Como anda a gestão de pessoas e a comunicação nos projetos dos quais você participa? Todos sabem seus devidos papéis e suas atribuições? Cada envolvido tem clareza sobre quando deve tomar uma ação e quando deve apenas ser informado?

Para resolver esse tipo de situação, surgiu a matriz de responsabilidades, também conhecida como Matriz RACI. Confira o post de hoje e descubra como utilizar essa importante ferramenta na gestão de projetos!

O que é a matriz de responsabilidades?

Quando falamos na gestão de recursos humanos no desenvolvimento de um projeto, logo vem à mente a questão dos papéis a serem exercidos ao longo do tempo. Afinal, é impensável acompanhar o cronograma e gerir o escopo (e os entregáveis) sem que os membros da equipe tenham o devido conhecimento de suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.

A melhor maneira de garantir que os processos correrão bem é mapear todas as partes envolvidas, atribuindo funções para cada pessoa nas atividades a serem realizadas. Nessas horas, a matriz de responsabilidades surge como uma ótima ajuda para a comunicação, a organização do projeto e a gestão de pessoas!

A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos:

R (Responsible)

O grupo de pessoas (ou o indivíduo) responsável pela execução, pelo desenvolvimento, pela conclusão e pela entrega da atividade. Seria o time de entrega do projeto.

A (Accountable)

Corresponde à parte que tem autoridade para organizar a tarefa, acompanhar seu desenvolvimento e aceitar ou recusar formalmente uma entrega. O papel do Accountable é o do aprovador, que será cobrado caso algo se desvie do esperado.

Por isso, só deve haver uma autoridade por tarefa e, mesmo se essa pessoa delegar a responsabilidade pela aprovação de um entregável para outra, será ela quem responderá pelo aceite daquela entrega.

C (Consulted)

São todos aqueles que podem dar dicas, opiniões e sugestões para melhorar o desenvolvimento da atividade ou aperfeiçoar o entregável. Essas pessoas possuem o dever de responder aos questionamentos do responsável (Responsible), enquanto este último deve solicitar o envolvimento delas para agregar valor ou tirar dúvidas sobre a tarefa que está sendo executada.

I (Informed)

São todas as pessoas que precisam receber a informação sobre a conclusão e o início de uma atividade (ou até de uma entrega) que gere uma mudança impactante em seu cotidiano. Neste grupo, estão: usuários-chave, colegas de projeto, gestor ou interessados diretamente no projeto.

Um exemplo de definição de papéis nos principais entregáveis de uma integração de software e sistema seria:

  • R (Responsible) — equipe de desenvolvedores e programadores que farão as integrações;
  • A (Accountable) — gerente do projeto, responsável por validar e aceitar a entrega;
  • C (Consulted) — usuários-chave dos sistemas a serem integrados, profissionais com mais experiência nesse tipo de projeto e patrocinadores que possam apoiar os desenvolvedores e programadores;
  • I (Informed) — usuários finais de sistemas impactados pela inclusão ou exclusão de novas funcionalidades.

Como usar a matriz RACI?

A ferramenta funciona com base na atribuição das letras R, A, C e I às atividades em que cada um se envolverá. Para tanto, basta criar uma tabela, na qual as colunas recebem os nomes ou os cargos das pessoas envolvidas, enquanto as linhas correspondem às tarefas a serem entregues.

Depois, basta preencher cada campo dessa tabela com uma ou mais letras, indicando, para cada atividade, qual será o papel daquela pessoa em seu desenvolvimento e sua entrega.

É importante se ater às seguintes regras:

  1. Para cada demanda, devem existir, pelo menos, um responsável por realizá-la e uma autoridade. Ou seja: você precisa sinalizar ao menos uma pessoa como “A” e outra como “R”.
  2. Não deve existir mais de uma autoridade (A) para uma atividade.

Algumas tarefas não precisam ter pessoas a serem consultadas (C) ou informadas (I), pois podem ser apenas de interesse interno da equipe. Exemplo disso é a criação de novos campos em um formulário a ser utilizado futuramente no sistema.

É possível adaptá-la?

Você já percebeu que, em sua formulação original, a matriz RACI possui apenas 4 tipos de responsabilidades. Contudo, no cotidiano da gestão de projetos, acabamos nos deparando com situações que pedem a inclusão de mais pessoas com diferentes atribuições.

Como você faria, por exemplo, para incluir um Accountable que não fosse o responsável pela gestão do projeto, mas respondesse pelo cliente no momento do aceite dos entregáveis? E como aquela pessoa que faz parte da equipe do cliente e é delegada por ele para acompanhar o projeto poderia ser relacionada, se não podem existir duas autoridades para um mesmo entregável?

Outra questão seria: como definir um recurso que se envolveria naquela atividade apenas na ausência de seu responsável? Ou você diria ao cliente que a tarefa atrasou porque o analista júnior faltou naquele dia e a criação dos formulários do sistema era de sua responsabilidade?

