8 dicas eficazes para conseguir fazer estimativas para projetos

como fazer estimativas em projetosAs estimativas são uma parte importante do processo de planejamento de um projeto. Sem uma avaliação prospectiva do trabalho, dos custos e da duração é praticamente impossível se manter dentro do cronograma.

No post de hoje vamos apresentar 8 dicas simples para o gestor aprender a fazer estimativas eficazes no gerenciamento de seus projetos. Confira:

Faça uma lista de estimativas

Antes de iniciar as estimativas para projetos você precisa listar cada item apresentado no projeto. É uma ação aparentemente simples, mas muito relevante, pois facilita a compreensão dos prazos, deixando claro a qualquer pessoa envolvida no projeto o que está incluído nessa estimativa.

Contabilize os recursos

Listados os itens do projeto, é hora de fazer a estimativa dos recursos necessários. E, a partir daí, calcular uma média das horas necessárias para que o trabalho seja realizado.

Você pode utilizar as técnicas de estimativas isoladas ou combinadas, como a estimativa de três pontos, o histórico prévio ou a analogia.

Defina a precisão da estimativa

Você precisa detalhar qual o tipo de estimativa apresentado. Ela é geral, aproximada ou exata? Vale lembrar que quanto mais exata uma estimativa for — entre 5% e 10% — mais tempo, trabalho e detalhamento ela requer.

Estimativas de alto nível — variando entre -25% e +75% — podem ser ajustadas mais facilmente ao longo do projeto.

Adicione os recursos especialistas

Muitas vezes é necessária a participação de pessoas para a execução de atividades especiais, que não estão incluídas na Estrutura Analítica do Projeto, a EAP. Então, você pode acrescentar as horas para os recursos dessas pessoas como uma função de apoio dentro do projeto.

Inclua o tempo para o gerenciamento do projeto

A mobilização de tempo e trabalho também deve entrar nas estimativas. Normalmente, são adicionados 15% daquilo que você estimar no esforço demandado pelo projeto para que o gerenciamento seja bem-sucedido.

Imagine as estimativas de esforço para um projeto de 10.000 horas, com uma equipe entre 6 e 8 pessoas e com a duração de 8 meses. O tempo para o gerenciamento do projeto (15% de 10.000 horas) seria de 1.500 horas, sendo necessária a participação de um gerente de projetos em tempo integral.

Determine a reserva de contingência

Por mais importante que seja o ato de estimar, ele não é 100% preciso. A reserva de contingência é uma medida que ajuda a medir os riscos ou incertezas que estão associados a essa estimativa.

Não se esqueça de que as estimativas solicitadas em um trabalho pouco definido ou em um curto espaço de tempo exigem uma maior reserva de contingência — entre 50% e 75%.

No caso de uma estimativa de razoável precisão esse valor varia de 10% a 25%. Se a execução de um projeto for semelhante a outro já administrado você pode não acrescentar uma reserva de contingência.

Calcule o esforço total

Nessa etapa da estimativa o gestor deve somar todas as horas de esforço identificadas para a execução do projeto.

Faça os últimos ajustes

Após o cálculo do esforço total, algumas estimativas podem parecer muito exageradas ou moderadas. Como as boas estimativas devem ser as mais próximas possíveis da realidade, você pode retornar e fazer os ajustes necessários em suas estimativas.

Gostou das nossas dicas? Não deixe de visitar o nosso blog e descobrir mais dicas para aperfeiçoar o gerenciamento dos seus projetos.