Ferramentas de gestão de projetos: aprenda como usar o Gráfico de Gantt
Diante de todos os recentes avanços tecnológicos dos últimos tempos, importantes recursos de automação têm surgido para que os gestores de diversas áreas lidem melhor com as tarefas do dia a dia. Em vista das possibilidades existentes, todo o mercado empresarial — seja na área de engenharia, industrial ou do comércio — passou a contar com diferentes ferramentas para otimizar a gestão.

São vários os modelos, as técnicas e as ferramentas que emergiram ou se reciclaram para auxiliar e potencializar o crescimento das organizações.

De fato, algumas dessas estratégias não são tão conhecidas, muito menos colocadas em prática, até que se enfrente um problema urgente, capaz de comprometer o sucesso do negócio. Mas não é necessário que seja assim!

Para qualquer gestor, desde os tempos mais remotos — como veremos —, maximizar a produtividade de suas atividades, otimizando a rentabilidade de sua empresa, é um desafio constante.

E, para que você consiga conduzir esse processo da melhor forma, neste post trataremos do Gráfico de Gantt — uma ferramenta que leva o nome de seu criador, Henry Gantt, e é muito útil para a gestão de cadeias de atividades que têm prazos determinados de conclusão.

Continue lendo e veja como as ferramentas de gestão de projetos são essenciais para o sucesso de seu negócio!

 

Quem foi Henry Gantt?

O engenheiro e consultor de empresas Henry Gantt foi um pioneiro na humanização da Administração. Ao trabalhar para otimizar processos, o profissional — que nasceu em Maryland, nos Estados Unidos, em 1861 — buscava alcançar o mesmo objetivo que hoje é objeto de atenção dos administradores modernos: maximizar a produtividade, melhorando a eficiência da produção.

Henry Gantt colaborou por muitos anos com Frederick Taylor, que é considerado hoje o pai da administração científica. Sua visão diferenciada, de que o ser humano deve ser o foco dentro da indústria, fez dele o precursor de métodos administrativos mais humanizados e menos autoritários adotados durante os anos que se seguiram.

Foi Gantt que instituiu o sistema de remuneração conhecido como Task and Bonus, que pode ser traduzido como Tarefa e Bônus, apresentando-o, bem no início do século XX, à American Society of Mechanical Engineers (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).

O método consistia em pagar um valor a mais para o funcionário, por sua produção acima da meta estipulada, como um incentivo à alta eficiência. Assim, pode-se dizer que esse foi um princípio das gratificações por produtividade que vemos hoje em dia.

Henry Gantt, com uma mente à frente de seu tempo, se tornou referência na administração pelo Diagrama elaborado por ele e que leva seu nome — o Gráfico de Gantt.

Com a ferramenta, sua proposição era tornar racionalizadas e manter sob seu controle quaisquer operações de produção em curso que estivesse administrando, em qualquer âmbito.

Se, hoje, o Diagrama de Gantt é uma ferramenta simples adotada largamente pelos administradores, em sua época ele mudou radicalmente — e para melhor — a administração da produção.

 

O que é o Gráfico de Gantt

Também conhecido como Diagrama de Gantt, o Gráfico de Gantt é uma ferramenta que possibilita a visualização do progresso dos projetos em curso.

Em síntese, ele consiste em um recurso visual de monitoramento das atividades, que fornece o status de todas as tarefas pertencentes ao escopo do empreendimento.

Um dos grandes atributos desse tipo de gráfico é sua forma de apresentação dos dados, que possibilita uma compreensão bastante intuitiva por todos aqueles que o observam, sejam ou não gestores.

 

Como surgiu o Gráfico de Gantt?

A primeira versão do diagrama surgiu, na verdade, em 1890, desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, sob o nome de harmonogram. A intenção de Karol era acompanhar visualmente o fluxo de um projeto. Entretanto, foi Gantt quem a adaptou para uma versão mais clara e mais simples de compreender, e a apresentou em 1903.

De acordo com a história, os Estados Unidos demoraram a entrar em combate, durante a Primeira Guerra Mundial, em virtude do despreparo das tropas americanas. A razão disso era que as forças armadas estavam fora de embates há mais de meio século.

O General William Crozier, chefe de artilharia do Exército Americano, contratou consultores para introduzir técnicas científicas inovadoras de administração, em meio às quais estava o Gráfico de Gantt.

Ele foi utilizado, entre outras coisas, para planejar as atividades de produção de armamentos, munições e também de veículos de guerra, em escala industrial.

 

Como funciona o Gráfico de Gantt?

No gráfico de Gantt, os intervalos de tempo correspondem ao início e ao fim de cada etapa do projeto em andamento. Essas fases surgem no gráfico representadas por barras em um eixo horizontal.

Assim, cada barra é equivalente a uma determinada demanda e pode conter, além da tarefa em si, o tempo disponível para realizá-la e os recursos humanos designados para sua execução.

A atualização diária do gráfico, conforme decorrem os dias de realização da atividade, mostra a evolução das demandas. Assim, ele comunica, de maneira visual, aquelas que estão próximas do vencimento de seus prazos.

Ele funciona, então, como uma linha do tempo, que enumera as atividades envolvidas, estabelecendo limites de início e fim para cada uma delas.

