Em tese o termo de abertura de projeto é uma espécie de documento oficial em que todos os stakeholders têm noção do que estão se comprometendo a desempenhar. Enquanto isso, a declaração de escopo do projeto é um informativo detalhado acerca de cada etapa em específico.
Mas vamos conhecer em detalhes o que é cada um desses documentos, as diferenças entre eles e os benefícios para sua empresa? Acompanhe agora a leitura e confira tudo!
O que é o termo de abertura de projeto?
O termo de abertura de projeto é um documento que contém as principais informações acerca do projeto que está sendo iniciado ele é que define os objetivos do projeto e autoriza o seu início.
É no termo de abertura do projeto que se encontram todos os detalhes com os quais os envolvidos estão de acordo. Quando o projeto inclui terceirizados ou fornecedores alheios à empresa, é recomendado que o termo de abertura esteja anexado ao próprio contrato.
Entre os principais itens para um termo de abertura de projeto estão:
Justificativa do projeto:
razões que motivam a execução do projeto e os argumentos previamente debatidos para validar seu início.
Finalidade do projeto:
o que o projeto pretende ter alcançado quando for concluído.
Metas e objetivos:
conjunto de metas claras, realistas e mensuráveis às quais o projeto se propõe;
Envolvidos (stakeholders):
lista de todas as partes envolvidas no projeto (equipe interna, clientes, fornecedores etc.).
Etapas e entregas:
cronograma detalhando não apenas a conclusão global do projeto, mas a entrega de etapas durante sua execução.
Prazo e custo (estimados):
estimativa de conclusão final e investimento demandado.
Lista de exclusões:
lista clara e completa daquilo que o projeto não vai fazer, ou seja, ações que estão fora da alçada do projeto em questão.
Critérios e pressupostos:
itens cujo cumprimento são indispensáveis, e pressupostos iniciais verdadeiros, para que uma entrega seja considerada finalizada.
Restrições:
condições que explicam as restrições para gestão de custos no projeto, prazo e objetivos.
Riscos:
identificação de ruídos que podem acontecer e oferecer riscos ao cumprimento eficaz do projeto dentro de seu termo de abertura.
O termo de abertura é essencial para o escopo de projeto. Assim, é fundamental que tal documento seja formulado com a participação de todos os envolvidos, assinado, anexado junto aos demais documentos do projeto, e constantemente verificado como norteador da execução do projeto.
Agora que você entendeu o que é o termo de abertura vem a próxima pergunta.
O que é a declaração de escopo do projeto?
Uma declaração de escopo do projeto é um documento mais aprofundado que não visa apenas oferecer uma visão macro, mas sim um detalhamento aprofundado de todo trabalho que será despendido para entregar o resultado do projeto.
O escopo de um projeto é fundamental para que todos os envolvidos saibam os detalhes de sua execução. Inclusive, é consenso entre gestores que um escopo de projeto mal feito é o primeiro passo para resultados ruins.
A declaração de escopo de projeto é composta essencialmente por quatro itens: descrição do escopo do projeto, conjunto de entregas, critérios de aceitação e exclusões do projeto. Veja cada um dos itens:
Descrição de escopo de projeto:
detalhamento do que será feito passo a passo e como o projeto será conduzido até sua finalização. Esse detalhamento inclui:
- Nomes dos stakeholders e suas funções;
- Quantidade de recurso financeiro necessário, como será aplicado e orçamentos que fundamentem a aplicação;
- Aprofundamento de objetivos gerais e específicos pelos quais o projeto está sendo colocado em prática e por que esse foi o caminho escolhido;
- Exatamente o que se espera ao fim do projeto.
Conjunto de entregas:
descrição detalhada e precisa de como os processos vão ocorrer e quando, e de que forma, as entregas acontecerão durante o projeto. O detalhamento inclui citar:
- Como as entregas acontecerão e quais são os pré-requisitos para entrega;
- Cronograma preciso de entregas incluindo a relação entre diferentes entregas e os profissionais envolvidos.
Critérios de aceitação:
detalhamento minucioso do que é aceito, do que não é aceito, e das premissas para que a entrega seja considerada válida. Aqui devem constar todos os itens que não podem estar ausentes para que o projeto seja considerado finalizado dentro do escopo.
Exclusões do projeto:
lista completa de tudo aquilo a que o projeto não se propõe e explicação das razões pelas quais o projeto vai até determinados limites.
Apesar de existirem diferentes formas e métodos de elaborar uma declaração de escopo de projeto, estes são itens primordiais que fazem toda a diferença para que seu projeto seja colocado em prática.
Diferenças entre Termo de abertura de projeto e declaração de escopo:
Como mencionamos lá no início: O termo de abertura de projeto é uma espécie de documento oficial em que todos os stakeholders têm noção do que estão se comprometendo a desempenhar. Enquanto isso, a declaração de escopo de projeto é um informativo detalhado acerca de cada etapa em específico.
Por mais que o termo de abertura busque ser preciso considerando riscos e possíveis desvios, nem tudo pode ser descoberto de antemão. Assim, possíveis alterações no escopo do projeto que surjam durante sua execução devem ser registradas na declaração do escopo, consideradas e aprovadas por todos os envolvidos.
Por que elaborar o termo de abertura e a declaração do escopo?
As vantagens de clareza e de responsabilização nas tarefas não são as únicas do uso de termo de abertura e de declaração de escopo de projeto. Agora que você viu detalhadamente o que são esses documentos é importante entender porque você deve elaborar cada um deles e quais os benefícios em utilizá-los para gerenciar seus projetos.
Clareza
Entre os benefícios de usar o termo de abertura e declaração de escopo, certamente um dos principais é o da clareza. A especificação de prazos, envolvidos, metas, premissas, exclusões etc. torna muito mais possível a delegação de funções, cobrança de responsáveis e conhecimento coletivo do andamento do projeto.
Registro
Assim como a clareza, o registro é um ponto de extremo benefício. Pouco adianta, principalmente em grandes projetos, todos terem clareza de como as coisas devem acontecer se isso não for devidamente registrado para que possa ser conferido ao longo do projeto.
Por mais unida que a equipe seja, é fundamental o registro para que não haja nenhuma dúvida sobre o que foi estabelecido.
Quer saber como montar um termo de abertura completo? Leia nosso passo a passo de como montar um project charter do zero!
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