Publicado em 14/06/2022 | Atualizado em 31/01/2025
Organizar e acompanhar projetos pode ser um grande desafio, especialmente quando se trabalha com múltiplas tarefas, prazos e equipes. É aí que entra o dashboard de projetos: uma ferramenta poderosa que centraliza informações importantes, facilita a tomada de decisão e garante que todos estejam na mesma página.
O que você vai aprender:
O que é um dashboard de projetos?
Traduzindo para o português, dashboards significam “painéis de informações”. Mas, mais do que um painel de informações, que auxilia os gestores a visualizar dados relevantes, o dashboard de gestão de projetos pode ser considerado uma ferramenta estratégica para elevar a performance dos projetos.
A partir do cruzamento de informações, essa ferramenta gera gráficos e relatórios. Assim, com ele, é possível acompanhar o andamento do projeto em tempo real, identificar desvios e informar todos os stakeholders sobre o status do projeto de forma precisa.
Como um dashboard de projetos funciona?
Um dashboard de projetos tem como objetivo integrar e organizar diferentes informações dos projetos. Por isso, para que ele funcione, é preciso de um banco de dados que sirva de subsídio para os gráficos e relatórios elaborados.
Com as tecnologias atuais, esse funcionamento é altamente automatizado. As plataformas que contam com dashboards costumam ter integrações com bancos de dados em nuvem, inteligência artificial e APIs para garantir que toda nova informação seja imediatamente atualizada no dashboard.
Assim, o funcionamento fica bem simples: quando uma nova informação é adicionada a uma tarefa, o sistema automaticamente atualiza os gráficos, relatórios e indicadores no dashboard de projetos.
| Leia também: Transforme dados em decisões estratégicas com o Analytics
Vantagens de usar um dashboard na gestão de projetos
Ao integrar diversas informações sobre os projetos e dispô-las de forma visual, o dashboard traz benefícios como:
Visibilidade centralizada
Um dashboard de projetos consolida todas as informações importantes em um só lugar. Isso elimina a necessidade de buscar dados em diferentes fontes e proporciona uma visão clara e integrada do projeto.
Tomada de decisão mais rápida e embasada
Com dados atualizados em tempo real, os gestores conseguem identificar problemas, antecipar riscos e tomar decisões rapidamente, evitando atrasos ou impactos negativos nos resultados.
Facilidade de comunicação
Dashboards oferecem uma maneira simples e visual de apresentar informações, o que facilita o alinhamento entre as partes interessadas, como equipes, clientes e stakeholders.
Monitoramento de desempenho
Acompanhando os indicadores-chave (KPIs) diretamente no dashboard, é possível medir a performance do projeto em relação às metas estabelecidas.
Identificação de gargalos e oportunidades
Ao visualizar o fluxo do projeto e o desempenho da equipe, fica mais fácil identificar pontos críticos, como tarefas atrasadas ou recursos sobrecarregados, e descobrir áreas onde há potencial de melhoria.
Personalização para diferentes necessidades
Dashboards podem ser ajustados para destacar as informações mais relevantes para cada tipo de usuário, seja um gestor que precisa de uma visão geral ou um membro da equipe focado em tarefas específicas.
Melhoria contínua
Com a análise detalhada do desempenho do projeto, o dashboard permite aprender com erros e sucessos, gerando insights que ajudam a planejar projetos futuros de forma mais eficiente.
Essas vantagens ocorrem principalmente pela ampla gama de informações que os dashboards trazem aos gestores. Veja mais a seguir!
O que é possível visualizar em um dashboard de projetos?
Um dashboard de projetos oferece uma visão clara e organizada de todas as informações importantes para acompanhar e gerenciar projetos com eficiência. Ele reúne dados de diferentes áreas e os apresenta de forma visual e intuitiva, utilizando gráficos, indicadores e tabelas, trazendo:
Progresso do projeto
Traz indicadores que mostram o status geral, como o percentual de conclusão, os marcos alcançados e as entregas pendentes. Além disso, traz um panorama completo das tarefas, categorizadas como concluídas, em andamento ou pendentes, incluindo prazos e responsáveis.
Prazos e cronogramas
Cria linhas do tempo e calendários que mostram as entregas programadas, identificando atrasos e permitindo ajustes antes que se tornem problemas maiores.
Indicadores de desempenho (KPIs)
Permite visualizar métricas personalizadas como tempo gasto, custo real versus planejado, qualidade das entregas e outras informações específicas.
| Conheça os principais indicadores de projetos
Gestão de recursos
Fornece informações sobre como os recursos (humanos, financeiros e materiais) estão sendo utilizados, destacando possíveis sobrecargas ou ociosidade.