 

Em quais situações o Gráfico de Gantt é aplicado?

Na maioria das vezes, o Gráfico de Gantt é utilizado em atividades que envolvem duas ou mais pessoas, que é quando se torna mais difícil administrar o andamento das tarefas.

Contudo, não existe uma limitação formal que inviabilize a aplicação da ferramenta. Se um único colaborador quiser monitorar as atividades que estão sob sua responsabilidade usando o Diagrama de Gantt, ele pode fazê-lo sem nenhum tipo de impedimento.

No âmbito da TI, são exemplos de utilização:

  • no desenvolvimento de ferramentas;
  • no preparo de estruturas de rede;
  • em planos de melhoria de parque tecnológico;
  • em planos de atualização de softwares etc.

O que o gestor deve ter em mente é que, quanto maior for o empreendimento — ou seja, nas situações em que muitas atividades fizerem parte do escopo do projeto — será necessário se valer de recursos mais sofisticados de gerenciamento.

Em equipes maiores, com um fluxo de atividades mais diverso e, especialmente, com relação de dependência entre as atividades, não se pode deixar o gerenciamento a cargo de listas e ferramentas simplórias: é preciso buscar soluções mais eficientes.

Nesse sentido, o Gráfico de Gantt é uma das ferramentas de gestão de projetos mais indicadas para essa finalidade.

 

Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?

São diversas as possibilidades de aplicação do Gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos. Sua principal característica é a possibilidade de tornar de fácil compreensão visual o cronograma completo de um trabalho.

Atualmente, graças aos avanços em software, muitos aplicativos contam com o Gráfico de Gantt agregado em suas funcionalidades — e ainda mais otimizado, na verdade, com recursos que seu inventor jamais poderia imaginar!

Hoje, já é possível analisar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores engajados na realização das tarefas, por exemplo. Além de estabelecer um acompanhamento temporal de atividades, ele também ajuda a organizar projetos e planos de ação, favorecendo a gestão da qualidade.

Entre os principais benefícios trazidos pela ferramenta, podemos citar:

Segmentação de tarefas

Em vez de trabalhar com um número total de tarefas em um pacote único, por assim dizer, o Diagrama de Gantt permite o fracionamento das atividades, desmembrando o projeto em partes menores, mais facilmente administráveis.

Dessa forma, é possível trabalhar com um nível maior de detalhes — controlando quem vai fazer cada tarefa, quando, como e onde —, sem perder o fio da meada em relação ao todo.

Distribuição de responsabilidades

Uma pequena alteração, com a inserção de uma coluna, e o Diagrama de Gantt também deixa visualmente evidentes os responsáveis por cada atividade. Assim, um gestor de projetos pode mostrar, de forma clara, o andamento de cada tarefa, nomeando o seu responsável e facilitando a disseminação do status do projeto, para simplificar seu gerenciamento.

Interdependência de atividades

É quase uma característica intrínseca dos projetos em geral ter que passar o bastão a uma outra equipe, quando a anterior conclui suas atividades. Isso é o que chamamos de interdependência de atividades: quando uma parte do todo depende da execução prévia de outra.

No Diagrama de Gantt, essa interdependência é identificada, tornando mais fácil conscientizar os times de suas responsabilidades sobre o cumprimento de prazos, não só em relação às suas próprias tarefas, mas também sobre as de outras equipes, para que o cronograma, como um todo, possa ser atendido. Assim, você garante a entrega ao cliente externo ou interno dentro do tempo predefinido.

Definição de prazos

Esse é um outro ponto que exige atenção em projetos: o cumprimento de prazos. Todas as atividades corporativas têm, evidentemente, um tempo definido de execução.

Como distribui-las de forma justa dentro da linha do tempo, dando a cada tarefa e seus responsáveis um prazo de execução ideal de realização que, somado ao todo, vai atender à data de entrega estipulada?

O que pode parecer complicado se torna mais fácil e claro com o Diagrama de Gantt, pois ele permite experimentar diferentes combinações entre as atividades, eliminando riscos de atrasos por erro no dimensionamento dos prazos.

Ele também ajuda a ter uma visão mais clara dos pontos críticos, que demandam mais esforço e tempo de execução. Assim, um gestor pode dar atenção especial a essas etapas, evitando possíveis gargalos e a perda de prazo de seu cronograma.

Acompanhamento conjunto

De nada adianta utilizar ferramentas eficientes de controle sem compartilhá-las com as equipes envolvidas. Um gestor, por mais eficiente que seja, não conduz nenhum projeto sozinho. A sensação de pertencimento e o consequente engajamento das equipes se dão, entre outros fatores, pela sua compreensão das responsabilidades.

Na medida em que participam do acompanhamento, elas se tornam cientes de sua parte no todo, entendendo seu valor e se propondo a dar o melhor de si para o time.

Esse é também um benefício das facilidades visuais oferecidas pelo Gráfico de Gantt. Ele pode ser:

  • distribuído no corpo de um e-mail;
  • visualizado no dashboard de um software;
  • impresso para ser afixado em um mural, por exemplo.

Assim, todos os interessados podem acompanhar a evolução do projeto como um todo.