Um relatório de despesas de projeto é uma ferramenta fundamental para preservar a saúde financeira da organização.
A gestão de custos é essencial para garantir o cumprimento do orçamento estimado de um projeto. Mas essa prática pode ser prejudicada se não houver um controle eficiente das despesas reembolsáveis, isso é, gastos pagos pela equipe do projeto, muito comum principalmente em projetos remotos.
Assim, o uso de um relatório de despesas de projeto é uma prática ideal para que gestores mantenham suas iniciativas dentro do custo planejado, além de respeitar os investimentos não previstos dos colaboradores.
Continue lendo e entenda como implementar essa ferramenta em sua operação.
O que você vai aprender:
O que é um relatório de despesas de projeto?
Um relatório de despesas é uma ferramenta para documentação, apresentação e controle de gastos não planejados, usada por profissionais envolvidos em um projeto. Com essa ferramenta é possível consolidar todos as despesas de um determinado período para viabilizar outras práticas na gestão de projetos, como:
- Solicitar reembolsos e pagamentos;
- Avaliar o investimento dos recursos financeiros;
- Acompanhar a relação de custo estimado X realizado;
- Justificar solicitações de aportes financeiros;
- Preservar a lucratividade de um projeto;
Atenção!
Um relatório de despesas é mais do que um simples documento para registrar os custos variáveis de um projeto, mas é uma ferramenta estratégica para que gestores de projetos e diretores tomem decisões financeiras mais embasadas.
Assim, um relatório de despesas de projeto também é importante para:
- Reduzir gargalos nas despesas;
- Evitar fraudes de despesas reembolsáveis;
- Ter mais precisão para planejar orçamentos futuros;
| Aprenda também a como fazer gestão de custos em projetos
Mas, qual é a diferença entre custos e despesas em um projeto?
Você já teve ter percebido o quão importante é controlar custos e despesas de um projeto. Mas, é importante se atentar de que eles não são a mesma coisa e entender cada um deles.
Um custo é um valor financeiro dedicado para a execução do projeto, que pode ser um investimento direto ou indireto para recursos, locações, aquisição de materiais específicos ou pagamentos de tributos.
Já uma despesa é um gasto não planejado para a execução do projeto, mas que é importante para que uma determinada atividade seja executada. São exemplos: combustível, hospedagem, alimentação, pedágios e manutenções.
Entender se um determinado gasto é um custo ou despesa é muito importante para categorizar e ter clareza sobre o cenário financeiro do seu projeto.
Agora que você sabe quais despesas devem ser incluídas nesse tipo de relatório, entenda como fazer o seu.
Como fazer um relatório de despesas de projeto?
Para fazer um relatório de despesas de projeto é importante avaliar qual será seu objetivo e como a empresa deverá recebê-lo, além de padronizar processos e o próprio relatório. Confira detalhes:
Padronização de processos
Tanto ou até mais importante do que o próprio modelo de relatório, está o planejamento de um fluxo eficiente para o envio. Um relatório de despesas só será útil dentro de um processo claro que envolva uma interação fluída e respeito às necessidades e responsabilidades de todas as partes envolvidas.
- Empresa: deve estabelecer políticas de reembolso que incluam comprovação de pagamentos, tolerância de tempo para envios de relatórios, meios e canais para recebimento, e modelo do relatório com as informações e dados necessários
- Gerentes: devem orientar o preenchimento e envio dos relatórios, autorizar o investimento prévio, validar as despesas e autorizar o pagamento
- Colaboradores: devem respeitar as políticas de preenchimento e envio do relatório de despesa, garantindo ética e respeito ao orçamento empresarial
| Entenda como melhorar a eficiência de fluxos de trabalho
Padronização do relatório de despesas
Como já destacado, esse documento deve manter uma padronização para garantir uniformidade e eficiência para análise e reembolso. Alguns dados essenciais para um relatório de despesas são:
- Identificação do colaborador (nome, número de cadastro, documento)
- Conta para reembolso
- Identificação do departamento (título, centro de custos)
- Data ou período das despesas
- Despesas (categoria, descrição, subtotal)
- Total das despesas
- Comprovantes de pagamentos em anexo
- Assinatura do colaborador
- Assinatura do gestor
Esses dados são essenciais, mas lembre-se de incluir quaisquer outros que sejam relevantes para as necessidades da sua empresa.
Modelo de relatório de despesas de projeto para download
O Artia desenvolveu e disponibilizou gratuitamente um modelo de relatório de despesas do projeto para Excel, para ajudar você a manter a padronização e clareza nas solicitações de reembolso.
Com esse modelo você e seus colaboradores podem:
- Descrever detalhadamente cada despesa, incluindo categoria e valor
- Acompanhar o total de despesas e compará-lo ao orçamento
- Registrar os reembolsos e pagamentos
- Emitir relatórios de despesas de viagem (RDV)
Clique aqui ou no botão abaixo para fazer o download gratuito:
Tecnologia para gestão de despesas de projeto
Por que se arriscar com perdas de informação causadas pela descentralização de documentos ou planilhas de Excel se você pode contar com uma tecnologia para facilitar a operação e trazer mais segurança no controle de custos em projetos?
O Artia é uma plataforma completa para gestão de projetos, com ferramentas de relatórios para controle e análise financeira. Confira:
Reporte de despesas
O Artia centraliza o registro de despesas para oferecer maior controle e segurança dos gastos em projetos e atividades, desde aquisição de materiais, serviços ou outros tipos de investimentos. Você categorizar cada despesa para facilitar a análise.
Relatórios de despesas
Com o registro de suas despesas, é possível acompanhar dashboards que exibem a saúde financeira com métricas como totais estimados e realizados. Você também pode emitir os relatórios e enviar para as partes interessadas para manter o alinhamento e cumprimento do orçamento
DICA! O Artia Analytics é um dashboard poderoso para monitorar os custos e despesas dos seus projetos. Com essa ferramenta você pode obter uma visão panorâmica e de alto nível sobre a saúde financeira.
| Confira mais ferramentas de dashboards
Lançamentos financeiros
Controle todos os gastos e receitas do seu projeto, classificando como previstos ou realizados, facilitando a consolidação e visibilidade sobre os valores totais, comparação com orçamento e margem de lucro prevista. Você pode classificar os lançamentos financeiros de diversas formas, desde categorias, centro de custos, fornecedores etc.
Relatório de evolução financeira
Esse relatório permite um acompanhamento detalhado e contínuo dos gastos por mês e ano, eliminando a necessidade de controles externos em planilhas e documentos, ajudando na previsibilidade e tomada de decisões.
Melhore sua gestão financeira de projetos com o Artia
Relatórios de despesas são úteis para manter o controle financeiro de um projeto, mas usar modelos de planilhas e documentos descentralizados impede um acompanhamento eficiente e visão de alto nível. O Artia é uma plataforma completa com mais de 30 ferramentas para gerenciar projetos, tarefas e equipes, incluindo recursos avançados para controle de custos e despesas. Faça um teste grátis agora mesmo e conheça.
