Matriz de gestão do tempo: 3 passos para otimizar a sua rotina no trabalho

Matriz de gestão do tempo

Na agitação do dia a dia, as 24h que temos disponíveis não parecem ser o suficiente para que possamos cumprir todos os nossos compromissos. A impressão que passa é que quanto mais coisas temos para fazer, menos tempo temos. Para contornar isso, é preciso fazer uma matriz de gestão do tempo.

Quem não gosta de sentir o alívio quando todos os compromissos do trabalho foram cumpridos, não é mesmo? Neste texto, você vai aprender o segredo para ter essa sensação todos os dias. Vamos começar entendendo melhor o que é uma Matriz de Gestão do Tempo.

O que é matriz de gestão do tempo?

Matriz de gestão do tempo é uma ferramenta para organizar as tarefas de forma visual, priorizando as atividades por nível de urgência, o que facilita a organização da rotina.

A ferramenta que você vai aprender a usar hoje foi criada por Dwight D. Eisenhower, simplesmente o 34º presidente dos Estados Unidos. Como você deve imaginar, ele era uma pessoa muito ocupada e, para planejar melhor o dia de trabalho dele, desenvolveu essa ferramenta chamada Matriz de Eisenhower. Vamos ver como ela funciona?

Como funciona a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é formada por quatro “quadros”, onde as tarefas devem ser distribuídas. Os quadros são:

  • Importante e urgente;
  • Importante e não urgente;
  • Não importante e urgente;
  • Não importante e não urgente.

Ao ler isso, é possível que você se confunda com o que é importante e o que é urgente. Compreender isso é fundamental para usar a matriz corretamente. Veja abaixo o que cada uma significa:

matriz de gestão de tempo diferença entre importante e urgente

Entendendo isso, nós podemos ver como esses dois conceitos se relacionam em cada quadro, veja a imagem a seguir:

quadros da matriz de eisenhower

Agora que você conhece a Matriz, vamos ver as características de cada quadro dentro dela.

Entenda os quadros da Matriz de Eisenhower

1º quadro: importante e urgente

Na hora de adicionar as suas tarefas, coloque no primeiro quadro tudo aquilo que é fundamental resolver o quanto antes. Ou seja: adicione o que você deve fazer agora.

2º quadro: importante e não urgente

Tarefas que podem ser feitas com mais tempo, mas que implicam nas suas metas e/ou objetivos, devem ficar no segundo quadro. Estamos falando daquilo que você precisa fazer, mas com mais atenção para a qualidade. Não esqueça de definir quando fazer, para não adiar demais.

3º quadro: não importante e urgente

O terceiro quadro é aquele que você adiciona os imprevistos. Basicamente quando, do nada, aparece alguma tarefa para resolver que não estava nos seus planos. Normalmente essas tarefas são feitas quando sobram um tempo ou então delegadas para outra pessoa.

Se for algo simples, é possível encaixar entre uma atividade e outra. O mais comum é simplesmente passar a tarefa para outra pessoa, ou colocar em stand-by.

4º quadro: não importante e não urgente

O quarto quadro serve para colocar atividades típicas de quem está ocioso. Se você tem alguma coisa neste quadro para realizar, nem pense em fazer se os demais estão com alguma coisa pendente. A tarefa de “organizar as pastas” normalmente se enquadra nesse quadro, por exemplo.

Agora que você compreendeu como funciona cada quadro, e como eles contribuem para fazer uma boa organização da sua vida profissional, vamos compreender na prática como aplicar a matriz na sua realidade?

Como aplicar a Matriz de Eisenhower

1º passo: liste todas as suas tarefas

Para fazer essa gestão da produtividade, a primeira coisa é listar tudo o que você precisa fazer. Pegue cada tarefa e cada compromisso e anote-os. Não se preocupe com a ordem nesse momento, apenas em se lembrar de tudo que precisa ser feito.

Coisas como reuniões, relatórios entre outras coisas, tudo precisa ser registrado. Depois de fazer isso, verifique se não esqueceu de nada e siga para o próximo passo.

2º passo: defina a urgência e a importância de cada tarefa

Nós vamos ensinar duas formas de urgência e importância, uma por pontos e outra por status. Veja como cada uma funciona abaixo:

Definir urgência e importância por pontos

Para fazer isso, nós usamos números de 0 a 10. Como nós temos que medir duas coisas, então serão dois números atribuídos. Leve em consideração os prazos e o quanto a tarefa pode afetar o seu objetivo. Caso não tenha prazo, priorize a tarefa que está pendente a mais tempo.

Definir urgência e importância por status

Caso você não goste desse sistema, então é possível determinar a urgência e a importância por meio de um sistema de status, onde você escolhe o que é melhor fazer com a tarefa: fazer agora, programar, delegar ou eliminar. Defina isso e coloque no quadro correspondente usando o guia abaixo:

  • Fazer agora: importante e urgente;
  • Programar: importante e não urgente;
  • Delegar: não importante e urgente;
  • Eliminar: não importante e não urgente.

Use o sistema escolhido e, depois de pronto, vá para o próximo passo.

3º passo: adicione as tarefas na Matriz de Eisenhower

O terceiro e último passo é adicionar as tarefas na matriz. Se você preferiu fazer isso por meio do sistema status, então é mais fácil de determinar o quadro, basta seguir o guia que mostramos acima.

O sistema de pontuação é semelhante, mas esses critérios já estarão descritos nos números. De 0 a 5 é não, tanto para importância, quanto para urgência, assim você determina o quadro. A ordem fica com valor do número: quanto mais alto, mais acima no quadro.

Siga esses 3 passos simples e você estará pronto para organizar o tempo no trabalho e gerir a sua vida profissional com mais controle. O seu dia será bem mais produtivo, mas é possível ir além com um cronograma de projeto, o que garante muito mais praticidade durante o trabalho.

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