Por que investir em um sistema de gestão de projetos?

Todo gestor de projetos sabe o quanto é importante que todas as etapas se desenvolvam plenamente. É necessário que as dificuldades sejam verificadas, que as tarefas sejam concluídas no prazo e que tudo saia com a máxima qualidade. Existem diversas ferramentas que auxiliam nesses processos, mas uma opção que tem atraído os olhares das companhias é o sistema de gestão de projetos.

Esse recurso ajuda a organização na gestão de resultados, na visualização do projeto como um todo e na administração de custos. São ferramentas inovadoras que podem mudar toda a rotina de um gestor e otimizar tempo, produtividade e gastos. É uma forma de a empresa crescer de forma sustentável, já que economiza nos recursos de pessoas, de tempo e de capital.

Algumas empresas, na ânsia de achar uma solução, optam por ferramentas superficiais e que tratam as informações de modo simplista. Esses recursos podem, no início, ajudar na organização e na implementação de uma cultura de gerenciamento de produtividade na empresa. Entretanto, isso pode ser um erro.

Embora elas sejam capazes de mostrar aos colaboradores a importância da organização, essas ferramentas, no médio prazo, freiam o crescimento da empresa, já que não acompanham a necessidade de novas técnicas de gestão e análise de projetos.

Quer saber por que sua empresa deve ter um sistema de gestão de projetos? Acompanhe o post e descubra!

Ajuda no controle da entrada das informações

Adotar um sistema para o acompanhamento de projetos auxilia na organização de todas as informações que são importantes durante seu desenvolvimento.

Além dos dados iniciais e as particularidades de um produto final, um sistema permite que sejam adicionados arquivos e demais recursos durante todo o processo.

A inclusão otimizada de informações ajuda na organização e permite que o gestor distribua as tarefas entre os colaboradores, permitindo que eles acessem documentos que agilizam os processos.

Esse armazenamento acontece de forma bastante segura, excluindo qualquer probabilidade de que algo se perca ou seja apagado por erros no sistema. O gestor ainda tem a possibilidade de visualizar todas as ações que são desempenhadas, mantendo tudo sob controle.

Otimiza a visualização de informações

Uma vez que o sistema de gestão de projetos centraliza todas as informações em um único lugar, fica mais fácil que gestores e colaboradores visualizem o projeto como um todo.

Essa facilidade ajuda na elaboração de relatórios e na análise de métricas pertinentes para cada projeto. Tal vantagem ajuda a evitar erros em futuros trabalhos e a entender o que dá certo e o que deve ser descartado.

A ferramenta também possibilita que o gestor distribua a lista de tarefas para os colaboradores, deixando a comunicação clara e objetiva.

O processo ajuda, ainda, na solução de problemas, já que as informações para os resolver estão todas à mão.

Facilita o monitoramento das tarefas

Não pense que um sistema dessa categoria colabora só com a gestão do projeto como um todo. Essa ferramenta tem grande poder, também, sobre o acompanhamento das tarefas dos seus colaboradores.

Isso acontece porque o recurso mantém todas as informações bem detalhadas, o que ajuda a determinar quem será responsável por uma tarefa e em qual etapa isso acontecerá. A vantagem é que ninguém precisa se desesperar com uma infinidade de lista do que deve ser feito. É possível, portanto, se dedicar a uma tarefa por vez, sem afobamentos e com o máximo de dedicação.

Essa característica permite que você verifique se o planejamento é possível, excluindo possibilidades de traçar metas difíceis de serem atingidas. Nessa hora, o sistema auxilia o gestor a entender as prioridades e o que é desnecessário. Você tem, então, um cronograma de projeto eficiente e dentro do seu planejamento.

Melhora o controle dos recursos e do orçamento

Quando você tem um projeto bem planejado, sem janelas e gargalos, fica mais difícil que a companhia gaste mais do que deveria e planejou. Ao longo de um ano, então, é possível perceber grandes economias no orçamento da empresa.

Com um sistema de gestão de projetos, o gestor consegue acompanhar as despesas e receitas, possibilitando que uma área mais carente de recursos receba investimento.

A distribuição de tarefas otimizada, de uma forma geral, também contribui para uma boa saúde financeira, já que você só contratará colaboradores que realmente são necessários para seus projetos. Tudo isso, é claro, sem perder em produtividade e eficiência.

Facilita o controle de qualidade do projeto

O bom gestor deve estar sempre de olho no desempenho dos seus colaboradores, até para incentivá-los e ajudá-los a resolver algum problema pelo qual estejam passando. O sistema de gestão de projetos, mais uma vez, chega para facilitar a vida das equipes.

A visualização do projeto como um todo faz o responsável observar com assertividade quais erros estão sendo cometidos, em qual etapa e quem são os responsáveis.

Isso é possível por meio de dashboards e da visualização das KPIs (Key Performance Indicator) que mostram, de forma rápida e certeira, como as etapas estão progredindo e qual área precisa de uma atenção especial.

Colabora com uma comunicação eficaz

Equipes de sucesso são equipes integradas e que se comunicam. Essa harmonia é imprescindível para que um projeto caminhe com qualidade e sem contratempos. Se você deseja solucionar problemas de comunicação na sua empresa, saiba que essa é mais uma vantagem do sistema de acompanhamento de projetos.

Com todas as etapas documentadas, desde as informações até os prazos, fica mais difícil que algo saia do planejado por conta de interpretações errôneas ou sob alegação de que não houve um comunicado.

Essa particularidade facilita a comunicação entre membros e também entre gestores e equipes, fazendo com que o benefício se reflita externamente, ou seja, ao final do projeto.

Gestores lidam com diversos desafios, mesmo com sistemas de gestão que trabalham de forma insatisfatória. Nesse sentido, é importante pensar em investir em outra solução que facilite a migração dos dados. De preferência que ela seja online, sempre disponível na nuvem, onde qualquer colaborador ou gestor possa acessar bastando ter conexão web.

Como foi possível entender, contar com um sistema de acompanhamento de projetos online e eficiente é fundamental para o crescimento de uma empresa, pois torna possível alcançar mais resultados em menor tempo. O Artia é um sistema de projetos na web que ajuda a empresa a importar as informações da antiga ferramenta por meio de upload de arquivo e, o melhor, a um preço acessível.

Nós estamos sempre trabalhando para resolver os problemas dos gestores e das empresas de um modo geral. Se você quer saber mais sobre esse assunto, não deixe de assinar nossa newsletter e receber nossos conteúdos diretamente em sua caixa de entrada!