Atualmente é muito comum ouvir de uma equipe de trabalho frases como “não sabia o que era para fazer” ou “a atividade está parada com fulano desde semana passada”. Essas perguntas são resultantes de um gerenciamento de atividades ineficiente (ou até inexistente).
Mas fique tranquilo! Ainda há tempo de reverter esse cenário e fazer um bom gerenciamento das suas atividades diárias e ajudar o seu time a praticar essa gestão também.
Acompanhe nosso texto para entender como organizar o seu dia com um Gerenciamento de Atividades eficiente.
O que é um Gerenciamento de Atividades eficiente?
Gerenciamento de atividades é a arte de organizar, distribuir e controlar as atividades que serão executadas em um determinado período de tempo, afim de otimizar o tempo e priorizar as entregas mais importantes.
Fazer um gerenciamento de atividades eficiente significa saber organizar as tarefas de acordo com a sua importância, acompanhar o andamento de todas para que nenhum prazo seja descumprido e delegar quando necessário.
O gerenciamento de atividades deve ser uma prática cotidiana para todo profissional que precisa lidar com muitas tarefas diferentes (e até simultâneas) durante o seu dia de trabalho, mas também deve ser acompanhado e reforçado pelo gestor da área, que precisa se certificar de que os profissionais estão fazendo o gerenciamento de maneira correta e interferir quando necessário.
Além dos fatores que te contamos acima, o gerenciamento de atividades ainda é importante por mais uma série de motivos. Acompanhe para saber quais são:
A importância do Gerenciamento de Atividades
Priorização
Alguns profissionais gastam horas em atividades que não trazem nenhum resultado imediato para o seu trabalho, enquanto há outras atividades mais importantes esperando para serem executadas.
Esse é um grave problema de falta de priorização de atividades.
Priorizar atividades significa, basicamente, executar primeiro as atividades que geram mais impacto para a vida do colaborador e preterir outras que podem ser realizadas com um prazo mais tranquilo e que não impactam diretamente na vida de todos.
Além disso, a priorização auxilia para que os profissionais tenham foco e centralizem seus esforços no que realmente é importante.
Vamos a um exemplo para entender como o gerenciamento de atividades é importante para a priorização: com uma lista de atividades que precisam ser executadas o colaborador pode se perguntar “qual atividade mais afeta outros colaboradores e terá um impacto maior no meu cotidiano? ” e assim ele pode executar primeiro a atividade que responde a essa pergunta.
Produtividade
Em uma equipe com produtividade baixa é comum encontrar algumas características, como: falta de clareza do que precisa ser feito, muitos fatores de distração e até desmotivação.
Com um gerenciamento de atividades eficiente é possível contornar esses problemas!
Criar uma lista de atividades, deixar claro para os colaboradores o que é importante que eles executem e delegar tarefas que precisam ser executadas, pode clarear o que está obscuro sobre os trabalhos dos profissionais da sua área, direcionar a atenção deles para que tenham mais foco e entendam a importância das suas entregas e, é claro, ter uma equipe que saiba exatamente o que precisa ser feito e quando precisa ser feito.
Prazos
Um dos principais objetivos de fazer um gerenciamento de atividades é observar os prazos de cada tarefa para que tudo seja entregue dentro do esperado. Sendo assim, não poderíamos deixar de falar desse benefício.
Com a gestão das atividades, é possível organizar todas as tarefas pelos prazos de entrega estabelecidos pelos solicitantes.
Em alguns ambientes de trabalho, como um escritório de projetos ou uma agência de marketing, é muito comum que as pessoas sejam movidas pelos prazos de entregas das atividades. Por isso é tão importante que eles estejam bem definidos e claros para todo mundo.
Comunicação
Uma gestão de atividades eficiente ainda permite que a comunicação entre todos os membros da equipe seja mais fácil.
Isso acontece porque cada um terá clareza sobre o mapeamento das atividades e saberá o que precisa ser entregue e como as suas entregas interferem na vida dos outros colaboradores.
A comunicação ainda é facilitada se as atividades forem fáceis de visualizar.
Mas você deve estar se perguntando: como organizar essas atividades de um modo que seja fácil de visualizar e de utilizar? Simples! Com uma ferramenta de gerenciamento de atividades:
Ferramentas online para fazer Gerenciamento de Atividades
Observando todos os benefícios listados acima, você certamente está pensando em adotar o gerenciamento de atividades ou pelo menos melhorar o jeito que você faz essa gestão atualmente, certo?
Muitas equipes ainda utilizam planilhas ou até ferramentas físicas como tabelas impressas para fazer a gestão das atividades dos seus colaboradores. No entanto, este definitivamente não é o método mais eficiente para fazer o gerenciamento das tarefas.
Hoje em dia é comum adotar ferramentas online para o gerenciamento de atividades, de modo que todos os envolvidos consigam visualizar o progresso das atividades e o gestor possa ter um controle sobre o que cada colaborador está executando.
A seguir resumimos brevemente alguns benefícios de ter uma ferramenta online para gerenciamento de atividades:
- Centraliza toda a gestão de atividades em um só lugar.
- Permite que o gestor de cada área possa distribuir as tarefas entre os colaboradores.
- Facilita a visualização dos prazos.
- Possibilita que as tarefas sejam delegadas entre os participantes.
- Gera um cronograma com base nas atividades cadastradas quando a equipe estiver trabalhando em um projeto.
Se você quer saber ainda mais sobre como uma ferramenta online pode te ajudar a controlar as atividades da sua equipe, leia nosso texto sobre Como um software de gerenciamento de atividades on-line pode aumentar a produtividade da sua equipe?
Diante disso você certamente vai querer contratar sua própria ferramenta online para gerenciamento de atividades, certo? Para te ajudar nessa etapa elencamos alguns requisitos que a ferramenta de sua escolha precisa atender:
Como escolher uma ferramenta de Gerenciamento de Atividades
Tamanho da equipe
Escolha uma ferramenta de gerenciamento de atividades que comporte o tamanho da sua equipe, seja ela grande ou pequena. Por isso, não contrate uma ferramenta muito complexa, que tenha funcionalidades que vão mais atrapalhar do que auxiliar o seu time, nem uma ferramenta muito simples, que vai acabar deixando algumas funcionalidades importantes de fora.
Complexidade das atividades
Você precisa de uma ferramenta que apenas cadastre suas atividades e permita a distribuição entre participantes ou você também deseja disponibilizar documentos para as atividades, gerir o tempo de execução de cada uma e verificar o que seus profissionais estão entregando?
Leve em consideração essas perguntas na hora de selecionar uma ferramenta, para que ela atenda à complexidade das suas atividades.
Preço
Quanto você está disposto a investir em uma ferramenta de gerenciamento de atividades para auxiliar os seus colaboradores? Muitos gestores caem no velho conto de escolher uma ferramenta gratuita, com muitas limitações, e acabam tendo que trocar depois da mesma forma.
Por isso, escolha uma ferramenta que caiba no seu bolso, mas que também não deixe a desejar.
As pessoas recomendam essa ferramenta?
Faça uma breve pesquisa no Google ou entre outras empresas do seu conhecimento: elas escolhem e recomendam a ferramenta que você está pensando em adotar?
Veja depoimentos e cases de sucesso. Não há maior certeza do que ver o que já deu certo antes.
Aprendeu como é possível organizar melhor seu dia com um gerenciamento de atividades eficiente? Aproveite e veja também nosso webinar com dicas para gerenciar o trabalho em equipe e seja o gestor que o seu time sempre sonhou.
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