Acompanhar projetos de forma eficaz é um dos principais desafios enfrentados pelos gestores, o que costuma levar a atrasos, aumento de custos e, em alguns casos, até ao fracasso do projeto.
Por isso, neste artigo, você descobrirá quais os passos necessários para fazer um acompanhamento estratégico dos projetos!
O que você vai aprender:
Qual o papel do acompanhamento nos projetos?
O acompanhamento de projetos não é apenas uma tarefa burocrática dentro da gestão de projetos, mas é uma forma de alcançar resultados melhores.
De acordo com o PMBOK®, os projetos devem passar por 5 etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Dentro delas, o acompanhamento de projetos atua como parte principal do monitoramento, sendo essa uma ação essencial para entregar bons projetos.
Assim, essa prática envolve:
- Acompanhar de perto o progresso das tarefas e entregas, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado;
- Detectar falhas e desvios a tempo de tomar medidas corretivas;
- Manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto;
- Identificar, avaliar e agir sobre os riscos potenciais;
- Monitorar os gastos do projeto e garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.
| Leia também: 5 etapas do projeto e o que compõe cada uma delas
Mas, para realizar o acompanhamento eficaz dos projetos e envolver tudo isso, o gerente de projetos deve monitorar algumas informações essenciais. Saiba mais a seguir!
Elementos a serem considerados durante o acompanhamento de projetos
1. Escopo do projeto
O escopo do projeto define o que será feito, como será feito e quais os limites do projeto. Ao acompanhá-lo, o gerente garante que o projeto esteja no caminho certo e que os recursos sejam utilizados de acordo com os objetivos e metas inicialmente definidos.
2. Marcos e entregáveis
Logo no início do projeto, são definidos pontos de referência do progresso com prazos determinados. Monitorar essas marcas do progresso é importante para garantir que os prazos sejam cumpridos conforme o planejado e as entregas sejam feitas corretamente.
3. Riscos
Os riscos são eventos que podem interferir no sucesso do projeto, seja positiva ou negativamente. Ao identificá-los, é possível reduzir a probabilidade de que problemas ocorram e aproveitar melhor as oportunidades.
4. Documentação
A documentação do projeto reúne todas as informações importantes sobre o projeto, desde o seu planejamento até a sua execução. Ao acompanhar a documentação, o gerente garante que todos os envolvidos estejam cientes das informações mais recentes e que o conhecimento do projeto seja preservado para futuras consultas.
Agora que você já sabe os principais elementos do projeto que você deve ficar de olho, veja como colocar isso na prática:
7 passos para fazer um bom acompanhamento de projetos
1. Colete os dados do projeto
O acompanhamento de projetos envolve analisar o cenário do projeto e, para isso, é preciso ter uma boa fonte de informações. Assim, identifique as fontes de onde os dados serão coletados, como documentos do projeto, planilhas, softwares de gerenciamento, entrevistas, pesquisas ou relatórios. Após feito isso, reúna os dados e os mantenha sempre atualizados.
Um exemplo de ferramenta a ser utilizada aqui são os BIs (Business Intelligences), que ajudam você a identificar padrões e erros que não seriam identificados de forma manual.
2. Compartilhe as informações
Quando as informações do projeto são compartilhadas abertamente entre todos os membros da equipe, cria-se um ambiente de transparência. Isso facilita a comunicação, reduz mal-entendidos e garante que todos estejam na mesma página em relação ao progresso e aos objetivos do projeto.
Dessa forma, a equipe fica mais flexível e se ajusta rapidamente a novas circunstâncias. Se mudança de estratégia forem necessárias, ela poderá redirecionar seus esforços de maneira ágil e eficiente.
| Estabeleça uma comunicação assertiva nos projetos através do plano de comunicação:
3. Estabeleça métricas coerentes
Os indicadores de gerenciamento de projetos são ferramentas de controle que ajudam a acompanhar o progresso de forma precisa. Então, defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o progresso do seu projeto de forma objetiva.
Os KPIs devem estar alinhados com os objetivos do projeto e podem incluir métricas como prazo, custo, qualidade e satisfação do cliente.
4. Mantenha o foco nos objetivos
Manter o foco nos objetivos orienta a equipe e evita desvio de esforços para atividades que não contribuem diretamente para o sucesso do projeto. Por isso, não se esqueça de manter o foco no que importa e na constante melhoria do trabalho, do começo ao fim do projeto.
5. Seja proativo nos ajustes
Não podemos dizer que um projeto não terá falhas, porque isso é praticamente impossível. Mas, o que é possível é minimizar os problemas causados por elas, e aí entra a proatividade dos gestores na hora de corrigi-las.
Ser proativo nos ajustes significa: antecipar problemas, tomar medidas preventivas e realizar ajustes rápidos sempre que necessário.
| Veja também: competências de um bom gestor de projetos
6. Priorize a melhoria contínua
Quando você analisa os objetivos que foram traçados e entende como está o processo de desenvolvimento, é possível identificar a melhor forma de atingi-los e tomar melhores decisões. Projetos que incorporam a melhoria contínua são mais adaptáveis a mudanças e imprevistos, pois estão sempre se reinventando e são executados de acordo com a realidade.
7. Implemente uma rotina de acompanhamento
O acompanhamento do projeto deve ser feito de forma regular e frequente. Por isso, crie processos e cerimônias específicas para essa atividade, como reuniões semanais de status, relatórios mensais e revisões de marcos importantes.
A regularidade ajuda a identificar problemas rapidamente e a manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto.
DICA! Utilize uma checklist para o projeto
Utilizar uma checklist é uma prática eficaz para garantir que todos os aspectos importantes do projeto sejam considerados. Anote tudo o que precisa ser verificado e faça esse monitoramento constante.
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Ao seguir estes 7 passos você estará mais próximo de um acompanhamento de projetos de respeito. Mas, se quiser ainda mais facilidade, existem algumas ferramentas que podem te apoiar nesse processo.
Ferramentas que otimizam o acompanhamento de projetos
No gerenciamento de projetos, o uso de ferramentas adequadas pode fazer uma enorme diferença na eficiência, transparência e sucesso do projeto. Para realizar um acompanhamento de projetos completo, considere:
Status Report
O Status Report, ou relatório de status, é essencial para manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto. Ele geralmente inclui informações sobre o que foi realizado, o que está em andamento, próximos passos, riscos e problemas.
Assim, ele é uma das ferramentas mais práticas para comunicar o andamento de um projeto de forma clara, concisa e informativa.
Dashboard
Os dashboards são ferramentas visuais que fornecem um panorama geral dos projetos em tempo real. Eles geralmente apresentam gráficos, tabelas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), que permitem uma compreensão rápida e intuitiva do estado do projeto.
Portfólio de projetos
O portfólio de projetos é uma ferramenta estratégica que permite gerenciar e monitorar múltiplos projetos relacionados entre si. Dessa forma, ele auxilia a direcionar os recursos de acordo com as prioridades, evitando desperdícios e atrasos.
| Aprofunde seu conhecimento:
Software de gestão de projetos
Os softwares de gestão de projetos são ferramentas indispensáveis para empresas e equipes que buscam alcançar novos patamares de sucesso, porque eles centralizam tudo em um único lugar. Ou seja, eles integram várias dessas outras ferramentas em e oferecem uma variedade de funcionalidades para planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos.
O Artia é um software completo de gestão de projetos e pode ser a solução para um acompanhamento mais preciso. Com o ele, você pode:
- Criar e compartilhar relatórios de status detalhados.
- Utilizar dashboards para uma visualização rápida do progresso.
- Gerenciar um portfólio de projetos de maneira eficiente.
- Integrar todas as etapas do projeto em um único software fácil de usar.
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