6 passos para ser eficiente no gerenciamento de projetosO gerenciamento de projetos requer atenção durante todo um ciclo — do planejamento à execução e ao encerramento dos trabalhos. E para que essa atenção seja dada de forma correta, é indicado adotar alguns processos, técnicas e ferramentas de gestão. Algumas dessas táticas demandam certo cuidado, pois são pontos-chave na estruturação de qualquer procedimento administrativo. Veja abaixo 6 passos para ser eficiente no gerenciamento de projetos:

Adotar uma metodologia

Definir uma metodologia é fundamental para toda empresa que deseja obter maturidade no gerenciamento de projetos. A metodologia serve para organizar e nortear os trabalhos de gerenciamento e parte da premissa que houve um estudo para o desenvolvimento dos melhores modelos, procedimentos e ferramentas aplicáveis à organização. Ou seja, uma metodologia tende a evitar erros, redundâncias e ausência de processos de gestão.

Comunicar-se com a equipe

Ter uma boa comunicação é fundamental para garantir que as atividades do projeto sejam compreendidas e realizadas. O gestor precisa estar atento quando é necessário formalizar um comunicado por meio de e-mail ou documento impresso. Também precisa ter consciência dos ruídos existentes na comunicação e se assegurar de que foi compreendido.

Lembre-se de que estabelecer uma boa comunicação é muito mais do que ter uma boa oratória. Se refere à comunicação falada e escrita, que garante a compreensão no tráfego de informações entre gestores, clientes e a equipe de projeto.

Definir um escopo do projeto

Apesar de ser consenso na área, é comum que haja falha na determinação do escopo do projeto. Mais do que estabelecer as entregas e as especificações do projeto, o gestor deve deixar muito claro esses limites a todos que fazem parte do projeto. Ele deve, inclusive, mencionar aquilo que não faz parte do escopo, de modo a tornar claro o que, de fato, será entregue.

Apesar de ser uma ferramenta bastante usada em algumas empresas, a estrutura analítica do projeto (EAP) fica restrita àqueles que fazem parte da gestão. Isso compromete informações extremamente importantes.

Montar um bom time

Cabe ao gerente de projetos escolher os profissionais com as competências adequadas às necessidades do projeto. E, mais do que isso, quando possível, deve selecionar colaboradores com afinidades, capazes de trabalhar bem em equipe e com o grau de autonomia necessário.

Trabalhar com um bom time não é sorte, mas mérito do recrutamento. Assim como um técnico de futebol que escala um time levando em consideração as características de cada jogador para cada posição, o gerente de projetos deve zelar para que haja critérios adequados na contratação e atribuição dos membros do time.

Criar um cronograma

O cronograma é fundamental para o gerenciamento do tempo. Ele serve não só para cobrar a finalização das tarefas, como para o acompanhamento do status do projeto. Além de listar as atividades ao longo do tempo, as entregas podem ser visualizadas — o que dá a ideia de como anda o avanço financeiro, por exemplo. Um bom cronograma é realista e desenvolvido com o apoio de toda a equipe, principalmente daqueles que atuarão diretamente com as atividades em questão.

Formalizar o início e o fim do projeto

A formalização do início do projeto é uma garantia que o gerente de projetos tem para realizar a mobilização necessária. É importante, pois oficializa que todas as instâncias foram cumpridas, gerando obrigações para o contratante e para o contratado.

Formalizar o término do projeto também é muito importante. Esse processo assegura a entrega e serve como um recibo ou nota fiscal dos serviços prestados, isentando de responsabilidades futuras para entregas ou acréscimos no escopo.

Agora que já conhece alguns passos para ser eficiente no gerenciamento de projetos, que tal conferir algumas dicas sobre a minimização de custos? E conte para nós: há algum passo importante que gostaria de acrescentar? Deixe o seu comentário!

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