Projetos, por mais planejados e organizados que sejam, podem ser cercados de incertezas. Essas incertezas podem dar lugar a problemas que mais tardem comprometem a entrega do empreendimento e, consequentemente, a satisfação do cliente e das demais partes envolvidas. Quando falamos em gestão de projetos em tecnologia da informação, essas adversidades se tornam ainda mais graves porque a TI é uma área central da organização e seus projetos, mesmo que pequenos, têm o poder de impactar toda a empresa.
Certamente você não quer que isso aconteça, certo? Então acompanhe nosso texto para descobrir os principais motivos de incêndios na gestão de projetos de TI e como apaga-los antes mesmo da primeira faísca surgir.
Boa leitura.
Motivos de incêndio na Gestão de Projetos em Tecnologia da Informação (e como evita-los)
Má gestão de stakeholders
A má gestão dos stakeholders é um dos principais causadores de incêndio na execução de um projeto de TI.
Isso acontece porque geralmente há muitas partes envolvidas em um projeto de tecnologia da informação: o patrocinador, o cliente, a equipe de gerenciamento do projeto, os gestores das áreas de negócio, e muitos outros. Por isso, pode ser difícil identificar todos os stakeholders logo no início.
Assim, é comum que um ou outro stakeholder fique de fora na parte de planejamento e levantamento de requisitos. Quando isso acontece, essas partes interessadas acabam surgindo posteriormente, levantando novos requisitos e sugerindo mudanças, criando um ambiente de urgência, pois novas demandas precisam ser atendidas pela equipe que está executando o projeto.
Como evitar: é muito importante fazer a identificação dos stakeholders no início do projeto, e para isso o gerente de projeto pode pedir ajuda para outros membros da equipe de gerenciamento. Depois que todos os stakeholders forem identificados, é altamente recomendável que se construa um canal único para troca de informações, para que eles saibam tudo que está sendo feito e para que possam dar feedbacks periodicamente.
Mudanças constantes no escopo
O escopo de um projeto é muito importante, pois é através dele que será possível detalhar todos os aspectos relacionados ao trabalho que será executado: desde uma lista de coisas a fazer até a linha base do cronograma.
Esse escopo, no entanto, pode sofrer mudanças ao longo do projeto, principalmente porque as partes interessadas dão feedbacks constantes sobre a execução do projeto, e stakeholders com o mesmo nível de influência no projeto podem discordar sobre os rumos que estão sendo tomados.
É claro que a equipe de gerenciamento de projetos e o próprio gerente estão preparados para realizar essas mudanças conforme os feedbacks são apresentados, no entanto, mudanças muito frequentes e repentinas também podem causar um verdadeiro incêndio na execução do projeto, afinal, quanto mais mudanças são solicitadas, mais tempo e custos são despendidos na execução do projeto.
Como evitar: o gerente de projetos deve tentar minimizar ao máximo os impactos das mudanças na entrega final do projeto e encontrar uma linha de acordo entre as partes interessadas, para que o trabalho não tenha que ser refeito tão repentinamente, a cada opinião diferente.
Má gestão dos recursos humanos
A TI é composta principalmente por recursos humanos, pois não adianta ter uma grandiosa infraestrutura tecnológica se não há recursos empreendidos para a utilização dessa infraestrutura. São esses profissionais que trabalharão diretamente na execução do projeto, utilizando a tecnologia apenas como um suporte.
No entanto, nem sempre esses profissionais estão capacitados para utilizar a infraestrutura disponível para executar o projeto.
Do mesmo modo, o gerente de projetos nem sempre pode escolher com quais recursos ele irá trabalhar. Pelo contrário: muitas vezes a equipe já está estabelecida antes mesmo dele chegar.
Outro fator agravante que pode atrapalhar a gestão dos recursos humanos empreendidos no projeto é a falta de capacitação: o meio acadêmico nem sempre é suficiente para capacitar um colaborador, e o gerente de projetos acaba tomando para si a missão de treinar o recurso humano.
Como evitar: o gerente de projetos de TI deve extrair o melhor da sua equipe, alocando as pessoas com habilidades certas para executar os trabalhos que mais se encaixam com elas. Realizar treinamentos muitas vezes também é o melhor caminho para ter os recursos humanos mais capacitados, entregando o melhor resultado. Outra solução bastante comum é terceirizar alguns trabalhos.
Infraestrutura incompatível com o projeto
Assim como os recursos humanos, a infraestrutura, se não for compatível com o exigido para a execução do projeto, também pode causar incêndios na equipe de gerenciamento de projetos. Não basta ter uma equipe excelente, se os recursos tecnológicos disponíveis também não forem compatíveis.
Imagine a situação: o gerente de projetos capacita toda a sua equipe para a execução de um grande projeto da empresa, com alta complexidade, mas quando os recursos finalmente iniciam o projeto, as máquinas disponíveis colaboram para o atraso do projeto, pois não são as melhores para executar determinado trabalho.
Como evitar: é importante lembrar que a TI está em constante transformação, e a infraestrutura disposta na sua empresa deve acompanhar essa modernização. Por isso, é preciso que a organização ofereça a infraestrutura mais adequada para a equipe de execução do projeto, compatível com o que eles precisam no momento.
Falta de gestão de riscos
De acordo com uma pesquisa organizada pela PM Solutions, as empresas despendem em média 200 milhões de dólares por ano em projetos e desses 200 milhões, 74 são investidos em projetos que tem riscos de dar errado.
Todo projeto possui incertezas, isso é fato. Portanto, é preciso premeditar algumas dessas incertezas e tomar ações de contingência para que pequenos riscos não se transformem em incêndios que comprometam a entrega do resultado final do projeto.
Os projetos de TI possuem naturalmente uma complexidade muito elevada, então o gerenciamento de riscos é ainda mais importante nessa área.
No entanto, os gerentes de projetos de TI costumam não fazer o gerenciamento de riscos, por acreditam que isso envolve despender mais tempo com precauções do que com efetivamente a execução.
Como evitar: antes de efetivamente começar o projeto, é preciso avaliar quais riscos ele apresenta. Se ele pode atrasar, se problemas com a infraestrutura podem ocorrer, entre outros. Uma das medidas que podem ser tomadas para que os riscos não comprometam a entrega final do projeto é fazendo um orçamento de contingência.
Se você quer saber mais sobre a gestão de riscos em projetos, leia nosso post: Gerenciamento de Riscos em Projetos: aprenda como identificar e planejar e fique por dentro assunto.
Aproveite e veja também como o Artia pode ser um grande aliado na gestão de projetos de TI e evite os incêndios do seu projeto com a ajuda da nossa ferramenta.
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