Tecnologia na Gestão de ProjetosJá se foi o tempo em que as melhores ferramentas eletrônicas na gestão de projetos eram os e-mails compartilhados entre os membros da equipe ou o acesso a plataformas como Google Drive.

O desenvolvimento recente de novas soluções automatizadas torna possível, atualmente, gerenciar de forma implacável todos os pontos críticos de um projeto, alertando stakeholders sobre o andamento de cada etapa, enviando comunicados automáticos na detecção de possibilidade de atrasos, gerenciando os níveis de sobrecarga ou ociosidade de cada colaborador, auxiliando no estabelecimento de priorizações ou controle de custos.

Um oceano de ferramentas está disponível no mercado atual, gerando um nível de controle digital integralizado que não pôde sequer ser sonhado pelas gerações anteriores. Hoje você vai entender o quanto é imprescindível ao Escritório de Projetos (PMO) contar com tecnologia especializada no gerenciamento de riscos, o que resulta em aumento de produtividade, redução de custos e melhoria no cumprimento de prazos!

Visão da estrutura do projeto

“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado.” A frase é de William Deming e nos revela a necessidade de ter uma visão holística sobre o projeto, mesmo em sua etapa de planejamento.

Imagine, por exemplo, o desenvolvimento de um portal de internet. O projeto deve envolver, em seu planejamento, a definição dos requisitos do site; em sua construção, o layout da página, front e back end, além de testes da home; em seus custos, os valores gastos a título de domínio, pagamento de programadores e especialistas em UX (experiência do usuário).

Perceba que estamos lidando com dezenas de variáveis que poderão ser trabalhadas com excelência se houver uma plataforma que nos mostre, de forma integral, o prospecto do projeto, do início ao fim. Um sistema de gestão de projetos é capaz de fornecer à equipe a visão 360 graus sobre o caminho até a etapa de encerramento do projeto.

Maior controle de fatores críticos

Essa é uma consequência do item anterior. Com uma única olhada, você pode ter acesso:

  • Ao prazo acordado com o cliente em cada etapa do projeto;
  • Ao percentual de trabalhos entregues até o momento;
  • À carga horária que cada fase tem despendido;
  • Às estimativas de término, calculadas eletronicamente;
  • À sugestão automatizada de redistribuição de atividades;
  • Ao rastreamento do budget.

Trazer a Inteligência de Negócios para seu projeto é ter melhor controle sobre uma totalidade de questões impossíveis de serem abarcadas pelos olhos humanos.

Comunicação instantânea

A gestão de trabalhos colaborativos ou gerenciamento de projetos é facilitada por meio de poderosas ferramentas de gestão que permitem o acesso à plataforma do projeto a partir de qualquer ponto do globo, desde que se tenha um PC, tablet ou smartphone com acesso à internet.

Nesse caso, ainda que um colaborador esteja visualizando — em sua casa — os fatores críticos, é possível comunicar-se instantaneamente com outros membros que estejam em outras partes do mundo.

Geração de relatórios completos

Indicadores de desempenho individual, gráficos orçamentários, controle estatístico de prazos: para melhorar a performance de uma equipe de projetos, é preciso entender quais são os gargalos, algo difícil de encontrar em meio ao epicentro das pressões diárias sofridas pelo time comandado pelo Diretor de Projetos.

A tecnologia voltada para a gestão de projetos já dispõe de ferramentas que criam todos esses relatórios e gráficos, facilitando a compreensão do que não está indo bem ou o que pode ser otimizado.

A nova dinâmica do mundo moderno impõe mudanças na forma de gerenciar seus projetos que passa, necessariamente, pela parceria com a TI. Os stakeholders têm hoje diferentes expectativas sobre as informações do projeto, porque informação se consegue a um único clique. Quer saber sobre as condições climáticas no Camboja? Os índices da Bolsa de Valores de Londres na última hora? Faça uma busca no Google.

E quanto ao status do seu projeto? Ah, atualizações em tempo real não são possíveis? Não. A falta de informações em tempo real não é admissível a um cliente que tem o mundo a um único clique.

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Os desafios de implementar novas tecnologias na Gestão de Projetos

Não adianta ter o melhor software de gestão de projetos se sua equipe não souber como operá-lo. O desafio aqui é encontrar facilitadores para que esse processo de aprendizagem seja eficiente.

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Hora da prática! Saiba como administrar projetos simultâneos na internet. Entenda por que os projetos dentro do prazo são um desafio off-line e online. Não adianta ter o melhor software de gestão de projetos se sua equipe não souber como operá-lo. O desafio aqui é encontrar facilitadores para que esse processo de aprendizagem seja eficiente.