Seja para informar os stakeholders, obter aprovações ou registrar lições aprendidas, relatórios bem elaborados garantem que todos estejam na mesma página e que o projeto siga no caminho certo para o sucesso.
Por isso, nesse texto você irá aprender:
O que é um relatório de projeto?
Um relatório de projeto é um documento que comunica o status do projeto às partes interessadas. Eles podem ser criados no início, durante ou ao final do projeto e podem ter propósitos diferentes, como:
- Definir requisitos básicos do projeto (objetivos, escopo, cronograma e orçamento);
- Comunicar o progresso do projeto;
- Analisar indicadores chave de desempenho;
- Descrever riscos para uma tomada de ações;
- Reunir os resultados do projeto até o momento;
- Avaliar o sucesso do projeto;
- Documentar as lições aprendidas.
Por que montar um relatório de projeto?
Não é novidade nenhuma que uma boa gestão de projetos deve ser baseada em dados concretos. Nesse contexto, o relatório de projetos é um grande aliado, porque centraliza as informações e permite que elas sejam conhecidas por todos os stakeholders.
Ao montar um relatório de projetos, você consegue:
Acompanhar o progresso e a saúde do projeto
Através dos dados apresentados, é possível ter uma visão geral das atividades concluídas e do progresso em relação ao cronograma, orçamento e objetivos definidos.
Manter as partes interessadas informadas
O relatório é um canal de comunicação crucial para manter as partes interessadas informadas sobre o status do projeto, incluindo clientes, membros da equipe, patrocinadores e alta gestão.
Otimizar a tomada de decisão
Através da análise crítica das informações presentes no relatório, gestores e stakeholders podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas para o direcionamento do projeto.
Identificar problemas e propor soluções
O processo de elaboração do relatório facilita a identificação de problemas e gargalos. Ao detectar desvios no cronograma, estouros no orçamento, falhas na comunicação ou outros problemas é possível tomar ações corretivas antes que elas impactem negativamente o projeto.
| Aprofunde seu conhecimento: quem são as partes interessadas no seu projeto?
Qual a estrutura de um relatório de projetos?
Os relatórios de projetos podem ter diferentes seções, mas os principais elementos geralmente incluem:
1. Capa
Apresenta o título do projeto, nome da empresa, data e nome do autor.
2. Introdução
Breve descrição do projeto, incluindo objetivos, escopo e principais resultados.
3. Metodologia
Detalha a metodologia escolhida para realizar o projeto, incluindo as etapas, ferramentas, técnicas e abordagens utilizadas.
4. Resultados
Apresenta os resultados já alcançados pelo projeto, incluindo produtos, serviços, entregáveis e os resultados esperados. Aqui, é comum haver o uso de gráficos, tabelas e imagens para ilustrar os resultados.
5. Conclusão
Apresenta uma declaração final sobre o projeto, com base nos objetivos definidos.
6. Anexos
Materiais suplementares que apoiam o conteúdo principal do relatório, como pesquisas, questionários, cronogramas detalhados, etc.
Para fazer um relatório de projeto com sucesso é preciso captar informações coerentemente. Por isso, trouxemos 5 passos que você deve seguir para montá-lo de forma eficaz! Confira:
5 passos para fazer um relatório de projeto
1. Defina o objetivo e o público-alvo
O primeiro passo para fazer um relatório de projeto é determinar o que você deseja comunicar com o documento e para quem ele será destinado. Aqui, seu objetivo pode ser informar as partes interessadas sobre o progresso do projeto, presentar resultados específicos, obter aprovação para a próxima fase etc.
2. Colete e organize as informações
Alguns dados básicos sobre o projeto todo relatório deve apresentar, como objetivo, escopo e metodologia. Mas, além disso, reúna as informações que você deseja comunicar e veja se há todos os dados que precisa.
| Veja também: [INFOGRÁFICO] metodologias de projeto
3. Escreva o relatório
Com as informações reunidas, é o momento de escrever o relatório de fato. Lembre-se de organizar as informações de forma lógica e sequencial, facilitando a leitura e a compreensão.
Além disso, não esqueça de utilizar uma linguagem clara e, se possível, inclua gráficos, tabelas, figuras e imagens para ilustrar dados de forma mais visível.
4. Revise e edite
Revise cuidadosamente o relatório para garantir que esteja compreensível. Verifique se o conteúdo está claro, conciso, informativo e atende ao objetivo do relatório. Ele deve ser direto ao ponto e livre de complexidade. Para garantir essas qualidades, é melhor usar um resumidor de texto. Nesse caso, é interessante pedir a um colega ou supervisor para revisar o relatório e fornecer feedback.
5. Finalize e distribua
Finalize o relatório com a data e o distribua para as partes interessadas.
Veja como seria um relatório finalizado com um exemplo.
Exemplo de relatório de projeto
Veja abaixo uma tabela com todas as informações essenciais que precisam ser incluídas em um relatório de projeto.
| Nome do projeto: Implantação do software artia para gestão de projetos |
| Data: 20/06 |
| Gerente do projeto: Pedro Silva |
| Objetivo do projeto: Implementar um software de gestão de projetos, tarefas e equipes para otimizar os processos da organização e maximizar a execução. |
| Status do projeto: Adiantado |
| Resumo do período: A equipe do PMO já está realizando os primeiros usos do software artia e implementando a solução em um projeto na área, em caráter de teste. |
| Marcos importantes: 1. O acesso a todos os usuários do Escritório de Projetos foi concedido 2. As integrações necessárias para a operação foram concluídas 3. Os quadros de trabalho foram criados de acordo com as necessidades do time |
| Observações: Embora alguns compromissos da equipe de PMO tenham causado atraso em algumas entregas em relação ao cronograma de implementação, conseguimos adiantar outras tarefas e fechamos o período de acordo com o cronograma inicial. |
Agora que você já sabe por que é importante fazer um relatório de projeto e como montá-lo, é o momento de partir para a prática! Baixe o modelo gratuito e teste nos seus projetos.
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O que é um relatório de projeto?
Um relatório de projeto é um documento que comunica informações do projeto às partes interessadas.
Como fazer relatório de projeto?
Para fazer um relatório de projetos, existe 5 passos:
1. Defina o objetivo e o público-alvo
2. Colete e organize as informações
3. Escreva o relatório
4. Revise e edite
5. Finalize e distribua
Como iniciar um relatório?
O primeiro passo para fazer um relatório de projeto é determinar o que você deseja comunicar com o documento e para quem ele será destinado. Após determinar isso, comece esclarecendo as características básicas dos projetos para depois prosseguir ao seu objetivo real.
