Série Ferramentas de Gestão de Projetos: aplique análise SWOT

Uma pesquisa feita pelo IBGE no final de 2015 mostrou que mais da metade das empresas baixam as portas antes de completarem 4 anos. Muitos planos de negócios e projetos excelentes (no papel) acabam sucumbindo ao fracasso pela falta de aplicação de ferramentas de Gestão de Projetos no controle de atividades e resultados. A falta da cultura do monitoramento e avaliação sistêmica no Brasil faz muitos gestores conduzirem as empresas na base do “feeling”, o que inevitavelmente costuma não terminar bem.

Sim, não se chega a lugar algum sem uma bússola e um mapa de navegação, analogia muito próxima do que representa a análise SWOT para as empresas modernas. Se você enfrenta dificuldades para controlar sua equipe e entender onde estão os gaps de eficiência, vale a pena continuar lendo este post! Aprenda agora como aplicar análise SWOT em seus projetos e dar mais solidez à sua gestão!

Conheça sua concorrência, domine sua própria empresa e tenha o mercado em suas mãos

O filosofo chinês Sun Tzu ensinava em “A Arte da Guerra”, escrito no século IV a.C., que

“Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. Se você se conhece, mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota. Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas.”
Nem o interstício de 25 séculos foi suficiente para apagar da história a sabedoria desses ensinamentos. Hoje, a competitividade voraz dos mercados e a presença de um cliente/consumidor altamente exigente e versátil (omninchannel) estimula muitos gestores a utilizarem essa frase como referência sobre a importância de conhecer bem as características de sua empresa e de seu ambiente de negócios para triunfar no mercado.

A questão é que, na “Era da Mobilidade”, esse conhecimento pode ser fornecido por ferramentas de Gestão de Projetos como a Matriz SWOT, trabalhada por poderosos sistemas de gestão. Mas você sabe ao certo o que é esse instrumento de planejamento estratégico?

Matriz SWOT para vencer no ambiente bélico dos mercados de forte competitividade

A Matriz SWOT é uma técnica essencial de planejamento estratégico, criada na longínqua década de 60, na Universidade de Stanford, mas que de tão útil, é usada até hoje na maior parte das empresas e projetos desenvolvidos no mercado.

Sob forte influência da escola militarista de formulação estratégica, a Matriz SWOT centraliza-se na análise minuciosa do “adversário” e do ambiente em que se realizará o “combate”. Por meio desse estímulo à consciência plena do meio, busca-se encontrar as melhores oportunidades, ameaças, fraquezas e forças de si mesmo e do outro, com vistas a alcançar a maior vantagem competitiva possível.

Saindo da trincheira diretamente para a mesa de reunião: esmiuçando a Matriz SWOT

SWOT é um acrônimo de strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Algumas pessoas no Brasil se referem a essa técnica como “Matriz FOFA”, o que, convenhamos, não é uma expressão que trasborde credibilidade. Vamos ficar com SWOT mesmo.

Essa análise é focada na verificação dos ambientes interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças), sendo que enquanto na primeira perspectiva há controle por parte da empresa, na segunda, é possível apenas antever cenários e se precaver. Não há controle pleno sobre oportunidades e ameaças que possam surgir.

Exemplos de elementos dessa matriz em um departamento de TI:

Forças: Aporte de recursos que capitalizaram a empresa recentemente; apoio da alta cúpula para realização de mudanças; cultura organizacional baseada na inovação (fatores internos).
Fraquezas: Equipe inexperiente; time atuando em localidades diversas; desorganização de projetos (fatores internos).
Oportunidades: Surgimento de softwares de gestão de projetos por assinatura, apresentando baixo custo e alto ROI (fator externo);
Ameaças: Empresas concorrentes ganhando vantagem competitiva (menor custo e maior produtividade) pela implementação de soluções de TI em gerenciamento de projetos (fator externo).

Como é elaborada uma análise SWOT, a mais famosa entre as ferramentas de gestão de projetos

Antes do surgimento das ferramentas eletrônicas de gestão, a materialização desse instrumento de planejamento estratégico era feita observando as seguintes etapas:

1- Divisão do cenário em 2 partes: ambiente interno (com as forças e fraquezas) e externo (com as oportunidades e ameaças);

2- Formação de uma Matriz quadrada (2×2), em que serão listados, em cada campo, todos os pontos relevantes (conforme mostrado acima);

3- Realização da chamada “Análise SWOT cruzada”, em que serão confrontados os resultados do choque entre:

• Pontos fortes x oportunidades (ensejo à estratégia ofensiva);
• Pontos fortes x ameaças (ensejo a estratégias de confronto);
• Pontos fracos x oportunidades (estratégias de reforço);
• Pontos fracos e ameaças (estratégias defensivas).

Do cruzamento dos dados dessa matriz serão fornecidos indicativos e indicadores (KPis) poderosos, para que a empresa ou o departamento saiba aproveitar as oportunidades, se proteger das ameaças, potencializar suas forças e minimizar suas fraquezas para alcançar os objetivos traçados.

Perceba que estamos falando de uma infinidade potencial de traços levantados, o que torna muito difícil seu cruzamento de forma manual (ou com planilhas do Excel). É por isso que os gestores atualmente controlam o andamento de seus projetos por meio da geração desse diagnóstico em ferramentas de administração de projetos on-line, ponto essencial para o sucesso da equipe!

Exemplo de trabalho com Análise SWOT Cruzada

1º Cenário: Força x Oportunidades

Força: empresa trabalha com metodologias ágeis de projetos.

Oportunidades: mercado retomando crescimento.

Resultado: estratégia ofensiva (por exemplo, adoção de sistemas de gestão de projetos).

2º Cenário: Forças x Ameaças

Força: boas soluções em gerenciamento de projetos, mas instaladas localmente (via licença).

Ameaça: aumento dos custos potencializa iminente aumento nos valores das licenças e suporte.

Resultado: estratégia de confronto (substituição de sistemas locais por soluções virtualizadas – SaaS).

3º Cenário: Fraquezas x Oportunidades

Fraquezas: empresa possui logística deficitária.

Oportunidades: aumento na demanda.

Resultado: estratégia de reforço (contratação de empresas terceirizadas para complementar funcionamento da cadeia logística).

4º Cenário: Fraquezas x Ameaças

Fraquezas: atrasos nas entregas dos projetos.

Ameaças: aumento da concorrência.

Resultado: estratégia defensiva (investimentos em ferramentas de gerenciamento de risco, empoderamento da equipe, automatizações na gestão, etc.).

Premissas básicas para a realização de uma análise SWOT eficiente

• A listagem deve ser curta, simples e sincera, refletindo as reais deficiências e forças do departamento (ou empresa);
• Deve ser elaborada pensando na concorrência (benchmarking);
• A análise pode ser feita de forma segmentada, em cada área da empresa;
• Excelente instrumento de auxílio à gestão de projetos;
• Você atingirá resultados mais robustos por meio de soluções on-line, que fortalecem as vantagens do trabalho em equipe na empresa.

Quer conhecer uma ferramenta de gestão de projetos online? Conheça agora como o Artia pode contribuir para o sucesso de projetos realizados em sua empresa!