Um dos grandes desafios de todo gestor de equipe é manter seu time alinhado e estabelecer um bom fluxo de trabalho, que seja fluído e atenda às necessidades da organização. Que tal fazer isso de forma simples e visual, através de um kanban online? Leia o post e descubra como essa ferramenta poderosa vai otimizar as atividades e trazer melhores resultados.
O que é fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho, ou workflow, é um conjunto de atividades sequenciadas que descreve tudo o que precisa ser feito para alcançar determinado resultado.
Além do trabalho em si, esse fluxo mostra a relação de cada atividade com as demais, os momentos de passagem de bastão e troca de materiais e informações, além de indicar se as atividades são manuais ou automatizadas.
Vale destacar que fluxo de trabalho é diferente de fluxo de processo. Hierarquicamente, o fluxo de processo está acima do fluxo de trabalho, portanto, fornece uma visão alto nível e envolve mais de um departamento. Já o fluxo de trabalho traz um detalhamento do processo em partes menores e geralmente está restrito a um único departamento.
Mesmo que você não tenha mapeado o seu fluxo de trabalho, ele existe, só não está documentado. Às vezes, diversos fluxos de trabalho coexistem entre si, especialmente se você não tiver padronizado as atividades. E é nesse ponto que o kanban online pode ajudar, como vamos ver mais adiante.
O que é kanban?
Kanban, que em japonês significa “cartão”, é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões. Esse método faz parte do Sistema Toyota de Produção e atualmente funciona como um facilitador da gestão ágil, trazendo mais clareza às etapas que devem ser seguidas para alcançar resultados.
O quadro kanban, que reúne as colunas e os cartões, pode ser montado fisicamente (na parede, por exemplo, usando brown paper e posts-its) ou de forma online (usando um sistema). Embora o kanban físico seja muito bonito esteticamente, o kanban online traz mais praticidade, além de permitir gerenciar vários quadros kanban ao mesmo tempo.
Por se tratar de um sistema visual e altamente personalizável, você pode decidir quais colunas são mais relevantes para a equipe que você está gerenciando, além de definir critérios para as cores dos cartões. Por exemplo, você pode atribuir a cor vermelho para atividades de maior urgência ou então que todas as atividades na cor verde devem ser feitas pela pessoa X.
Benefícios de adotar um kanban online na gestão de atividades
1. Melhoria na comunicação
No kanban online, as atividades que compõem o fluxo de trabalho ficam centralizadas em um único lugar. Parece algo simples, mas o fato de não ter que ficar correndo atrás de informações e olhando em vários canais de comunicação (e-mail, WhatsApp, Slack) facilita um bocado. Afinal, você pode investir esse tempo na execução da tarefa em si, além de aumentar o alinhamento, afinal, todos têm acesso às mesmas informações.
2. Padronização de atividades
Já ouviu alguém dizer a expressão “aqui cada um faz do seu jeito”? Pois é. Esse tipo de comportamento é muito comum, mas não é o mais indicado. O seu fluxo de trabalho precisa ser bem definido, com atividades e responsabilidades claras. Uma vez que você tenha ajustado seu processo, precisa garantir a repetibilidade de resultados, que só é possível através da padronização.
3. Controle de prazos
O kanban online, por estar dentro de um sistema, oferece mais possibilidades para controlar os prazos. É possível atribuir um prazo para cada atividade, considerando, além do esforço total, o início, o término e a sequência de atividades. Também dá para configurar lembretes automáticos quando o prazo de uma entrega estiver próximo, evitando atrasos.
4. Aumento da produtividade
Como o kanban online traz mais clareza sobre o fluxo de trabalho, as pessoas passam a identificar mais rapidamente o que precisam fazer em determinado dia, facilitando a gestão de atividades. Esse fator, somado à redução de atrasos, ajuda a criar um ambiente mais produtivo. Além disso, ter o fluxo de trabalho à vista ajuda a identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio.
5. Redução de erros
O fluxo de trabalho mapeado no kanban online ajuda a evitar erros. Como todas as atividades estarão listadas no quadro, as chances de esquecer alguma coisa é bem menor. Além disso, com todas as etapas e informações em um único lugar, resolvemos o problema de conversas paralelas e mal entendidos. Afinal, é possível resolver dúvidas através dos comentários de cada atividade e também anexar arquivos extra para complementar o briefing.
6. Clareza sobre responsabilidades
Já ouviu aquele ditado que diz que cachorro com dois donos morre de fome? Pois é. No kanban online você consegue atribuir diferentes tipos de responsabilidade. Enquanto os responsáveis (ou “donos” da atividade) são aqueles que respondem pelo resultado da tarefa, os participantes são as pessoas que precisam ser envolvidas para que a atividade seja entregue. Logo, fica mais claro para todos quem precisa fazer o quê.
