Um navegador, para saber os lugares onde deve ir e em quanto tempo, precisa de um itinerário. A vida de um gerente de projetos não é muito diferente, porém, em vez de instrumentos náuticos, ele usa um roadmap de projetos para alcançar o objetivo.
Neste texto você vai conhecer tudo sobre o roadmap, o mapa de bolso de todo gerente de projetos, e como usá-lo para não ficar à deriva durante um projeto. Mas, antes de tudo, você sabe o que é roadmap de projetos?
O que é um roadmap de projetos?
O roadmap de projetos é uma representação visual de um cronograma de projetos, com as atividades bem definidas e os responsáveis por cada tarefa indicados. O intuito é facilitar a visualização e o acompanhamento da equipe.
Gerenciar um projeto sem um roadmap é como viajar sem saber o caminho, você até sai do lugar, mas não garante que você vai alcançar seu objetivo. Mas essa é só uma das vantagens, vamos conhecer as outras?
Vantagens de criar um roadmap de projetos
Melhora a comunicação da equipe
Qualquer colaboração em equipe, sem uma comunicação adequada, está fadada ao fracasso. O roadmap de projeto resolve essa questão. Com ele, é possível centralizar todas as informações necessárias e atualizar o estado de cada etapa. Isso inibe a necessidade de disparar e-mails, fazer ligações ou contato presencial.
Aumenta as chances de sucesso do projeto
O roadmap permite que seja feito um acompanhamento dos processos, isso possibilita que o responsável possa prever resultados e corrigir os processos do projeto caso seja necessário. Tudo isso ainda em tempo de conseguir resultados positivos , aumentando as chances de sucesso do projeto!
Simplifica o acompanhamento do projeto
É fundamental que o andamento das etapas e as entregas das tarefas sejam monitoradas de perto, no entanto, é difícil acompanhar tudo quando há muita informação desorganizada.
Felizmente o roadmap facilita bastante nesse ponto, devido à forma visual como é elaborado. O roadmap de projetos permite a visualização das principais etapas de forma simples, facilitando o acompanhamento.
Certamente, a essa altura do campeonato, você já deve estar convencido da importância de fazer um bom roadmap de projetos, não é mesmo? Então vamos ver como criar um na prática!
Como criar uma roadmap de projetos
1. Defina o escopo do projeto
O primeiro passo para criar o seu roadmap é definir o escopo do projeto, que é um mapeamento do que é preciso ser feito para a conclusão do projeto. Para definir o escopo do projeto, converse com partes interessadas e documente o que o projeto busca resolver. Depois submeta-o a uma aprovação para que possam ser feitas alterações.
2. Faça uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
A EAP, sigla para Estrutura Analítica do Projeto, é uma representação visual do escopo de um projeto, dividido em partes menores e com uma relação de hierarquia definida, bem como a função de cada membro da equipe e o responsável por cada etapa. É importante criar uma EAP porque ela ajuda a delimitar funções e destrinchar o projeto em etapas menores.
O Guia PMBOK® tem alguns exemplos de EAP. Veja alguns deles:
Dicionário da EAP
Além do diagrama propriamente dito, toda EAP vem acompanhada de um dicionário. O dicionário da EAP é basicamente um documento que explica melhor os elementos da EAP, como no exemplo abaixo:
3. Crie uma linha do tempo para atividades
Depois de ter destrinchado o projeto em etapas menores e definido as funções de cada membro da equipe no passo anterior, é hora de criar a linha do tempo do projeto. Nessa etapa é preciso organizar a ordem em que tudo precisa ser feito e em quanto tempo.
Tome cuidado para não pressionar demais a equipe, ao mesmo tempo em que não se deve estipular um prazo muito longo, o que pode encarecer o projeto. Nós temos um texto em que mostramos algumas técnicas para estipular o tempo correto para cada atividade, mas em suma, essas são as nossas dicas:
- Se baseie nas experiências antigas da empresa;
- Crie três cenários: um otimista, um pessimista e um mais provável;
- Calcule a estimativa com dados e parâmetros.
4. Monte o roadmap
Finalmente chegou a hora de montar o seu roadmap! Se você seguiu todos os passos corretamente até aqui, montar o roadmap deve ser como montar um quebra cabeça, você só precisa escolher qual será a sua moldura.
Nós sugerimos uma plataforma própria para comportar um roadmap, elas são mais intuitivas e possuem mais funcionalidades.
Se você não está a fim de adquirir uma plataforma, é possível criar um roadmap de projetos dentro do Excel, inclusive existem diversos templates para utilizar. É mais trabalhoso e não é tão automatizado e intuitivo, mas é melhor do que nada.
5. Revise e atualize o roadmap
Nem tudo sai como planejamos, isso é fato. Depois de concluído o seu roadmap, é importante verificar se ele ainda faz sentido. Eventualmente, pode ser necessário fazer uma alteração, adicionar mais atividades ou mudar os prazos. Não se esqueça de que o importante é que o seu roadmap esteja atualizado.
Dicas para fazer um roadmap de projetos
Faça do roadmap um trabalho conjunto
Fazer um roadmap de projetos não é tarefa para um lobo solitário. Duas cabeças pensam melhor do que uma e é sempre importante ouvir mais de uma pessoa antes de tomar decisões. Lembre-se de que, se você tiver ajuda, o projeto tem mais chances de dar certo.
Seja flexível para alterações no projeto
Em muitos casos, é preciso fazer reparos com o projeto em andamento. Não ache que isso diminuirá as chances de sucesso, pois essas alterações são realizadas justamente em casos contrários. Se tem um buraco no barco você conserta, certo? Seja flexível e adapte-se às mudanças.
Valide cada entrega antes de encerrá-la
Antes de passar para a próxima etapa do projeto, tenha a certeza de que tudo ocorreu como o esperado e que a entrega atende às necessidades. Imagina o estrago que seria ter que voltar em uma entrega já ocorrida. Isso é um transtorno que pode e deve ser evitado.
Seguindo estes passos, certamente você conseguirá criar um excelente roadmap de projetos. Mas se você quiser aprofundar ainda mais seus conhecimentos, nós temos um ebook que vai te mostrar tudo sobre cronogramas de projetos, com diferentes tipos. Clique no banner abaixo e baixe o e-book gratuitamente!
