Gerenciamento de projeto: 4 coisas que você não pode desconsiderar

Gerenciamento de projeto: 4 coisas que você não pode desconsiderar

Escrito por Roberto Gil Espinha

09 Nov 2016

3 min de leitura

Independentemente do seu setor e dos seus processos, toda empresa quer crescer. E, para isso, ela precisa empreender novos projetos que alteram a sua forma de operar diariamente. Ou seja, os projetos estão no coração de qualquer negócio.

Naturalmente, promover mudanças nunca é fácil, o que torna o gerenciamento de projeto uma atividade bastante desafiadora. No entanto, por mais que cada projeto seja único, existem alguns obstáculos comuns que cedo ou tarde podem surgir.

Veja, a seguir, 4 problemas que você deve levar em conta para garantir o sucesso do seu projeto:

Objetivos: eles estão bem definidos?

Segundo a 5ª edição do PMBOK,

um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Nessa definição, talvez o ponto mais importante seja o fato de todo projeto ser temporário, o que pressupõe início, meio e fim.

O projeto só poderá ser considerado um sucesso se, ao final, os objetivos foram atingidos. Por isso, um dos principais obstáculos para o sucesso de qualquer projeto é a mudança constante desses objetivos.

Pensando no seu projeto como uma viagem, se você alterar constantemente o seu destino, nunca não vai chegar ao destino — e ainda vai gastar muito mais do que o planejado. Portanto, fique atento às mudanças de objetivo e sempre que ocorrer alguma, atualize o plano do projeto.

Expectativas: estão todas alinhadas?

Ainda na definição do PMBOK, outro ponto importante é o “produto, serviço ou resultado exclusivo”. É importante que esse resultado esteja claro para todas as pessoas envolvidas no projeto. Cada um sabe o que esperar das entregas que o projeto vai realizar?

Neste ponto, é importante elaborar um escopo bem detalhado, no qual estejam bem definidos os critérios de aceitação e os requisitos de aprovação, após um cuidadoso levantamento de requisitos com o sponsor (patrocinador) do projeto e as demais partes interessadas (decisores, clientes, usuários, entre outros).

Responsabilidades: todos sabem o que fazer?

Se o objetivo está claro e as expectativas foram alinhadas a um escopo de trabalho realizável, o próximo obstáculo geralmente aparece quando não está claro, para a equipe, o que cada um deve realizar e até que pondo cada um deve se envolver em cada tarefa.

Para evitar transtornos, elabore uma Matriz RACI. Envolva a equipe no processo para que cada um fique ciente desde o início do projeto a respeito de sua responsabilidade.

Comunicação: as informações estão circulando?

A falta ou a ineficiência da comunicação vem sendo apontada como a principal causa dos fracassos em projetos. Lembre-se de que comunicar com eficiência é um dos passos fundamentais para o trabalho em equipe.

Nesse ponto, mais do que passar a mensagem com clareza, é importante manter a constância da comunicação. Desde o início do projeto, deve ser definido um plano de comunicação que deixe claro à equipe por onde chegarão as informações do projeto e com que periodicidade.

Além disso, o plano deve conter alternativas de comunicação rápida em caso de urgências, garantindo que todos saibam do andamento do projeto e fiquem alinhados quanto às respostas a possíveis imprevistos.

Você conhece outros problemas do gerenciamento de projeto? Quais? Compartilhe as suas ideias conosco. Deixe um comentário.

Roberto Gil Espinha
Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
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