Série Ferramentas de Gestão de Projetos: Técnica de Delphi

A gestão de projetos envolve, basicamente, 9 áreas do conhecimento, que visam detalhar, com minúcias, cada aspecto do escopo — apontando o que está incluso, o que não é contemplado, quais são os recursos necessários, o tempo total do projeto, orçamento disponível, entre outras coisas.

Para ajudar na montagem de um planejamento efetivo, cobrindo todas as áreas e requisitos importantes para o projeto, uma das ferramentas usadas é a técnica de Delphi, e é sobre ela que vamos falar no artigo de hoje. Continue a leitura e saiba mais agora mesmo!

Afinal, o que é a técnica de Delphi?

A técnica de Delphi parte do pressuposto de que informações levantadas por especialistas são mais acertadas em comparação às feitas por grupos que não são bem estruturados. Dessa forma, cria-se um círculo com várias pessoas — a quantidade pode variar de acordo com a necessidade ou a complexidade do projeto —, normalmente anônimas, gerenciadas por um intermediador, que é o responsável por fazer a comunicação fluir.

Assim, são feitas rodadas em que o pesquisador apresenta um resumo referente os objetivos e metas desejadas. A partir daí, cada membro retorna com as questões que acha relevante, e assim se procede até que exista um consenso na equipe. Não há quantidade definida de “rounds” para que haja uma conclusão específica — mesmo porque os riscos são mutáveis ao longo da execução do projeto.

Ao final, o resultado é um conjunto de informações que expressa o ponto de vista da maioria. Entretanto, é possível obter um resultado minoritário, caso essa minoria tenha plena convicção acerca do que foi levantado.

Sendo assim, pode-se dizer que a técnica de Delphi possui 3 características principais, sendo elas:

1. Anonimato

Visa evitar a influência entre os participantes, proibindo a comunicação paralela durante a realização do chamado painel.

2. Interação por meio de um feedback controlado

Reduz as chances de perder o foco nos pontos centrais do problema — é por esse motivo que o intermediador informa apenas os dados necessários para a realização das análises.

3. Respostas estatísticas

Ajuda a reduzir a pressão para que o grupo alcance a conformidade, ao mesmo tempo em que diminui uma dispersão considerável das respostas que cada participante revela.

Como essa técnica funciona?

A técnica de Delphi pode ter alguns procedimentos alterados, incluídos ou excluídos, dependendo da forma como as rodadas do painel vão sendo resolvidas. Porém, de maneira geral, existe um roteiro que costuma ser seguido. Veja o passo a passo:

1. Identificação do problema

Feita por meio da construção de um questionário e posterior apresentação para cada participante do grupo, de forma independente e anônima.

2. Resposta ao questionário

Feita pelos membros, também de forma anônima e individual.

3. Compilação das respostas

Consolidam-se as respostas e se faz a distribuição para os participantes, juntamente com o questionário revisto.

4. Resposta ao novo questionário

E feito da mesma forma em que ocorre na fase 2.

Após isso, há a repetição das fases 3 e 4, até que se chegue a um consenso a respeito da solução.

Qual a importância da sua aplicação para as empresas?

Essa técnica é uma forma bastante eficaz para, por exemplo, identificar riscos, realizar estimativas, definir o escopo do projeto, entre várias outras possibilidades. Essa forma de coleta de dados permite uma quantidade maior de informações ser levantada, visto que cada participante tem a liberdade de enviar suas elaborações.

Além disso, podemos citar outras vantagens da técnica Delphi. Confira:

Maior cuidado nas respostas

A utilização do questionário, aliada a respostas escritas, faz com que os participantes tenham maior reflexão e cuidado ao elaborar seus relatos. Além disso, o registro desses dados é mais simples, quando comparado a uma discussão em grupo.

Menor influência de fatores externos

O fato de criar um grupo anônimo faz com que a influência de questões como formação acadêmica ou status profissional — bem como a capacidade de argumentação oral — seja nula, evitando que itens como esses interfiram na validade dos argumentos apresentados.

Menor restrição de participação

Além da influência de fatores, restrições como posição em que o participante ocupa ou questões “políticas” são completamente eliminadas.

Não há necessidade de conciliar agendas

Como os questionários e os resultados são enviados por e-mail, por exemplo, resolve-se o problema de conciliação de agendas para a elaboração de uma reunião e eliminam-se os custos necessários para deslocamento de pessoal.

Quais são os pontos a serem observados?

Assim como a técnica apresenta vantagens bem atraentes, existem alguns pontos que devem ser observados, pois podem apresentar restrições na execução do método. Entre eles, podemos citar:

• possibilidade de receber amostras e tratamento de resultados não aceitáveis — dentro do padrão estatístico estabelecido, conforme dito anteriormente;
• total dependência das respostas dos especialistas;
• chance de se forçar o consenso para agilizar a tomada de decisão ou não impactar no cronograma do projeto;
• possibilidade de demora na finalização do processo;
• custo de preparação elevado.

Vale ressaltar que a técnica de Delphi é um recurso que visa obter opiniões de especialistas, que utilizam seu conhecimento, experiência, capacidade de raciocínio lógico e troca de informações para se chegar a um consenso a respeito dos questionários propostos nos painéis. Por outro lado, as duas últimas restrições são realmente desvantagens, mas que são inerentes à técnica e precisam ser trabalhadas ao longo do processo.

Como se pode ver, a técnica de Delphi é um excelente recurso para a identificação dos riscos e posterior criação de um plano de gerenciamento, que visa criar ações para minimizar os impactos dos efeitos negativos — ou aproveitar melhor as possibilidades, no caso de um risco positivo se concretizar. O benefício de utilizar esse método é que as informações levantadas são passadas por especialistas que, dentro do possível, concordam a respeito dos cenários e das respostas aos riscos. Talvez seja o momento também de utilizar uma Ferramenta de Gestão de Pronetos Online.

Agora que você já sabe melhor como funciona a técnica de Delphi, utilize os comentários e nos deixe saber: o que achou do artigo? Você já possui alguma experiência com esse método? Comente e compartilhe suas opiniões conosco e participe da conversa!