7. Redução de custos
A gestão à vista – que inclui prazos, recursos, tempo e responsáveis em uma única tela – é poderosa! Ela facilita a vida do gestor e simplifica o trabalho de monitoramento das atividades ou do projeto. Assim, é possível identificar pontos de melhoria e, com essa otimização, reduzir custos com a execução das atividades.
8. Agilidade na tomada de decisão
Quando os líderes fazem o acompanhamento constante do fluxo de trabalho através do kanban online, tomar decisões fica muito mais fácil. Afinal, é possível gerar rapidamente uma série de dados para embasar qualquer decisão, especialmente quando se trata de definir a urgência das atividades, priorizando-as. Em um ambiente tão dinâmico como o corporativo, não é possível abrir mão dessa capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças.
Como otimizar o fluxo de trabalho com kanban?
Antes de passar todo o fluxo de atividades para o kanban online, vale a pena parar e se fazer as seguintes perguntas:
- O que precisa ser feito?
- Quem está envolvido em cada atividade?
- Como a atividade precisa ser entregue?
- Quando a atividade precisa ser entregue?
- Quanto esforço é necessário empregar?
- Por que essa atividade é importante?
Aplique esse pequeno checklist a cada cartão que você for criando no kanban online. Isso vai funcionar como um filtro de atividades, garantindo que entre no fluxo de trabalho somente aquilo que vai gerar valor ao negócio de alguma forma.
Confira outros pontos que você precisa prestar atenção:
1. Gargalos
Uma atividade fica muito tempo em uma determinada etapa? Cuidado! Quando a continuidade do fluxo de trabalho demora para ser retomada, isso pode gerar atrasos e custos desnecessários. Por exemplo, se o processo de revisão e feedback estiver tomando mais tempo do que o esperado, ele pode criar uma fila de demandas, atrapalhando a fluidez. Estude formas de otimizar esse processo, como, por exemplo, eliminar a necessidade de tantas aprovações.
2. Retrabalho
Se as atividades estiverem tomando muito tempo para serem realizadas, gerando atrasos, é bem possível que uma das causas seja retrabalho. Retrabalho é o nome dado a uma atividade entregue sem os devidos padrões de qualidade ou fora do briefing que o cliente pediu.
Uma das formas de contornar isso é criar campos obrigatórios nos cartões, solicitando as informações necessárias para concluir o trabalho. Outra maneira consiste em comentar na atividade para alinhar exatamente o que precisa ser entregue e esclarecer dúvidas.
3. Jobs “fura fila”
Sabe quando você tem a sprint toda planejada e algum contratante surge do nada com um “jobzinho” (no diminutivo) que precisa ser entregue no dia seguinte? Todo mundo já passou por uma situação dessas, certamente. Por isso, é tão importante ter dados precisos e critérios de priorização bastante claros para lidar com urgências. Isso ajuda a embasar e acelerar a tomada de decisão, tornando os replanejamentos mais fáceis e simples de serem feitos.
4. Automatização
Sabe aquelas atividades repetitivas e monótonas que precisam ser realizadas com uma certa frequência? Considere automatizá-las! Além de dar velocidade ao processo, você pode aproveitar melhor os talentos da sua equipe, atribuindo-lhes atividades mais estratégicas. Não se trata de desmerecer a parte operacional, mas de ganhar mais tempo no fluxo de trabalho e focar naquilo que realmente importa.
5. Microgerenciamento
Da mesma forma que não é legal não ter nenhum controle sobre o fluxo de trabalho, conferir em cada mínimo detalhe o que sua equipe está fazendo é muito pouco produtivo, além de desgastante. Ao utilizar uma ferramenta adequada, como o Artia, você passa a ter fácil acesso a relatórios e notificações, limitando e eliminando a necessidade de microgerenciamento.
6. Monitoramento
O fluxo de trabalho precisa ser algo dinâmico e estar em constante evolução. Nunca pare de acompanhar os indicadores, faça suas observações e envolva a equipe para otimizar as atividades de forma colaborativa. O mais legal do kanban online é que não dá muito trabalho para remanejar as atividades e você tem muito mais controle sobre as mudanças.
Gostou da ideia de montar seu fluxo de trabalho em um kanban? Confira alguns modelos para te inspirar:
Modelos de kanban online: escolha o ideal para sua equipe
Kanban para desenvolvimento de software
Kanban para equipe de vendas
Kanban para equipes de suporte
Kanban para validação de ideias
Kanban para equipes de marketing internas
E caso você esteja pensando em contratar uma plataforma de kanban online, considere o Artia! Com nosso software você pode personalizar as colunas de acordo com as suas necessidades, atribuir responsáveis e participantes em cada cartão, utilizar marcadores que indicam o status do cartão, além de gerenciar os resultados em um dashboard. Teste o Artia gratuitamente ainda hoje!
Muito bom!