultará em maior qualidade de produção e consequente menor refação, e assim por diante.
Ou seja, o diagrama causal ajuda a dar contexto aos números, relacionando-os uns com os outros. Por consequência, você poderá encontrar a causa raiz de problemas que estão limitando a capacidade produtiva.
3) Capacite os colaboradores
A raiz de muitos problemas organizacionais – como baixa produção – está na falta de capacitação.
Colaboradores pouco capacitados desconhecem “atalhos” para a realização das tarefas, cometem erros que comprometem a eficiência do trabalho e demoram mais para fazer as entregas.
Drible isso oferecendo capacitação. Isso pode ser feito por meio de:
- Universidade corporativa;
- Bolsas de estudo;
- Workshops e palestras internas ou externas;
- Etc.
4) Automatize os processos
Quer processos mais eficientes? Então aposte na tecnologia para te ajudar e, se necessário, substitua e atualize equipamentos e sistemas. Isso ajuda na:
- Segurança de dados;
- Automatização de tarefas repetitivas;
- Processos menos onerosos;
- Redução de horas na execução dos processos.
5) Utilize apontamento de horas
Quando os colaboradores apontam horas, a gestão consegue saber exatamente a quantidade de tempo gasto em cada tarefa. Isso ajuda na gestão da capacidade produtiva pois permite identificar incoerências, falhas no processo e problemas de produtividade.
Apontamentos permitem:
- Saber quais colaboradores realizam determinadas tarefas com mais rapidez;
- Comparar esforço em horas entre equipes e colaboradores;
- Identificar atividades que estão levando mais horas do que deveriam;
- Etc.
6) Utilize um Kanban de produção
Um Kanban ajuda a controlar o fluxo de produção e identificar gargalos, problemas e o processo como um todo de forma visual.
Utilizar um Kanban pode ser útil para:
- Melhorar a visualização dos problemas;
- Fazer o planejamento diário;
- Identificar atrasos;
- Controlar entregas;
- Priorizar atividades;
- Etc.
Para entender melhor como o Kanban pode ajudar a gerenciar o fluxo de produção na sua empresa, confira nosso guia completo sobre Kanban. Nele, damos dicas exclusivas sobre o uso do Kanban e ensinamos como usar essa ferramenta para otimizar a produção. Clique no banner abaixo para conferir:
