Entenda a diferença entre projetos, programas e portfólios

Em um ambiente de negócios de extrema competitividade, estar preparado para inovar, trazendo ao mercado novos produtos ou serviços, bem como novas formas de gerenciar custos ou estratégias corporativas, é uma condição essencial às empresas modernas que desejam se estabilizar em qualquer segmento. É aí que entra a importância de um projeto.

Entretanto, a criação de novos processos depende fundamentalmente da compreensão exata das diferenças entre projetos, programas e portfólios. Quer saber melhor o que distingue os três conceitos? Então, continue conosco e confira agora mesmo!

O que é um Projeto:

A base suprema da inovação! Para falar sobre os significados, é impossível não recorrer aos ensinamentos do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), referência irrefutável em gestão de projetos. O PMBOK, guia elaborado pelo PMI (Project Management Institute), trata projeto como um “esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Apesar de o projeto ser temporário, não significa que o produto gerado por ele terá início e fim bem definidos. Chega-se ao final quando os objetivos tiverem sido atingidos, quando se perceber que eles não podem ser alcançados ou quando não houver mais a necessidade de o esforço existir. Assim, ele é encerrado.

Além disso, ele tem diversas outras características, como:

• é mais relacionado ao nível operacional do que os programas e portfólios;
• está submetido às técnicas modernas de gerenciamento, isto é, aplicação de conhecimentos, habilidades e estratégias implementadas no intuito de prover a execução de projetos de forma efetiva e eficaz;
• geralmente envolve uma equipe multidisciplinar;
• está limitado a fatores críticos como tempo, custo e recursos, o que explica a adoção cada vez mais comum de softwares de gestão de projetos para auxiliar seu desenvolvimento;
• assume uma forma clara, planejada e controlada, em todas as suas vertentes;
• entrega produtos ou serviços exclusivos;
• trabalha com prazos predefinidos, com início e fim (temporários).

Benefícios de um projeto

Cumprimento de prazos

Não existem garantias de que um projeto acabará no prazo planejado, visto que imprevistos podem ocorrer ao longo da execução. Contudo, o gerenciamento de projetos oferece ferramentas e recursos que ajudam a antecipar e minimizar esses atrasos ou mesmo avisar com antecedência que determinada atividade não será concluída no tempo previsto.

Antecipação aos problemas

Com o levantamento dos riscos existentes em um projeto, torna-se mais fácil elaborar soluções para evitar que eles ocorram ou que ajudem a minimizar os seus impactos sobre as atividades. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.

Flexibilidade

O projeto garante a flexibilidade de poder ser alterado a qualquer momento, desde que haja necessidade. Só é preciso tomar o cuidado de fazer mudanças que sejam coerentes com os objetivos e avaliar os impactos antes de concretizar a alteração.

Controle sobre o ROI

É possível saber exatamente quanto cada fase do projeto custa. Com essa informação, torna-se possível evitar despesas desnecessárias, negociar melhores preços, controlar a lucratividade, entre outros aspectos financeiros. Assim, a empresa passa a ter um retorno mais satisfatório em relação ao investimento realizado, melhorando o ROI.

Aprimoramento da percepção de valor dos clientes

A identificação e satisfação das necessidades dos clientes permite que suas expectativas sejam alcançadas. Em outras palavras, consegue-se saber, com mais precisão, quais ações precisam ser tomadas para melhorar o atendimento. Consequentemente, o cliente se sente mais prestigiado e melhora a sua percepção sobre o valor que a empresa entrega.

Comunicação fluida

Informações são compartilhadas o tempo inteiro, a fim de controlar melhor cada etapa, prever problemas, identificar as melhores soluções, gerenciar atrasos, entre outras questões.

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Programa: agregador de projetos coordenados

O programa é o conjunto de projetos coordenados entre si de forma articulada e dinâmica e que visam objetivos comuns. Essa integração pode ocorrer de 2 formas:

• desmembramento de um projeto em diversos outros projetos menores, em função de sua extrema complexidade;
• agregação de projetos relacionados e executados de forma paralela.

A estrutura de um programa é parecida com a de um projeto, apesar de os objetivos serem mais amplos. Contudo, diferentemente do que acontece em um projeto, o programa não inclui a descrição das atividades e outros aspectos operacionais, pode envolver atividades repetitivas e cíclicas e sua finalização pode não estar ligada a uma data específica.

Os programas também são mais complexos, incluem mais variáveis e geram mais entregáveis do que os projetos. De maneira geral, um programa depende dos projetos ligados a ele, visto que a finalização ocorre apenas quando os projetos são completados.

Grosso modo, podemos dizer que o programa se relaciona com o benefício e os projetos são mensurados com relação ao impacto no benefício. Exemplo: um programa de vacinação tem como benefícios a redução da mortalidade, a melhora da qualidade de vida dos cidadãos e a redução da demanda hospitalar.

Este programa é sustentado por vários projetos de vacinação. Ou seja, os benefícios de um programa são a soma dos benefícios de todos os projetos diferentes pelos quais ele é composto.

Um projeto representa um esforço único, ou seja, um grupo de pessoas que se reúnem para criar um único produto, serviço ou resultado exclusivo, enquanto no programa há uma diversidade de projetos, gerando um pacote coeso de trabalho.

Outra distinção está na duração, visto que os programas costumam ser mais longos do que os projetos que devem ser desenvolvidos.

Benefícios de um programa

A equipe do programa é orientada para a obtenção de resultados, que podem ser tangíveis ou não. Os benefícios alcançados são a soma das vantagens proporcionadas pelos projetos subordinados — o que pode representar uma mudança na cultura organizacional ou nos processos de trabalho, por exemplo.

Portfólio: elemento nuclear e de importância estratégica à empresa

O portfólio, por sua vez, consiste no agrupamento de programas e projetos com o objetivo de obter sucesso no desenvolvimento de produtos ou serviços, além de maximização da eficiência na corporação.

O gerenciamento de portfólio está intrinsecamente ligado à análise estratégica e gerenciamento financeiro das diversas iniciativas presentes na empresa. É mais amplo que os outros dois conceitos e mais interligado aos tomadores de decisão da organização.

Acopla também os projetos relacionados aos objetivos estratégicos da companhia. Exemplo: portfólio de projetos de uma área da empresa ou portfólio de projetos de lançamento de novos produtos. Em muitos casos, não importa quais são os tipos de aplicação envolvidas, mas apenas que a carteira como um todo gere resultados positivos.

O objetivo do gerenciamento de portfólios é ter visão estratégica dos projetos e contribuir para a maximização dos resultados com base nos recursos escassos, afinal, ninguém tem todos os recursos para todos os projetos e programas, o que significa que devemos priorizar os que trarão melhores resultados.

Vale lembrar que em muitas empresas quem faz o papel de gestor de portfólios é o PMO (Escritório de Projetos). Pode-se dizer que um portfólio é uma entidade dentro da organização, assim como os departamentos, as gerências e diretorias; além disso, diferentemente dos projetos, não precisa ter início e fim bem definidos.

Assim como ocorre em um programa, não se contempla a parte operacional e o detalhamento das atividades — elas são coordenadas e executadas por meio dos projetos que integram. Assim, eles estão mais comprometidos com os objetivos estratégicos e com as ações presentes (e futuras) necessárias para alcançá-los.

Benefícios de um portfólio

• melhora na tomada de decisão;
• minimização dos riscos operacionais;
• maximização e melhor aproveitamento dos recursos operacionais;
• melhora na percepção de valor por parte dos stakeholders;
• aumento da confiabilidade e qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes;
• melhorias contínuas.

Comparativo geral entre projetos, programas e portfólios

Para facilitar a compreensão das diferenças entre as três gestões e as dimensões que cada uma delas alcança dentro da organização, fizemos um comparativo utilizando alguns critérios essenciais. Acompanhe:

Como podemos ver, projetos, programas e portfólios tratam de coisas diferentes, mas que se relacionam e têm como objetivo principal otimizar os resultados de uma organização.

Agora que você já sabe melhor a diferença entre esses termos, deixe nos comentários as suas opiniões sobre o tema e participe da conversa!

E aí, conseguiu entender melhor a diferença entre os termos? Ficou alguma dúvida? Comente com a gente!

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