Riscos e problemas
Apresenta uma visão consolidada dos riscos identificados e problemas em aberto, além do status das ações corretivas para mitigar esses impactos.
Relatórios personalizados
Permite criar relatórios dinâmicos que detalham aspectos específicos do projeto e personalizáveis conforme a necessidade do gestor.
Os dashboards modernos, como os oferecidos por softwares como o Artia, centralizam todas essas informações em uma interface acessível e visualmente atrativa, permitindo que gestores e equipes tomem decisões baseadas em dados. No Artia Analytics, por exemplo, você conta com mais de 5 mil possibilidades de indicadores para monitorar exatamente o que faz sentido para os seus projetos.
5 passos para criar um dashboard de projetos realmente útil
O dashboard de projetos deve entregar as informações que são decisivas para o mapeamento de estratégias e alcance dos objetivos da organização. Isso não significa criar um painel robusto e cheio de elementos, mas sim eliminar informações redundantes e destacar os pontos mais importantes.
Por isso, ao criar seus dashboards de projetos:
1. Defina as informações mais relevantes
Antes de começar a utilizar o dashboard na gestão de projetos, é essencial definir quais informações ele deve apresentar para atender às necessidades reais da equipe e dos gestores.
Para isso, faça perguntas que orientem a coleta e o mapeamento dos dados mais importantes, como:
- Quais tarefas estão em andamento, atrasadas ou concluídas?
- Quem está alocado em cada atividade e qual é sua carga de trabalho?
- Quais prazos ou entregas estão mais próximos e precisam de atenção?
- Existem riscos ou problemas identificados que precisam de acompanhamento?
- Qual é o status do orçamento ou dos recursos disponíveis?
Essas perguntas ajudam a identificar os dados críticos que o dashboard precisa reunir para facilitar a análise e suportar a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, é importante considerar que diferentes projetos podem ter prioridades distintas. Dependendo dos objetivos, certas informações, como o monitoramento de custos, progresso em metas ou desempenho de indicadores-chave (KPIs), podem precisar de mais atenção do que outras.
2. Envolva a equipe
Envolver a equipe no processo de definição de informações e no acompanhamento do dashboard de projetos é um dos pontos centrais para o sucesso da ferramenta. Isso porque garante que o dashboard não apenas atenda às necessidades do gestor, mas também seja uma ferramenta prática e funcional para todos os envolvidos no projeto.
Quando as informações apresentadas fazem sentido para todos, o painel se torna uma fonte confiável e eficiente de dados para o sucesso da operação.
3. Garanta que as informações estejam integradas
Para que um dashboard de gestão de projetos seja eficiente, é fundamental que todas as informações estejam integradas em uma única plataforma. Isso significa que os dados de diferentes áreas do projeto devem ser conectados e atualizados automaticamente em tempo real.
Desse modo, na medida em que as informações são inseridas no sistema, o dashboard é atualizado imediatamente, facilitando a análise do projeto.
4. Defina quais indicadores farão parte do dashboard
A escolha dos indicadores que farão parte do dashboard de projetos é uma etapa crucial para garantir que a ferramenta seja realmente útil. Ao selecionar os indicadores, é importante considerar quais dados realmente agregam valor para o acompanhamento do projeto e a tomada de decisão.
Esses indicadores devem ser claros, objetivos e mensuráveis. Além disso, é essencial que o dashboard apresente apenas os dados mais relevantes, evitando sobrecarga de informações que podem dificultar a análise e dispersar o foco.
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5. Use os dashboards para as decisões estratégicas
Os dashboards de gestão de projetos são ferramentas poderosas para a tomada de decisões estratégicas, pois oferecem uma visão clara, em tempo real, do andamento do projeto.
Além disso, um dashboard bem configurado fornece uma visão de longo prazo, permitindo que o gestor não só tome decisões imediatas, mas também planeje melhor o futuro do projeto, com base nas tendências identificadas pelos dados.
Agora que você conhece as principais práticas para utilizar um dashboard de gestão de projetos de maneira eficaz, é hora de colocar o aprendizado em prática com a Planilha de Gerenciamento de Projetos!
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Para facilitar ainda mais o seu processo de gestão, o Artia elaborou um template de planilha de gerenciamento de projetos que pode ser personalizado de acordo com as necessidades do seu projeto.
Com essa planilha, você poderá acompanhar o progresso das atividades, alocar recursos, controlar custos e prazos, além de visualizar os indicadores essenciais de forma simples e organizada.
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