A adoção de um software de gestão de projetos é praticamente indispensável para qualquer empresa que quer ter mais competitividade, produtividade e centralização de informações. De modo geral, os custos do software de gerenciamento de projetos dependerão da escolha do sistema certo para as atividades e porte da empresa, o que vai projetar os investimentos mais adequados para tal aquisição. É por isso que é valioso calcular o ROI antes de se decidir por algum software deste tipo. Mas você sabe o que é e como calcular o ROI? Leia o post, tire suas dúvidas!

O que significa ROI?

Essencialmente, o ROI (Retorno sobre o Investimento) significa uma relação simples existente entre o ganho de capital e os recursos que foram consumidos com um investimento específico. Nesse sentido, o gestor ou o investidor será capaz de avaliar quanto ganhou (ou perdeu) diante do que investiu.
O ROI indica se o investimento pontual foi benéfico ou não para a empresa e quais resultados quantitativos — mas não qualitativos — vem trazendo. No caso da implantação de um software de gestão, por exemplo, é identificado se as economias geradas por ele se sobressaem a quanto ele custa e, portanto, se é um bom investimento ou não.

Como esse cálculo é realizado?

A fórmula mais simples para o cálculo do ROI possui basicamente dois elementos-chave: a diferença entre o que foi ganho e o que foi gasto e o valor que foi gasto. De modo geral, o ROI é calculado por:
ROI = (lucro do investimento – custo do investimento) / custo do investimento x 100, resultado em um ganho percentual.
O ROI, entretanto, não deve ser calculado apenas quando o software de gestão de projetos for adquirido, por exemplo, já que ele também deve servir para se ter uma ideia de quais serão os ganhos com o investimento. Nesses casos, tem-se o que é chamado de ROI previsto. Embora a fórmula seja a mesma, no ROI previsto devem-se utilizar projeções e estimativas de custos e ganhos que justifiquem o investimento ao longo de um determinado período.
Já o ROI realizado é o retorno calculado com base em resultados efetivos. A comparação de ambos os valores é importante para que seja possível avaliar se o investimento trouxe os resultados esperados e se as estimativas foram feitas de maneira adequada.

Quais resultados o ROI sinaliza?

Embora o ROI não indique se os recursos estão sendo investidos de maneira correta – ou mesmo como estão sendo investidos – essa métrica exprime o sucesso e rentabilidade de um determinado investimento.
Isso significa que quanto maior for o ROI, mais benéfico será aquele investimento, e melhores resultados a empresa está colhendo dele. Se o ROI for negativo, é sinal de que o ganho é menor do que aquilo que foi gasto, caracterizando um investimento não rentável. O ROI nulo, por sua vez, indica que não houve modificações associadas àquele investimento específico.

Como colocar em prática a avaliação dentro da sua empresa?

O gestor precisa ter em mente as projeções acerca de quanto o software vai economizar, tanto a curto quanto a longo prazo. Quanto aos benefícios, avaliam-se não apenas o valor economizado como um todo, mas também a redução na carga horária, redução de necessidade de retrabalho e redução de perdas associadas a erros e, principalmente, o aumento de produtividade. Leve em consideração esses números na hora de comparar os custos e os benefícios durante o tempo de vida do software.
Também é preciso pensar em todos os custos associados, ou seja, não apenas quanto custa para adquirir o software de gestão, mas também quanto custa a sua implantação, treinamento de funcionários e a infraestrutura necessário para mantê-lo no ar, por exemplo. O tamanho da empresa e o volume de armazenamento que o gestor ambiciona tendem a ser os maiores condutores para se definir o custo para o seu investimento.
De posse desses dados completos é possível calcular o ROI segundo a fórmula que envolve custos e retorno obtido. Com isso, é possível entender o tempo que vai levar para que o investimento se pague e verificar se vale a pena alocar seus recursos no sistema.
E você, já pensou em adquirir um software de gestão de projetos par a sua empresa? Já avaliou os cálculos do ROI para esse investimento? Dê a sua opinião, conte suas expectativas nos comentários!