o que é a técnica de pomodoro e como fazer para aumentar a produtividade com ela

No mundo atual, é cada vez mais difícil realizar atividades no trabalho sem se distrair. Mensagens no whatsapp, notificações de redes sociais, e-mails, intervenções de colegas, e outras coisas parecem tornar impossível o foco total e absoluto em algo específico. Ainda assim, existe uma ferramenta que pode te ajudar a resolver esse problema: a técnica de pomodoro!

O que é técnica de pomodoro?

Técnica de pomodoro é uma técnica utilizada para aumento de produtividade que consiste em dedicar foco total a uma atividade por 25 minutos ininterruptos, seguidos por um intervalo de 5 minutos.

Ela foi desenvolvida pelo universitário italiano Francesco Cirillo, que buscava otimizar a produtividade dos seus estudos. Utilizando um timer de cozinha em formato de tomate (em italiano, pomodoro) ele criou o método de focar completamente nos estudos durante os 25 minutos cronometrados pelo timer, não desviando a atenção para nenhum tipo de distração.

E a técnica funciona?

Sim. Após notar uma melhora na produtividade com o pomodoto technique, ele a divulgou para o mundo.

Segundo Gloria Mark, professora da University of California de Irvine, a quantidade de horas trabalhadas não é tão importante quanto a quantidade de minutos trabalhados. Ao cronometrar as rotinas de vários funcionários, ela percebeu uma média de apenas três minutos de trabalho sem interrupções. Em 44% das vezes, a interrupção é feita por si mesmo, de maneira espontânea, para coisas como checar as redes sociais, o e-mail, etc.

Sendo assim, a técnica de pomodoro impede que essas distrações causem uma queda na sua produtividade e te ajuda a administrar melhor o tempo, evitando aquela situação onde o fim do dia chega e você percebe que não conseguiu fazer tudo o que pretendia.

Como funciona?

O funcionamento da técnica de pomodoro é muito simples. Dedica-se 25 minutos para realização de uma tarefa específica com foco total. Depois, é feita uma pausa de 5 minutos para descanso, afinal, trabalho ininterrupto iria causar uma exaustão por fadiga de atenção.

Essa pausa não deve ser utilizada para realizar atividades do trabalho ou para pensar no que foi feito, mas sim para ócio, olhar suas mensagens, tomar um café, ou resolver algo que normalmente teria interrompido o andamento do seu trabalho. Após essa pausa, inicia-se outro pomodoro, ou seja, mais 25 minutos de foco.

A cada quatro pomodoros, a pausa feita deve ser maior (de 15 a 30 minutos).

Como colocar em prática?

Colocar em prática a técnica de pomodoro é mais fácil do que parece. Primeiramente, você precisa criar uma lista de tarefas. Para cada atividade, o ideal é que você estipule o tempo que será necessário para sua finalização. Por exemplo: a elaboração de um relatório x pode necessitar de 4 pomodoros, já o y, apenas de 2.

Depois, basta programar um cronômetro para te avisar depois de 25 minutos. Se, eventualmente, você for interrompido no meio de um pomodoro por um e-mail ou mensagem, por exemplo, o ideal é ignorá-los. Guardar o celular na bolsa pode ser uma boa solução. Caso a interrupção venha de um colega de trabalho, por exemplo, explique a situação e peça para resolver o problema depois. Aqui, é válido fazer uma plaquinha avisando que você está fazendo um pomodoro e colocar em cima da sua mesa, para que os seus colegas saibam e não te atrapalhem.

Caso você efetivamente precise interromper o pomodoro para resolver algo urgente, ele deve ser considerado nulo e, ao retomar suas atividades, você deve reiniciar o cronômetro.

A técnica de pomodoro, se aplicada corretamente, exige que você faça pausas frequentes para recarregar as energias e descansar a mente, ou seja, as pausas são obrigatórias. Quando um pomodoro chegar ao fim, você não pode continuar trabalhando, nem mesmo que seja por apenas mais alguns minutos para finalizar uma atividade; você precisa descansar. O objetivo é que, com as pausas, você se mantenha enérgico e disposto a mais um ciclo de foco total.

Como saber se posso aplicar essa técnica no meu trabalho?

É claro que não há uma formula mágica de produtividade para todos os trabalhos do mundo. Se, no seu trabalho, você precisa responder imediatamente à ligações e e-mails, por exemplo, é muito difícil que você consiga aplicar a técnica de pomodoro com sucesso.

Além disso, cada indivíduo tem suas próprias preferências e técnicas de produtividade. Para alguns, a técnica de pomodoro pode “engessar” demais as atividades, o que pode passar uma sensação de trabalho mecânico e excessivamente controlado, causando certa ansiedade e, por consequência, queda na produtividade. Ou seja: o efeito contrário do desejado.

Vale lembrar, também, que ela pode causar certo estranhamento no início. Talvez você não esteja acostumado a ficar sem verificar os seus e-mails, seu whatsapp, ou deixar o seu celular no modo silencioso, e é possível que você precise de vários dias para se acostumar. Apesar disso, se a técnica se tornar inerente ao seu método de trabalho, você irá conseguir utiliza-la sem problemas.

Ademais, você não precisa aplicar a técnica de pomodoro ao longo de toda a sua jornada de trabalho e todos os dias. Você pode escolher tarefas específicas nas quais você sabe que será difícil se concentrar, ou as que você tem procrastinado em concluir. E, outras tarefas que não costumam ser interrompidas ou não demandam tanta concentração, você pode utilizar seus métodos tradicionais.

Você também não precisa se prender aos 25 minutos. Dependendo do tipo de trabalho que você desempenha, ou da sua capacidade pessoal, você pode sentir a necessidade de aumentar ou diminuir o tempo dos pomodoros e dos intervalos.

Aplicativos de cronômetro

Existem diversos aplicativos que podem te ajudar a utilizar a técnica de pomodoro. Há quem prefira usar o cronômetro nativo do celular mesmo, mas alguns apps específicos possuem funcionalidades interessantes, como a possibilidade criar listas de tarefas e ajuda no gerenciamento de tempo. Alguns aplicativos como o Tomato Time, Pomodoro Time, Focus Keeper, etc., podem dar conta do recado.

O Artia também é uma ferramenta muito funcional, principalmente quando se procura por funcionalidades mais complexas. A janela “Meu Dia” do software conta com um timer específico para a técnica de pomodoro e aponta automaticamente as horas trabalhadas no registro de atividades. Basta alternar do modo tradicional “to-do” para o “modo pomodoro”. No menu das atividades, o item “Pomodoro” mostra as estatísticas sobre os pomodoros executados em cada atividade.

Além disso, para gerenciar melhor o seu tempo, o ideal é apostar no gerenciamento de atividades. Se você não está familiarizado com o assunto, leia o post Gerenciamento de Atividades: Ganhe tempo organizando suas atividades no dia a dia.