Eliminar ou otimizar reuniões na gestão de projetos?

Convocar uma reunião é uma excelente iniciativa e ferramenta gerencial para conhecer o andamento do projeto e alinhar os envolvidos aos objetivos almejados pela organização.

Mas, enquanto num cenário ideal, o gestor entraria na sala de reunião se preocupando apenas com os assuntos em pauta, em receber os status dos membros da equipe e em tomar as decisões necessárias, a realidade não costuma ser assim.

Não é raro que os encontros não se desenrolem como o esperado. Sem falar que nem toda reunião que sai como o esperado é, de fato, eficiente.
E se você está em dúvida se o ideal é eliminar ou otimizar reuniões na gestão de projetos, este post foi feito para você. Acompanhe!

Benefícios da reunião na gestão de projetos

Depois de ter vivido tantas experiências ruins, é provável que você esteja um tanto cético sobre os reais benefícios de uma discussão conjunta.
Mas a culpa não é do evento em si; se bem conduzida, uma reunião pode proporcionar inúmeros benefícios, entre os quais:

1. Nivelamento de Informação

A melhor forma de manter todos informados sobre alguma mudança no planejamento da organização, fechamentos de novas parcerias, notificar admissões recentes e novos projetos é convocando uma reunião. Ao reunir as pessoas pertinentes, fica fácil unificar e disseminar a informação.
Mas, é claro, para que não haja ruído na comunicação, vale a pena dedicar um tempo para sanar eventuais dúvidas dos envolvidos.

2. Consulta de diferentes pontos de vista

Quando se tem uma ideia nascendo, ainda não consolidada, o apoio de toda a equipe é fundamental.
Por essa razão, é muito útil organizar uma reunião entre departamentos para conhecer o ponto de vista e conquistar o apoio de todos os setores.
Existindo esse espaço aberto para ouvir os prós e contras do grupo, todos se sentem parte do projeto, consequentemente, ensejando a colaboração de todos.

3. Identificação de “gargalos”

Quando existe um problema e este é analisado sob um único ponto de vista, a solução costuma demorar a chegar.
Seja, por exemplo, um erro no processo, a queda nas vendas, insatisfação do cliente, ou qualquer coisa que não esteja indo bem, o ideal é compartilhar a questão com os envolvidos. Afinal, a empresa é como um organismo vivo, todas as funções estão interligadas, nada acontece de modo independente.
Se é assim, não faz sentido restringir a solução de uma pendência a determinado número de pessoas ou setor. O ideal é compartilhar a discussão, pois, sob um prisma diferente, ideias inovadoras podem surgir, resolvendo facilmente aquilo que parecia um grande problema.

4. Mediação de conflitos

Não há como fugir a esta realidade: onde existirem pessoas, haverá conflitos. Isto é, a questão não é eliminar os atritos, mas saber gerenciá-los da melhor maneira, e a reunião é uma ótima ferramenta para esse fim.
Tão logo quando se percebe que algo não vai bem entre membros da equipe, o ideal é fazer uma reunião de mediação para entender a situação, discutir e conciliar os pontos de vista.
Além de servir para apaziguar as relações, evita o surgimento e a propagação de boatos nos corredores da empresa, o que pode ser desastroso para as pessoas e para o projeto.

Aumento da produtividade nas reuniões

Ainda que a disciplina de gestão de projetos possa parecer um tanto complexa, é consenso que o ponto-chave para um bom gerenciamento é a comunicação. E não pode existir ferramenta melhor de diálogo do que a reunião para que se potencializem os resultados dos projetos.
Contudo, não é por isso que os encontros devem acontecer à vontade. Estas dicas vão auxiliá-lo em como extrair o melhor de cada convocação:

1. Número reduzido de participantes

O ideal é reduzir ao máximo a lista de convidados para as reuniões, atendo-se aos responsáveis diretos por um departamento ou setor.
Isso porque um grupo menor será capaz de se manter mais concentrado e motivado do que um grande grupo. E também, contando com os líderes – em tese, pessoas mais competentes –, estes proporcionarão resultados mais expressivos.
Isto é, não faz sentido agregar volume à reunião sem que, de fato, as pessoas ali gerem resultados para a discussão.

2. Simplicidade

Com o advento de novas tecnologias, a mentalidade de que tudo precisa ser complexo e arrojado tem substituído a simplicidade das coisas.
Mas esta é uma grande armadilha. Sempre que possível, os problemas devem ser desmembrados, possibilitando uma análise mais elementar da questão, com foco na funcionalidade, não na sofisticação.
Geralmente, essa visão contribui não só para a otimização do tempo, mas também dos custos.

3. Reuniões presenciais

Não importa se a empresa é de tecnologia ou de construção, nada deve substituir as reuniões presenciais. Em um mundo cada vez mais conectado, há uma tentação em achar que todas as tomadas de decisão devam ser por e-mail, Skype, celular etc.
Mas isso é um engano, pois acaba se tornando um processo mecânico que limita a sensibilidade em torno dos problemas. Quer dizer, as ideias costumam nascer de encontros presenciais, já que um ambiente mais “humanizado” tende a contribuir com a criatividade.

4. O fim dos slides

Ainda que tenham conquistado grande espaço nas salas de reunião corporativas, os recursos de multimídia, muitas vezes, acabam distraindo as atenções daquilo que verdadeiramente importa.
Não é desenvolvendo a mais bela apresentação que se conquistará o engajamento dos presentes, mas sim apresentando questões, ideias e soluções que, de fato, impactam no projeto.
Resumindo, a ideia é comprometer tempo naquilo que realmente importa.

5. Engajamento

Para este tópico, cabe um ditado popular muito pertinente: “cachorro de dois donos morre de fome”. É preciso atribuir um dono a cada uma das pendências discutidas, responsabilizando-os por suas respectivas soluções.
Assim, ao deixar o recinto, todos os participantes devem saber quais as pendências estão sob sua gerência, acarretando em comprometimento pelos resultados.

Uma boa forma de adotar esse modelo é, em cada reunião, especificar o “dono” do tema a ser tratado. Dessa maneira, a ata passa a ter uma lista de assuntos a serem abordados, cada um com uma pessoa nomeada por sua tratativa.
Com isso, assegura-se que as ideias discutidas não se percam, sendo cada uma corretamente endereçada e trabalhada.
E agora? Percebe como a reunião só tem a beneficiar a gestão de projetos? Deixe seu comentário e contribua com essa discussão!