como fazer estimativas em projetosAs estimativas são uma parte importante do processo de planejamento de um projeto. Sem uma avaliação prospectiva do trabalho, dos custos e da duração é praticamente impossível se manter dentro do cronograma.

No post de hoje vamos apresentar 8 dicas simples para o gestor aprender a fazer estimativas eficazes no gerenciamento de seus projetos. Confira:

Faça uma lista de estimativas

Antes de iniciar as estimativas para projetos você precisa listar cada item apresentado no projeto. É uma ação aparentemente simples, mas muito relevante, pois facilita a compreensão dos prazos, deixando claro a qualquer pessoa envolvida no projeto o que está incluído nessa estimativa.

Contabilize os recursos

Listados os itens do projeto, é hora de fazer a estimativa dos recursos necessários. E, a partir daí, calcular uma média das horas necessárias para que o trabalho seja realizado.

Você pode utilizar as técnicas de estimativas isoladas ou combinadas, como a estimativa de três pontos, o histórico prévio ou a analogia.

Defina a precisão da estimativa

Você precisa detalhar qual o tipo de estimativa apresentado. Ela é geral, aproximada ou exata? Vale lembrar que quanto mais exata uma estimativa for — entre 5% e 10% — mais tempo, trabalho e detalhamento ela requer.

Estimativas de alto nível — variando entre -25% e +75% — podem ser ajustadas mais facilmente ao longo do projeto.

Adicione os recursos especialistas

Muitas vezes é necessária a participação de pessoas para a execução de atividades especiais, que não estão incluídas na Estrutura Analítica do Projeto, a EAP. Então, você pode acrescentar as horas para os recursos dessas pessoas como uma função de apoio dentro do projeto.

Inclua o tempo para o gerenciamento do projeto

A mobilização de tempo e trabalho também deve entrar nas estimativas. Normalmente, são adicionados 15% daquilo que você estimar no esforço demandado pelo projeto para que o gerenciamento seja bem-sucedido.

Imagine as estimativas de esforço para um projeto de 10.000 horas, com uma equipe entre 6 e 8 pessoas e com a duração de 8 meses. O tempo para o gerenciamento do projeto (15% de 10.000 horas) seria de 1.500 horas, sendo necessária a participação de um gerente de projetos em tempo integral.

Determine a reserva de contingência

Por mais importante que seja o ato de estimar, ele não é 100% preciso. A reserva de contingência é uma medida que ajuda a medir os riscos ou incertezas que estão associados a essa estimativa.

Não se esqueça de que as estimativas solicitadas em um trabalho pouco definido ou em um curto espaço de tempo exigem uma maior reserva de contingência — entre 50% e 75%.

No caso de uma estimativa de razoável precisão esse valor varia de 10% a 25%. Se a execução de um projeto for semelhante a outro já administrado você pode não acrescentar uma reserva de contingência.

Calcule o esforço total

Nessa etapa da estimativa o gestor deve somar todas as horas de esforço identificadas para a execução do projeto.

Faça os últimos ajustes

Após o cálculo do esforço total, algumas estimativas podem parecer muito exageradas ou moderadas. Como as boas estimativas devem ser as mais próximas possíveis da realidade, você pode retornar e fazer os ajustes necessários em suas estimativas.

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