Gestão de projetos: como aumentar a produtividade?

O objetivo de qualquer projeto é chegar ao seu término com o máximo de aprovação possível. No entanto, quem lida diariamente com gestão de projetos reconhece que atingir todas as metas, assim como aumentar a produtividade, tem sido um grande desafio para a maioria dos negócios.
Qualquer atividade, por mais simples ou complexa que seja, exige total dedicação por parte da sua equipe. Contudo, nem sempre é possível completar as tarefas nos prazos estabelecidos ou com a agilidade esperada pela empresa.

Diante deste cenário, aumentar a produtividade tornou-se uma estratégia de mercado, sendo sua implantação necessária em qualquer gestão de projetos. Por outro lado, existem ferramentas e outras maneiras que podem tornar mais prático e eficiente o gerenciamento de projetos, em termos de produtividade e otimização de tempo.
Facilitar a organização e a delegação de tarefas é essencial para alcançar os melhores resultados. Por isso, se você deseja obter um melhor controle sobre sua gestão de projetos, confira a seguir nossas dicas para aumentar a produtividade:

Selecione as tarefas que são prioridades

Ainda que a agenda esteja lotada de tarefas, não é recomendado fazer todos os projetos simultaneamente, sem selecionar quais são os mais importantes. Além de sobrecarregar sua equipe com prazos apertados e urgentes, você dá margem para que alguns erros passem despercebidos, comprometendo a qualidade ao final.
Para evitar esse tipo de situação, sugerimos criar uma tabela de prioridades ou uma lista para separar as tarefas que precisam ser entregues antes.
No geral, por meio de uma plataforma manual ou online, fica mais fácil decidir as prioridades, assim como negociar prazos ou adiantar outros projetos, de acordo com a necessidade e a disposição de toda a equipe. E, como resultado, toda a empresa consegue otimizar suas operações com uma ajudinha extra da tecnologia.

Planeje suas ações

A cada instante, novos projetos chegam a sua caixa de e-mail, solicitando a devida tratativa. Você, como gestor, precisa delegar corretamente todas as tarefas para a sua equipe, de forma que todos sejam produtivos e eficientes na entrega.
Porém, para que esse processo seja concluído com sucesso, algumas medidas precisam ser tomadas a fim de não ocorrer interrupções e demais falhas. Uma delas é planejar cada ação, analisando quais são os percursos mais adequados para finalizar toda a demanda.
Então, antes de entregar as atividades, confira em sua agenda o histórico do cliente e faça as seguintes perguntas:

• O projeto pode ser dividido em etapas?
• Quantas pessoas serão selecionadas para desenvolvê-lo?
• Quantas horas ou quantos dias serão necessários para concluir o projeto?

Todas essas informações serão úteis para a sua delegação de tarefas e ainda vão poder auxiliar no cumprimento de prazos e na agilidade das operações.

Vença a procrastinação

“Deixar as coisas para amanhã” é um péssimo hábito que pode ser encontrado tanto na vida pessoal como na profissional. No entanto, em ambos os casos, as consequências são irreversíveis e podem prejudicar o rendimento de uma equipe inteira.

No gerenciamento de projetos, por exemplo, é comum adiar determinadas tarefas pelo cansaço ou simplesmente por algum empecilho que impeça a sua finalização. Em todo caso, foco é a palavra-chave para vencer a procrastinação.

Então vale lembrar que a procrastinação é uma grande inimiga da produtividade e, por isso, dividir as tarefas em períodos menores, eliminar distrações, estipular recompensas e pausas e não esperar somente pelo momento certo são algumas ações que podem ajudar na luta contra o “deixar para depois”!

Monitore e revise as tarefas

O constante monitoramento da gestão de projetos permite prever situações antes mesmo que elas ocorram. Isso inclui detectar erros, apontar outros caminhos ou mudar o escopo elaborado no início do projeto, entre outras funcionalidades importantes para o gerenciamento e o aumento da produtividade.

Planejar um projeto também consiste em aceitar que algumas mudanças podem ser necessárias durante o seu desenvolvimento. Contudo, por meio de revisões e monitoramentos, torna-se possível antecipar conflitos e encontrar novas maneiras de organizar o tempo e as operações, evitando o desperdício de recursos e esforços.

Mas não pense que este acompanhamento também não exige a utilização de ferramentas que possam organizar melhor os fluxos, ajudando a identificar as falhas existentes ou que estão por vir.

Ferramentas como o Artia, por exemplo, facilitam o gerenciamento de projetos, incluindo as fases de revisão e monitoramento. É possível, ainda, gerenciar e organizar suas atividades em equipe, o que traz ganho de tempo e maior produtividade.

Faça uma pausa

Colocar pressão sobre sua equipe é uma atitude que afetará diretamente na produtividade de toda a empresa. Por isso a pausa tornou-se um processo tão valioso e importante para o meio corporativo, possibilitando o descanso do próprio pensamento e a revitalização das energias.

Já percebeu que, quando estamos sob pressão, nossas habilidades são reduzidas, assim como nossa capacidade de pensar melhor e mostrar nossos verdadeiros talentos?

O segredo para manter as pausas sem afetar o rendimento de toda a equipe é estabelecer uma cultura colaborativa onde todos possam ter liberdade para tomar um café, fazer um lanche, entre outras tarefas. Além disso, com essa pausa, seu time encontrará mais disposição para finalizar os projetos, mantendo-se proativo em cada atividade.

Seja flexível

Trabalhar com pessoas é uma arte que requer habilidades e comprometimento, mas isso não significa que você deva cuidar da gestão de projetos como um profissional autoritário e inflexível.

Ao contrário disso, bons líderes conseguem incentivar e inspirar sua equipe através de hábitos motivadores, delegando tarefas com cordialidade e precisão nos momentos de negociações e cobranças.

Com esse comportamento, qualquer projeto pode ser desenvolvido sem muitos problemas, já que existe um relacionamento de transparência e confiança entre você e todos da sua equipe.

Vale lembrar que a flexibilidade também é uma competência que estimula a produtividade, pois permite que seus funcionários se empenhem o máximo possível, sem deixar a responsabilidade de lado.

Como mencionamos, aumentar a produtividade na gestão de projetos tornou-se uma questão de sobrevivência no meio corporativo. Por isso, seguir nossas sugestões fará toda a diferença para sua equipe. Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário!