Atualizado em 27/11/2023
O sonho de qualquer gerente de projetos é aumentar a produtividade da equipe e conseguir controlar as atividades de modo mais eficiente, não é?
E se a gente de disser que existe uma ferramenta que pode ser a chave para alcançar isso? Pois é! Estamos falando do Gráfico de Gantt, um importante aliado da gestão de projetos.
Se você quiser saber mais sobre o assunto, continue lendo e entenda por que isso é indispensável para o sucesso dos projetos!
O que é gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar o fluxo de trabalho de um projeto.
Ele funciona praticamente como uma linha do tempo, que apresenta:
- A sequência de atividades a ser seguida;
- As datas de início e fim de cada atividade;
- O status das tarefas;
- O tempo gasto em cada ação executada;
Aí você pode se perguntar: mas, se o gráfico de Gantt controla as atividades e prazos do projeto, qual a diferença dele para o cronograma? Veja a seguir:
Qual a diferença entre cronograma e gráfico de Gantt?
O cronograma é a ferramenta que descreve todas as atividades do projeto e o prazo em que devem ser cumpridas. Já o gráfico de Gantt é a ferramenta que irá controlar o progresso dessas atividades.
Isso significa que ele é uma versão mais completa do cronograma, que permite compreender melhor a relação entre as tarefas e informações.
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Quais as vantagens de usar o gráfico de Gantt?
Com o gráfico de Gantt o gerente de projeto tem muito mais controle sobre todos os processos, porque esta ferramenta:
Facilita o entendimento das tarefas
O Gantt permite ter um maior controle sobre as tarefas, porque, além de visualizar os pacotes de trabalho como um todo, ele traz detalhes sobre as atividades, como:
- Qual a ordem das tarefas;
- Quem é responsável por realizar as atividades;
- Quais os recursos necessários para cada ação;
- Quais as datas estimadas para a execução;
- Qual o status atual das atividades.
Além disso, também é possível visualizar as dependências do projeto. Isto é, quais atividades estão vinculadas e dependem uma da outra para ocorrer.
Fornece mais clareza sobre os prazos
Além de apresentar as datas definidas no cronograma, o gráfico de Gantt informa também qual o status, em tempo real, de cada atividade. Com isso, o gerente pode acompanhar o projeto de forma mais precisa e controlá-lo para que fique dentro do prazo estimado.
Otimiza a utilização dos recursos
No gráfico de Gantt, são atribuídos responsáveis à todas as atividades. Assim, o gerente consegue:
- Identificar o momento exato que precisará alocar a equipe e os equipamentos na atividade;
- Saber se os recursos estarão disponíveis no momento em que serão necessários;
- Saber se os recursos serão faltantes;
- Analisar se há a necessidade de novas aquisições;
- Planejar o que é mais viável para o projeto a partir da situação atual.
Evita riscos e desvios
Ao mostrar claramente todo o fluxo produtivo, o Gantt torna os gargalos e riscos mais evidentes, o que permite tomar ações com antecedência e evita que ações negativas afetem o projeto.
Eleva a produtividade
Se os prazos são cumpridos mais facilmente, os riscos mitigados e as informações mais claras, o resultado só pode ser o aumento da produtividade e entregas melhores!
Bastante coisa legal, né? Então, veja a seguir como o gráfico de Gantt funciona e para quem ele é indicado!
Como funciona o Gráfico de Gantt?
Como qualquer gráfico, o diagrama Gantt é dividido em dois eixos, o vertical e o horizontal. O eixo vertical é referente às atividades que precisam ser feitas, enquanto o eixo horizontal representa os prazos de cada atividade.
Relativamente simples, não é?
Mas, atenção! Ao relacionar essas duas informações, outras irão aparecer. Por isso, consideramos que o gráfico de Gantt seja composto por cinco elementos fundamentais:
5 principais elementos do gráfico de Gantt
1. Prazos
Cada entrega possui datas e prazos específicos. Por isso, é essencial identificar o tempo, que pode ser representado em horas, dias ou meses, de acordo com as necessidades do projeto.
2. Atividades
Além do tempo, o outro eixo do gráfico se refere as atividades. Então, liste e nomeie cada uma delas.
3. Barras
As barras representam a duração de cada tarefa, ou seja, relaciona os dois elementos acima descritos. Elas são o elemento visual mais importante do diagrama de Gantt, pois são a principal fonte de acompanhamento do progresso do projeto.
4. Setas
As setas demarcam as relações de interdependência entre as tarefas. Assim, elas indicam quais atividades dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas entre si.
