Como gerenciar as expectativas dos stakeholders?

Patrocinadores, membros das equipes de execução, diretoria, gestores e gerentes, beneficiados, fornecedores etc. Os stakeholders de um projeto Gerenciar as expectativas dos stakeholders?correspondem a todas as pessoas envolvidas que de alguma forma contribuem ou têm influência sobre ele. É em relação a eles ou por estas pessoas que as expectativas são geradas, cada uma em relação aos interesses individuais ou de um grupo. Enquanto gerente de projetos (GP), é seu papel mediar os interesses e expectativas desses stakeholders, garantindo o sucesso e até mesmo a superação deles. Mas como gerenciar a ânsia por resultados de todos os envolvidos?

Os tipos de stakeholders

O primeiro passo para gerir as expectativas é conhecer quem são os stakeholders de seu projeto. Não apenas cargos ou funções, mas o perfil deles, que pode ser dividido, basicamente, em três:

Conectados

São os stakeholders que interagem frequentemente com o projeto, influenciando decisões com suas opiniões. Contudo, por estarem envolvidos com outras pessoas influentes, são também influenciáveis, o que propicia um maior dinamismo ao trabalho em execução.

Atuantes

Correspondem aos stakeholders mais envolvidos com o projeto, o que os direciona a defenderem mais fielmente seus interesses, assim como os direitos que possuem. Por esse motivo, é comum a esse perfil se unir aos outros envolvidos, formando grupos de influência que podem fazer a diferença nas decisões para a execução dos projetos.

Informados

Diz respeito àqueles stakeholders que possuem um maior acesso às informações sobre o projeto. Eles possuem conhecimento sobre as questões técnicas, estratégicas, comerciais, dentre outros.

Como analisar os diversos stakeholders e identificar as expectativas para superá-las

Após identificar os perfis dos stakeholders de um projeto, você deve entender o que cada um desses grupos espera com ele: quais os objetivos e os resultados almejados? Para isso, será necessário realizar uma análise deles, levando em consideração o que cada um desses grupos esperam: quais são os objetivos, os interesses e os resultados esperados.   Com isso, também será possível identificar as redes de stakeholders, o que favorece na definição de estratégias de engajamento com cada uma delas. Para isso, contudo, é imprescindível ao GP conseguir visualizar os influenciadores dessas redes, uma vez que a estratégia poderá ganhar mais força.

Como gerenciar as expectativas destes públicos e lidar com as insatisfações resultantes das decisões tomadas

A gestão de expectativas dos stakeholders compreende em ir além de lidar apenas com cliente, equipes e patrocinadores de um projeto. Toda a comunidade impactada se torna importante no processo, haja visto que o intuito é entregar resultados aos clientes e isso está diretamente ligado não apenas ao cumprimento de prazos e entregas, mas também à satisfação de usuários e demais envolvidos. Nesse sentido, é importante ao GP identificar necessidades, comportamento e objetivos de cada uma dessas redes, antecipando possíveis gargalos futuros com os resultados pretendidos por cada um dos interessados. A dica para que você consiga gerenciar essas expectativas e até mesmo para contornar alguma situação antes mesmo que ela chegue a um ponto crítico é montar, com o auxílio de um software específico ou mesmo uma planilha, uma relação que auxilie a analisar estas redes de stakeholders para definir planos de ação. Qual o grau de poder e de interesse de cada um dos grupos? Traçar um paralelo sobre os aspectos positivos e negativos de cada um deles, bem como a influência e o impacto diante do projeto também facilita esta gestão. E você, o que faz para gerenciar as expectativas dos stakeholders de seus projetos hoje? Tem alguma dica adquirida em sua experiência ou alguma situação a compartilhar? Aproveite os comentários abaixo!

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