gestão de projetos: documentação

Manter um registro de todas as fases do projeto, de como cada item foi realizado, quais decisões foram tomadas, como e porquê, pode parecer preciosismo, mas a verdade é que a documentação em projetos é uma forma de proteger a equipe com relação a todo o desenvolvimento do trabalho.

Mesmo sendo tão importante, é comum vermos projetos com pouca ou nenhuma documentação, o que pode impactar negativamente na finalização do mesmo, seja pela falta de um registro para comparar o previsto e o realizado ou pela falta de credibilidade repassada para o cliente.

Neste post de hoje vamos destacar para você a importância da documentação em projetos, demonstrando como a falta dela pode colocar a sua equipe em situações delicadas. Vamos lá?

Comunicação clara e acertada deve ser registrada

A comunicação entre a equipe do projeto deve ser clara e eficiente, não deixando brechas para dúvidas ou interpretações diferenciadas.

Neste sentido, a documentação em projetos é de extrema importância para que haja esse alinhamento e todos os envolvidos possam ter o mesmo entendimento do que está sendo executado e por qual motivo.

Histórico de ações para uma avaliação mais minuciosa

Manter um histórico sobre o projeto também é um dos fatores que fazem com que a documentação seja tão importante.

Em um momento de necessidade, é possível resgatar o que foi feito e detectar possíveis falhas ou ainda oportunidades de negócios que não haviam sido consideradas anteriormente.

Maior controle para o desenvolvimento do projeto

O ambiente de projetos é extremamente dinâmico e incerto, o que coloca, muitas vezes, a equipe do projeto frente a situações que podem fugir ao controle.

Manter uma documentação adequada ao longo de todo o desenvolvimento do projeto permite que essas situações sejam enfrentadas com maior segurança, evitando-se assim deslizes e riscos desnecessários.

Alinhamento de informações na inserção de novos membros na equipe do projeto

A importância da documentação em projetos também está em manter um registro fiel do desenrolar das atividades para que, na inserção de um novo membro na equipe, esta pessoa possa se inteirar de todos os acontecimentos e assim contribuir com maior eficácia nas atividades.

Base para tomada de decisões

A tomada de decisão num projeto não pode ser aleatória, deve estar baseada em fatos e dados comprováveis, os quais podem e devem estar registrados na documentação do projeto.

Com um documento completo, tanto o gerente de projetos quanto o cliente podem definir os rumos do projeto com mais qualidade e segurança do que se não houvesse nenhum registro.

Reporte de status para os stakeholders

Por fim, outra funcionalidade e importância da documentação em projetos é manter todos os stakeholders informados sobre o desenvolvimento do mesmo, com dados precisos e frequentes que mantêm todos alinhados e com as mesmas expectativas.

Ter um registro de lições aprendidas permite que a equipe do projeto mantenha-se constantemente focada em melhores práticas e possa otimizar tempo e recursos a cada nova atividade, tornando-se mais produtiva e eficaz cada vez mais. A documentação em projetos auxilia no momento de registrar essas lições aprendidas e dar feedback para a equipe sobre o que deu certo e o que não deu.

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