As atividades dos seus projetos têm um prazo adequado, mas, mesmo assim, sempre há uma sensação de que falta tempo para fazê-las?
Infelizmente, isso é um problema bastante comum. Com tantas distrações, intervenções de colegas, e-mails e redes sociais, manter o foco nas tarefas é cada vez mais um desafio maior.
A boa notícia é que existem várias técnicas e métodos que contribuem para aumentar a concentração das equipes e, consequentemente, elevar a produtividade.
Uma das mais conhecidas é a técnica pomodoro! Neste post, você vai aprender como essa técnica funciona e como ela pode melhorar os seus projetos. Venha saber mais!
O que é a técnica pomodoro?
A técnica pomodoro é uma forma de trabalho baseada em ciclos, nos quais a equipe se dedica 25 minutos ininterruptos a uma atividade e, após isto, faz um intervalo de 5 minutos.
Esta técnica foi desenvolvida por Francesco Cirillo, um universitário italiano que queria encontrar uma maneira de ser mais produtivo em seus estudos.
Após alguns testes com um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano), o estudante comprovou uma melhora efetiva em seus resultados. Com esta descoberta, ele publicou o livro “The Pomodoro Technique”, que desenvolve toda a teoria por trás da técnica.
O sucesso foi tanto que, hoje, diversos setores além do estudantil aplicam o pomodoro, porque ele é capaz de aumentar a produtividade e o rendimento de quem o utiliza.
Agora que você já sabe o que é o pomodoro, vamos entender como ele funciona?
Como funciona a técnica pomodoro?
O funcionamento da técnica de pomodoro é muito simples, porque o trabalho será realizado em ciclos de foco total à tarefa e tempos de descanso.
Um pomodoro representa um ciclo de 25 minutos com 5 de pausa, ou seja, trinta minutos do expediente do colaborador. Ao finalizar o primeiro pomodoro, inicia-se o próximo na sequência.
Porém, os pomodoros não devem ser sempre contínuos. Segundo o estudo, o ideal é que a cada quatro pomodoros o intervalo seja maior, levando de 15 a 30 minutos.
E o que a equipe deve fazer nestes minutos de pausa?
A resposta é nada! Os intervalos servem justamente para distrair o cérebro e trazer uma maior agilidade ao próximo ciclo. Por isso, durante estes cinco minutos, nada do trabalho deve ser feito, sendo um momento para olhar as mensagens, tomar um café, checar as redes sociais, etc.
Como a produtividade vai aumentar se o time fará mais intervalos?
O princípio da técnica pomodoro é que a quantidade de horas trabalhadas não é tão importante quanto a quantidade de minutos trabalhados.
Ao cronometrar as rotinas de vários funcionários, Gloria Mark, professora da University of California de Irvine, constatou que a média de apenas três minutos.
Assim, ao incentivar 25 minutos de total concentração, a técnica pomodoro te ajuda a administrar melhor o tempo e evita que, ao fim do dia, você tenha procrastinado os afazeres.
Além disso, sem as pausas, o trabalho ininterrupto iria causar mais exaustão e fadiga, o que impactaria a qualidade das atividades realizadas.
Como o pomodoro é aplicado na prática?
Colocar em prática a técnica de pomodoro é mais fácil do que parece, basta seguir 5 passos:
1. Crie uma lista de tarefas
Antes de começar a contagem do pomodoro, é importante que você tenha planejado quais atividades serão realizadas.
Além disso, é interessante também estipular o tempo necessário para finalizar cada uma delas. Por exemplo: a elaboração de um relatório X pode demandar 4 pomodoros, enquanto o relatório Y demanda apenas 2.
2. Programe o cronômetro para o primeiro pomodoro
Você não precisa utilizar um cronometro físico igual Cirillo, porque, muitas vezes, o cronometro do celular ou os aplicativos de técnica pomodoro acabam sendo mais práticos.
3. Inicie a atividade com foco máximo
Se, eventualmente, você for interrompido no meio de um pomodoro por um e-mail ou mensagem, por exemplo, o ideal é ignorá-los. Porém, se for algo urgente, o pomodoro deve ser considerado nulo e, ao retomar suas atividades, você deve reiniciar o cronômetro.
4. Faça uma pausa de 5 minutos
Aqui, assim como no passo 2, basta acionar o cronometro para contabilizar o tempo de descanso.
5. Após quatro pomodoros, faça um intervalo de 15 a 30 minutos
Este é o último passo da técnica. Mas, antes de realizá-lo, é importante retomar que ele só será feito após os passos 2,3 e 4 terem ocorrido quatro vezes.
|Leia também: Matriz de gestão de tempo: como priorizar as atividades e organizar a rotina|
Bem simples, não é? Mas você sabe se esta técnica seria eficiente para o seu trabalho? Veja a seguir quem pode utilizar o pomodoro!
Técnica pomodoro no trabalho: quem pode utilizar?
A resposta é: depende! O pomodoro surgiu como uma técnica voltada ao ambiente estudantil, que melhora bastante a absorção dos conteúdos e a realização de exercícios. Por isso, para alguns cargos da empresa ela traz benefícios excelentes, mas, para outros não será tão interessante.
Por exemplo, se você precisa responder muitas ligações e e-mails, é muito difícil que você consiga aplicar o pomodoro com sucesso.
Além disso, cada indivíduo tem suas próprias preferências e formas de trabalhar. Para alguns, o pomodoro pode gerar ansiedade por ter um tempo controlado, o que traria um efeito contrário à produtividade.
Então, apesar de qualquer pessoa poder utilizar o pomodoro, é importante analisar se ele é viável a sua rotina de trabalho.
Dica!
Apesar do pomodoro ser realizado em ciclos, você não precisa aplicá-lo ao longo de toda a sua jornada de trabalho.
Às vezes, há tarefas que não costumam ser interrompidas ou que não demandam tanta concentração. Então, você pode escolher tarefas específicas para aplicar a técnica.
Além disso, os pomodoros não necessariamente precisam durar 25 minutos. Você pode ajustar os tempos de atividade e pausa conforme a realidade do trabalho desempenhado.
Pomodoro e projetos: por que utilizar?
O sonho de qualquer gerente de projetos é aumentar a produtividade e alcançar mais resultados, não é?
Portanto, a técnica pomodoro tem tudo a ver com a gestão de projetos. Juntamente com outros recursos de gestão, como a gestão de tarefas e checklists, o pomodoro pode ser o diferencial que falta para ter eficiência nas execuções e assegurar o cumprimento dos prazos.
Com ele, o time consegue se manter concentrado por mais tempo e realizar entregas com mais qualidade. Assim, ele pode ser um grande aliado dependendo do perfil da sua organização.
Se você quiser saber mais sobre os benefícios que o pomodoro traz à gestão de projetos, assista ao webinar Técnica Pomodoro: Qual a relação com a Gestão de Projetos. Nele, você vai aprender o porquê é importante utilizá-lo e vai ver como ele atua na prática dos projetos.
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