5. Marcos
Os marcos são pontos importantes do projeto. Geralmente, eles indicam que alguma etapa importante chegou ao fim ou até mesmo indicam o fim do projeto.
Agora, que você já sabe o que é o gráfico Gantt e como ele funciona, veja as vantagens que fazem dele uma ferramenta indispensável para a gestão de projetos:
Para quem o gráfico de Gantt é recomendado?
O gráfico de Gantt é recomendado em situações em que é crucial ter uma visão clara das etapas do projeto, suas durações e as dependências entre as tarefas. Ele é particularmente útil quando há:
- Múltiplas tarefas e dependências;
- Necessidade de monitoramento contínuo:
- Muitos recursos envolvidos;
- Prazos rígidos e entregas pontuais;
- Orçamento limitado.
Veja como alguns ramos e profissionais se beneficiam muito do uso do gráfico de Gantt:
Gestão de Projetos
Profissionais de gerenciamento de projetos são os principais usuários do gráfico de Gantt. O gráfico fornece uma visão cronológica das tarefas, permitindo que os gerentes identifiquem dependências, aloquem recursos e monitorem o progresso.
Desenvolvimento de Software
Na área de tecnologia, o gráfico de Gantt é frequentemente empregado para planejar e monitorar o desenvolvimento de software. As equipes empregam o gráfico de Gantt para planejar sprints, atribuir tarefas a membros da equipe e acompanhar marcos importantes.
Marketing
Profissionais de marketing utilizam o gráfico de Gantt para coordenar todas as atividades relacionadas a campanhas publicitárias, lançamentos de produtos e eventos. Isso ajuda a garantir que todas as ações estejam alinhadas e executadas de forma eficiente.
Agora que você já sabe tudo sobre o gráfico de Gantt, vamos aprender a montá-lo na prática?
Como fazer um Gráfico de Gantt?
1. Liste as atividades do projeto
O primeiro passo para construir o gráfico de Gantt é saber quais são as atividades dele. Uma dica que facilita essa etapa é analisar a estrutura analítica do projeto, porque ela contém todas as tarefas necessárias para que o projeto seja entregue e facilita a montagem da lista.
2. Defina os prazos das tarefas
O segundo ponto é definir as datas de início e término de cada atividade. Aqui, você pode conferir o cronograma do projeto e fazer ajustes caso seja necessário.
3. Indique as interdependências
Uma das principais vantagens do gráfico de Gantt é indicar as relações de interdependência de modo mais visual, porque isso ajuda muito os gestores a controlar as entregas e evitar atrasos.
Por isso, após identificar quais as tarefas e prazos do projeto, é importante compreender qual a relação entre estes elementos.
4. Estabeleça os responsáveis
Saber quando cada etapa do projeto deve ser entregue é muito importante. Mas, isso não adianta de nada se o gerente não souber quem é responsável por realizá-las, não é?
Então, como quarto passo para fazer um bom gráfico de Gantt, temos a definição dos responsáveis, que darão um maior direcionamento gestor e garantirão o fluxo das execuções.
5. Monte o gráfico
Com todas as informações já definidas, é o momento de realmente construir o gráfico. E aí não tem segredo, basta inserir as informações, o que pode ser feito de três formas: manualmente, no Excel ou online.
O modo manual era muito utilizado quando a ferramenta foi inventada. Porém, hoje, com as tecnologias existentes, ele é uma maneira menos eficiente de gerir os projetos.
Por isso, nossa sugestão, é que você opte pelas versões digitais, utilizando o Excel ou o Gantt online.
Gráfico de Gantt no Excel
O Excel é uma plataforma muita utilizada na gestão de projetos, o que pode tornar a criação e a manutenção de gráficos de Gantt mais acessíveis e com uma interface mais familiar.
Aqui, os usuários podem organizar e estruturar os dados do projeto conforme suas necessidades específicas, adicionando detalhes, ajustando cores e formatos, e incluindo informações adicionais para uma compreensão mais abrangente. Além disso, o Excel permite que os usuários realizem cálculos automáticos relacionados ao tempo, como datas de início e término das tarefas com base na duração estimada.
Quer aprender a montar um gráfico de Gantt no Excel? Confira: 5 passos para fazer um gráfico de Gantt no Excel!
Gráfico de Gantt online
O Gráfico de Gantt online oferece uma abordagem moderna e colaborativa para o gerenciamento de projetos. Ao utilizá-lo, os usuários podem colaborar em tempo real, facilitando a comunicação entre membros da equipe independentemente da localização geográfica.
Assim, essas plataformas trazem mais flexibilidade para a atribuição de tarefas, monitoramento do progresso e comunicação entre os membros da equipe de maneira integrada.
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