Série: “Ferramentas de Gestão de Projetos”: use o Diagrama de Afinidade
A gestão de processos é um trabalho que costuma apresentar, geralmente, problemas infinitos. Explicamos: raramente há algo que não pode ser melhorado. Não que tudo precise de melhoramento, mas sabemos que quase sempre é possível fazer isso, certo?
Você sabe como? Resolvendo um problema. Se o resultado de determinado processo está satisfatório, você pode optar por não melhorá-lo, mas caso queira, você precisa encarar a melhoria como um problema que precisa de uma solução.
Para facilitar o procedimento de “esclarecimento” de um problema, o antropólogo Iro Kawakita criou, no Japão, o diagrama de afinidades. O objetivo principal do método é desvendar o caráter, a forma e a dimensão de um determinado problema. Isso é possível, pois a ferramenta permite a ordenação e o agrupamento de grandes quantidades de ideias ou dados qualitativos.
Dessa forma é possível resumir e dar sentido para quantidades de dados que nem sempre são fáceis de interpretar, como dados qualitativos de pesquisas com clientes, com funcionários, informações de comparação sobre a concorrência, sugestões, reclamações, etc.
Você acha que tem um problema precisando de solução e precisa saber como começar a resolvê-lo? Então separe alguns minutos para conhecer o passo a dessa ferramenta para gestão de projetos!
1 Monte um time
Uma das vantagens de trabalhar em equipe é poder contar com diversos pontos de vista sobre o mesmo tema. Escolha pessoas envolvidas com a questão. Um time de cinco até sete colaboradores é o ideal.
2 Elabore um texto curto sobre a questão a ser considerada
Tente definir o problema de forma genérica para que ideias preconcebidas ou ideias prontas não atrapalhem o foco do método. Isso fará mais sentido nos próximos passos (ou quando você executar o método).
3 Registre as considerações sobre a questão
De posse do “problema genérico”, com ou sem discussão verbal, solicite à equipe que registre em cartões as ideias que cada um tem sobre a questão colocada. É importante que haja clareza ao colocar as ideias no papel.
4 Organize os cartões em subgrupos
Com todas as ideias na mesa, anotadas nos cartões, realize uma leitura coletiva com o objetivo de separar os cartões por afinidade. Classifique os cartões por intuição e não porque usam palavras iguais ou qualquer outro motivo.
5 Dê nome aos subgrupos
Resuma cada grupo de cartões — lembrando: os grupos devem ser formados por cartões que possuem afinidade entre si — em um único cartão. Por exemplo: se antes você tinha 5 grupos de cartões, agora você tem 5 cartões, um para cada grupo. Procure ser objetivo e claro ao realizar esse procedimento.
6 Estabeleça relações
De posse de todo esse conteúdo “filtrado” através das etapas anteriores, estabeleça relações entre os cartões através de um diagrama. Vale usar setas, linhas, caixas: o importante é buscar entender como cada um dos elementos dispostos se relaciona com os outros. Com isso, será possível compreender melhor a natureza do problema em discussão.
Bem simples, não é? Esperamos que esse método possa contribuir para a tomada de decisões mais assertivas em seus projetos.
Para te ajudar a fiscalizar e gerir melhor as deliberações de uma atividade como o diagrama de afinidade, recomendamos a utilização de uma Ferramenta Web para Gerenciamento de Projetos. Com ele o controle dos processos fica muito mais simples e ágil. Veja aqui como ele pode aumentar a produtividade de sua equipe. Se precisa de uma Gestão Projetos Online o Artia é o que você procura.
Não se esqueça de compartilhar esse conteúdo com sua equipe e amigos nas redes sociais! Assim, quando for aplicar esse método, todos já saberão do que se trata.