Management Project é o esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Fazer uma gestão de projetos que dê resultados demanda tempo e dedicação por parte de gestores e todos os membros da equipe. Quando as ações futuras não são planejadas de forma eficiente, o risco de algo dar errado é grande, podendo gerar retrabalhos e atividades mal coordenadas que, no final, signifiquem custos desnecessários e resultados insatisfatórios.
Mas, na pressão por alcançar resultados de curto prazo, muitos gestores acabam pulando etapas essenciais do processo de gestão de projetos. E é este o ponto que trataremos neste artigo: como organizar o Management Project? Acompanhe!
Estabeleça prazos realistas
Dos requisitos para a elaboração de um bom projeto, ser realista é o mais importante. Mas realizar estimativas de prazos e recursos pode ser um verdadeiro caos em qualquer planejamento.
Por isso, na hora de alinhar o escopo e fechar o cronograma, é preciso que tudo se encaixe e que todos os membros da equipe saibam o que precisam fazer, de forma a evitar surpresas desagradáveis na hora da execução.
O processo de execução de um projeto realista, com um escopo bem definido, não corre o risco de ser abandonado no meio do caminho ou mesmo ser acometido por atrasos. Assim, a confiança do cliente com a sua empresa não será comprometida.
Vale destacar que é comum muitas empresas lidarem com vários projetos ao mesmo tempo e são nessas situações que a atenção com o cronograma deve ser redobrada. O gestor precisa identificar prioridades e desenhar fluxos de atividades, definindo quais tarefas precisam aguardar a conclusão de outras, quais podem ser realizadas em paralelo e quanto tempo cada trabalho leva para ser finalizado. Vale a pena investir em um bom planejamento para não cair nas armadilhas temporais.
Calcule o orçamento
Qualquer gestão moderna, sem exceção, deve levar em consideração a otimização dos recursos disponíveis e exercer o máximo controle dos custos. Cada projeto tem de ser minuciosamente avaliado e planejado para evitar o dispêndio de esforços em tarefas desnecessárias.
Não considerar as suas limitações orçamentárias resultará no risco de esgotamento dos investimentos financeiros durante a execução dos processos. Um cenário desastroso que colocará a sua capacidade de liderança em questão pela equipe e seus clientes.
Pode ser difícil prever com exatidão o custo total das atividades a serem realizadas, mas é completamente viável fazer estimativas aproximadas do valor real para servir de referência ao planejamento.
Por isso, faça levantamentos de dados históricos, informações de projetos anteriores e conte com a participação de toda equipe para projetar um orçamento factível. O gestor deve caprichar nesta fase, definindo o escopo com clareza, todos os recursos que serão utilizados e os custos a serem gerados. Assim evita-se que certas necessidades sejam descobertas apenas quando as tarefas já estão em execução.
Desenvolva uma boa comunicação interna
Falhas de comunicação interna podem provocar tropeços no processo e resultar em prejuízos, atrasos nas entregas e, finalmente, insatisfação dos clientes. Por isso, é fundamental que a gestão de projetos tenha um sistema de comunicação fluida e consistente, de forma a distribuir o trabalho entre os colaboradores de sua equipe, munindo-os constantemente com informações claras e atualizadas.
Um projeto pode ter o melhor planejamento, um escopo bem definido, um cronograma ajustado e um orçamento bem elaborado, mas toda execução é realizada por pessoas. Portanto, nada disso será suficiente, se a comunicação for deficiente.
Encontre o melhor método para sua equipe
A literatura de gestão, na categoria de metodologias, conta com diversos autores que apresentam métodos para facilitar a gestão de projetos. Enquanto que um método ideal para todas as ocasiões não existe, o gestor deve encontrar na prática aquele que mais se adapta às realidades de seu time.
Entretanto, depois de feita a escolha, mantenha a mesma metodologia por toda a duração dos trabalhos. A mudança constante entre métodos deve ser evitada para que não ocorra a quebra da lógica que conduz o processo.
Considere os imprevistos
Um projeto pode parecer fácil quando está no papel. Afinal, todas as atividades e os respectivos prazos já estão determinados. Mas muitos imprevistos ocorrem durante o processo de execução, obrigando a equipe a reavaliar certos pontos da estratégia ou mesmo decidir por cancelar o empreendimento.
Claro que há fatores que afetam a gestão de projetos que não são fáceis de identificar e controlar, mas há certas inconveniências, como a saída de membros da equipe ou etapas equivocadas, que podem ser consideradas ainda na fase de planejamento para tornar o escopo flexível e apto a responder em situações desfavoráveis.
Registre os resultados
O acúmulo de experiência obtida em projetos passados propicia aprendizados que devem ser empregados nos trabalhos seguintes. Dessa forma, erros cometidos não serão repetidos e acertos, potencializados, estabelecendo um fluxo de melhoria contínua em um contexto geral.
Mas isso só é possível se o andamento dos projetos for registrado e arquivado de uma forma acessível e objetiva. Além disso, a própria prática da documentação facilita o entendimento das causas e ensinamentos que as experiências têm a oferecer.
Invista em tecnologia de gestão de projetos
Não há como fugir da tecnologia, ela é uma grande aliada do sucesso na gestão de projetos. Por isso, procure ferramentas e métodos que possibilitem um melhor controle e organização de todas as etapas, desde a definição do escopo até o processo de execução.
Ao utilizar ferramentas tecnológicas, o gestor pode lançar mão de indicadores de desempenho que o auxiliem na avaliação do progresso. Assim, é possível acompanhar o projeto em escala diária, semanal ou mesmo mensal e detectar qualquer problema que precise de atenção imediata.
Já um sistema de gestão de projetos pode tornar o processo mais simples, evitando – ou mesmo eliminando – atrasos e falta de qualidade nos resultados.
Não perca mais tempo! Faça os preparativos para você organizar os projetos de sua organização e supere as expectativas dos clientes e conquistando a admiração de sua equipe com essas dicas! Quer se aprofundar mais no tema? Continue a leitura, aprendendo novas técnicas para a organização de seus trabalhos!
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