Gerenciamento de Projeto

Independentemente do seu setor e dos seus processos, toda empresa quer crescer. E, para isso, ela precisa empreender novos projetos que alteram a sua forma de operar diariamente. Ou seja, os projetos estão no coração de qualquer negócio.

Naturalmente, promover mudanças nunca é fácil, o que torna o gerenciamento de projeto uma atividade bastante desafiadora. No entanto, por mais que cada projeto seja único, existem alguns obstáculos comuns que cedo ou tarde podem surgir.

Veja, a seguir, 4 problemas que você deve levar em conta para garantir o sucesso do seu projeto:

Objetivos: eles estão bem definidos?

Segundo a 5ª edição do PMBOK,

um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Nessa definição, talvez o ponto mais importante seja o fato de todo projeto ser temporário, o que pressupõe início, meio e fim.

O projeto só poderá ser considerado um sucesso se, ao final, os objetivos foram atingidos. Por isso, um dos principais obstáculos para o sucesso de qualquer projeto é a mudança constante desses objetivos.

Pensando no seu projeto como uma viagem, se você alterar constantemente o seu destino, nunca não vai chegar ao destino — e ainda vai gastar muito mais do que o planejado. Portanto, fique atento às mudanças de objetivo e sempre que ocorrer alguma, atualize o plano do projeto.

Expectativas: estão todas alinhadas?

Ainda na definição do PMBOK, outro ponto importante é o “produto, serviço ou resultado exclusivo”. É importante que esse resultado esteja claro para todas as pessoas envolvidas no projeto. Cada um sabe o que esperar das entregas que o projeto vai realizar?

Neste ponto, é importante elaborar um escopo bem detalhado, no qual estejam bem definidos os critérios de aceitação e os requisitos de aprovação, após um cuidadoso levantamento de requisitos com o sponsor (patrocinador) do projeto e as demais partes interessadas (decisores, clientes, usuários, entre outros).

Responsabilidades: todos sabem o que fazer?

Se o objetivo está claro e as expectativas foram alinhadas a um escopo de trabalho realizável, o próximo obstáculo geralmente aparece quando não está claro, para a equipe, o que cada um deve realizar e até que pondo cada um deve se envolver em cada tarefa.

Para evitar transtornos, elabore uma Matriz RACI. Envolva a equipe no processo para que cada um fique ciente desde o início do projeto a respeito de sua responsabilidade.

Comunicação: as informações estão circulando?

A falta ou a ineficiência da comunicação vem sendo apontada como a principal causa dos fracassos em projetos. Lembre-se de que comunicar com eficiência é um dos passos fundamentais para o trabalho em equipe.

Nesse ponto, mais do que passar a mensagem com clareza, é importante manter a constância da comunicação. Desde o início do projeto, deve ser definido um plano de comunicação que deixe claro à equipe por onde chegarão as informações do projeto e com que periodicidade.

Além disso, o plano deve conter alternativas de comunicação rápida em caso de urgências, garantindo que todos saibam do andamento do projeto e fiquem alinhados quanto às respostas a possíveis imprevistos.

Você conhece outros problemas do gerenciamento de projeto? Quais? Compartilhe as suas ideias conosco. Deixe um comentário.

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