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Aprenda a fazer o acompanhamento de projetos sem erros

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Fazer o planejamento de projetos pode parecer um bicho de sete cabeças, mas é bastante simples. Com uma equipe em harmonia e com monitoramento de erros, tudo pode resultar naquilo que você e seus colaboradores planejaram, ou seja, um projeto concluído sem erros e dentro do prazo. Para isso, basta utilizar os recursos da melhor forma, o que vai garantir que tudo saia conforme o esperado, sem surpresas desagradáveis.

Ainda assim, para facilitar sua jornada no acompanhamento de projetos, é preciso estar no controle e conseguir se antecipar às possíveis dificuldades que podem surgir. Quer saber como fazer o controle de projetos de forma precisa? Confira o post com as nossas dicas e prepare-se para o sucesso!

Implemente uma rotina de acompanhamento

Depois de planejar seu projeto e vislumbrar o que você espera dele, é preciso monitorar os prazos e os gastos que ele trará e de quais recursos você precisa para sua conclusão. A partir disso, é preciso que você crie uma rotina de verificação periódica, de acordo com as necessidades da equipe e a complexidade do projeto.

Essa verificação pode ser diária ou até mensal; tudo depende de como o trabalho caminha e de quantos detalhes ele dispõe.

Para facilitar, crie uma checklist e compartilhe-a com toda a equipe envolvida. Essa é uma forma de gerenciar as métricas e entender o que foi feito perante o que foi pensado, evitando que a equipe deixe de entregar alguma etapa por falta de informação.

Com essa rotina, é possível que você tenha respostas rápidas para possíveis erros e atrasos, evitando que surja um gargalo próximo à entrega.

Adote os KPIs necessários

Depois de planejar seu projeto e vislumbrar seus objetivos, é preciso que você entenda quais indicadores podem orientar o andamento do trabalho. São os chamados KPIs (Key Performance Indicator), que ajudam você a entender como o projeto está evoluindo e quanto falta para que ele seja entregue de forma excelente e dentro das metas.

Esses indicadores de performance devem ser mensuráveis, ou seja, fáceis de medir. Além disso, é preciso que as metas sejam possíveis, caso contrário, você terá uma equipe desmotivada e que não as cumpre.

Colete os dados do projeto

Não se esqueça de coletar os dados para analisar o andamento do seu projeto. Isso é possível por meio de ferramentas de inteligência, que ajudam o gestor a captar dados e informações de forma prática e bastante precisa.

Essas ferramentas de BI (Business Intelligence) ajudam você a identificar padrões e erros que não seriam identificados no “olhômetro”. É possível, por exemplo, entender um erro que acontece com frequência e evitar que ele se repita. É um ótimo recurso na hora de detectar falhas, antecipando a sua equipe a respeito do que não pode acontecer, para não atrasar as atividades.

Compartilhe as informações

Todas as informações a respeito do acompanhamento do projeto devem ser compartilhadas com a equipe responsável por ele. Isso é essencial para que os responsáveis cheguem a um acordo a respeito de evitar falhas e fazer com que o projeto caminhe conforme planejado.

As reuniões, tão temidas e subestimadas, podem ser bons recursos para essa discussão. Também é válido que você ofereça outros canais de informação, promovendo a troca de soluções e experiências. Lembre-se de que a diversidade de uma equipe pode ser bastante produtiva e esclarecedora, por isso, tire o máximo dos seus colaboradores.

Você pode disponibilizar fóruns online, chats, grupos no WhatsApp e outras ferramentas internas de mensagens instantâneas. Isso colabora com a harmonia da equipe e ajuda na motivação do trabalho.

Foque os seus objetivos

Em todas etapas do seu projeto, do começo ao fim, não se esqueça de manter o foco nos objetivos traçados e na constante melhoria do seu trabalho. É importante vislumbrar o futuro e utilizar os erros do passado como aprendizado, evitando que eles se repitam e progredindo diariamente.

Se alguma falha aconteceu, converse com a equipe sobre uma forma de compensar o cliente, se certificando a respeito da sua satisfação com o que foi desempenhado na sua gestão.

Você pode adotar ferramentas que informem o progresso do projeto em uma linha do tempo, com todas as tarefas desempenhadas e com informações a respeito da produtividade dos seus colaboradores.

Esses dados são fáceis de visualizar e ajudam a equipe a enxergar os erros cometidos, evitando sua repetição e ficando cada vez mais próxima à excelência.

Seja proativo nos ajustes

Não podemos dizer que um projeto não terá falhas; isso é praticamente impossível. Entretanto, para minimizar os problemas causados por elas, é preciso que gestor e equipe sejam proativos na hora de corrigi-las.

Utilizando as ferramentas e recursos que você tem à sua disposição, identifique os erros e aja imediatamente para contorná-los. Essa proatividade, além de ser eficaz no trabalho da equipe, mostra ao cliente sua disposição em entregar aquilo que foi exigido.

Esse comprometimento depõe muito a seu favor como gestor, além de ajudar na objetividade e no combate à procrastinação.

Escolha os melhores caminhos

Quando você analisa os objetivos que foram traçados em conformidade ao pedido do cliente, é possível identificar a melhor forma de atingi-los. Entendendo o propósito do projeto, é possível escolher e tomar as melhores decisões, evitando os erros que já foram cometidos e tomando novos rumos.

É importante, também, que sua equipe esteja focada na exigência do cliente e que aprenda a experimentar novas soluções para o que ele precisa. Isso estimula a criatividade e auxilia no comprometimento do grupo, que se sente realmente parte de um grande projeto.

O acompanhamento de projetos é importante para que você consiga “vender seu peixe” e trabalhe sem desperdiçar recursos e talentos. Somente essa vivência proporciona o entendimento a respeito das melhores ferramentas e formas de medir o status do projeto e de trabalhar.

Entender os indicadores de sucesso e evitar falhas é primordial para qualquer gestor, por isso, invista nessa prática e adote essas dicas agora na sua rotina de trabalho.

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