Para eliminar esses gaps, é comum ver novas funções e adaptações da matriz RACI original. Abaixo, listamos as mudanças mais comuns:

M (Manager)

É a pessoa responsável pelo gerenciamento da entrega, mas não por sua aprovação.

Em grandes projetos, por exemplo, pode haver coordenadores ou líderes de equipes que exercem o trabalho de gestão dos times e de suas tarefas, mas não são os responsáveis diretos pela entrega. Outra situação seria o gerente de projeto validar a entrega, mas a aprovação ficar a cargo de algum profissional da equipe do cliente.

B (Backup)

Trata-se do profissional que substituirá o responsável pela tarefa caso ocorra algum imprevisto.

O backup funciona como uma espécie de plano B. Se o responsável pela tarefa faltar, será preciso adiantar algum outro entregável, atrasar atividades ou até deixar de fazer parte da equipe do projeto. O substituto, então, já estará de prontidão para assumir suas responsabilidades.

É necessário bastante cuidado ao sinalizar alguma atividade com um claro substituto. Afinal, seu uso enfraquece o senso de responsabilidade que o primeiro profissional indicado deveria ter. Deve-se destacar, para o responsável, que o substituto só pode ser usado em último caso.

N (Notify)

As pessoas assinaladas com a letra “I” devem ser informadas sobre entregas e atividades que impactam diretamente sobre seu cotidiano ou sobre tarefas que são de seus interesses. No entanto, há aquelas que precisam apenas ser notificadas sobre a conclusão de uma atividade.

Um desenvolvedor, por exemplo, precisa ser notificado que outro colega terminou uma tarefa para iniciar uma atividade relacionada à anterior. Ou um departamento precisa ser notificado sobre a nova funcionalidade de um sistema, ainda que isso não impacte diretamente suas atividades.

Separar essas duas funções ajuda o gestor a sinalizar para suas equipes a importância da informação para cada grupo de pessoas. Afinal, a equipe que precisa ser informada é impactada diretamente pela entrega feita pelo responsável. Já as pessoas a serem notificadas, em algum momento, descobririam a alteração, mesmo se não recebessem a informação naquele instante.

No primeiro caso, há a obrigatoriedade de transmissão da informação sobre o projeto, sob o risco de dificultar o trabalho de alguém. No segundo, a informação agiliza novos processos e tarefas, mas não é mandatória para a continuidade de atividades e rotinas das pessoas.

O (Originator)

O originador é o criador de uma atividade. O não uso da letra “C” se dá para não confundir quem está olhando a planilha, pois ela já foi empregada para indicar o Consulted.

Sinalizar o originador de uma entrega ajuda os responsáveis a elucidar possíveis dúvidas sobre funcionalidades, características ou até sobre o que se pretendia ao criar aquele entregável (ou determinada tarefa). Ou seja: é possível inserir novos papéis na matriz de responsabilidades, sendo que toda a customização para aperfeiçoar sua aplicação é bem-vinda.

Porém, há um cuidado a se tomar: ao criar a matriz RACI, você tornará a gestão do projeto e das atividades bem mais visual. A pessoa precisará apenas dar uma rápida olhada na planilha para saber quais são as suas responsabilidades.

Logo, se você incluir várias novas atribuições e diversas letras, estará dificultando essa gestão visual das responsabilidades. Avalie sempre se as alterações são, de fato, necessárias!

Quais são seus benefícios?

1. Divisão clara de tarefas

A matriz elimina os dilemas sobre de quem é a responsabilidade pelo quê. Isso quer dizer que essa ferramenta evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável.

2. Facilidade no levantamento de informações

Se há, de algum modo, o registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos, fica mais fácil encontrar o dono da tarefa, por exemplo.

3. Otimização do contato entre membros da equipe

Esquecer-se de determinados membros da equipe ou sobrecarregar outros não é uma situação tão rara. Casos assim, na maioria das vezes, acontecem pela falta de uma definição formal de quem deve ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou a realização de atividades. A matriz RACI, elaborada e divulgada, reduz esses eventos.

4. Crescimento do senso de responsabilidade

Muitas vezes, pela falta de formalização das responsabilidades, atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para concluí-las. Mas, com a alocação das demandas aos responsáveis, a procrastinação ou a negligência de tarefas pode ser eliminada.

A criação de uma matriz de responsabilidades é tarefa simples e requer apenas organização. Na verdade, se trata de um esforço muito pequeno a ser feito no início do projeto, para o preenchimento da matriz RACI, mas com ganhos extraordinários quando aplicado em todo o ciclo de vida do projeto.

Como funciona a atribuição de papéis na sua empresa? Deixe um comentário e compartilhe com a gente suas experiências!

Confira na Prática como funciona a Matriz RACI

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