Concorda que não tem como fazer bem-feito algo que você não sabe ao certo o que é?
Nos projetos, o project charter é o responsável por dar esse direcionamento inicial, indicando quais os objetivos, recursos e meios necessários para que um projeto ocorra.
Assim, ele é uma das etapas mais importantes, porque, quando bem estruturado, fornece uma base mais sólida para o planejamento e permite a construção de estratégias mais eficazes.
Se você quiser aprender como fazer um project charter de sucesso, esse texto vai te ajudar! Vamos lá?
O que é project charter?
O project charter, também chamado de termo de abertura do projeto, é um documento que fornece todas as informações essenciais para que o projeto seja iniciado.
Um projeto, na maioria das vezes, não é executado por quem o solicita. Por isso, ele é a melhor maneira de indicar quais são os limites e propósitos, para que o gerente do projeto saiba como agir nas próximas etapas.
Assim, o project charter é responsável por:
- Formalizar a existência do projeto;
- Apresentar os requisitos principais;
- Designar o gerente responsável pelo projeto;
- Garantir que haja um alinhamento entre as partes interessadas.
Aí você pode se perguntar: mas, se o gerente de projetos é designado no project charter, quem é responsável por fazê-lo? A gente te conta isso no próximo tópico!
Quem é responsável pelo project charter?
Apesar do gerente do projeto só ser designado no termo de abertura, geralmente ele é escolhido antes, porque sua participação na elaboração do documento é fundamental.
Assim, oficialmente, o responsável pelo project charter é o sponsor do projeto, que é a figura de maior autoridade e quem irá aprovar as informações descritas.
Porém, na prática, podem participar de seu desenvolvimento o gerente, o patrocinador, membros do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) e pessoas da alta gestão da organização.
Como fazer um project charter?
O project charter é o documento que dará apoio ao gerente do projeto ao longo de toda a execução. Por isso, ele deve trazer informações específicas, mensuráveis e realistas do projeto.
Para fazê-lo, geralmente utilizamos algum modelo pronto de project charter ou Canvas, pois isso facilita o preenchimento e a coleta de dados.
As informações que ele pode ter variam muito conforme o perfil da organização e o objetivo desejado. Assim, os pontos que traremos aqui são aqueles mais utilizados no mercado.
Então, para um project charter gerar resultados, o ideal é ele conter:
- Título do projeto;
- Nome do patrocinador ou pessoa responsável por autorizar o documento;
- Nome do gerente do projeto;
- Objetivo e justificativa;
- Descrição;
- Premissas;
- Restrições;
- Riscos;
- Marcos;
- Orçamento.
O título do projeto e os nomes dos responsáveis são itens autoexplicativos, mas, os demais elementos podem causar uma certa dúvida. Veja o que é cada um deles:
Objetivo e justificativa:
Todo projeto tem um objetivo, que é o resultado a ser atingido ao final de todos os processos. Já a justificativa é o porquê de a organização desejar esse resultado.
Por exemplo, em um projeto de construção de uma casa, o objetivo é ter a casa. Já a justificativa é o motivo pelo qual eu quero fazê-la, que, nesse caso, poderia ser para obter lucro com a venda.
Ter uma justificativa clara é fundamental para o project charter, porque ela indicará ao patrocinador se o projeto justifica ou não o investimento, e isso impacta diretamente na decisão de aprovação.
Descrição:
A descrição nada mais é que o detalhamento do objetivo.
O que se espera ao final do projeto geralmente é algo bastante pontual e específico. Então, a descrição é responsável por definir características do que é esperado, para que a equipe tenha um direcionamento claro do que deve fazer ao longo do desenvolvimento do projeto.
Nesta parte, também podem ser definidos alguns parâmetros de qualidade, que são os requisitos mínimos para considerar o projeto como um sucesso ou falho.
Premissas:
As premissas são estimativas do que será necessário para que o projeto ocorra. Aqui, as informações podem ser: legais, como a aprovação de um alvará, por exemplo; governamental; ambiental; financeiro; entre outros.
Restrições:
As restrições são as condições acordadas para executar o projeto. Isto significa que são os fatores que irão limitá-lo, como prazo de entrega, custo máximo possível, recursos disponíveis, etc.
As restrições mais comuns costumam ser referentes há três elementos, o chamado “triângulo das restrições do projeto”:
- Tempo;
- Custo;
- Escopo.
Riscos:
Os riscos são os fatores que a organização não pode controlar e que ameaçam as entregas do projeto.
Saber quais os principais riscos que podem ocorrer é muito importante para elaborar planos de ação prévios. Assim, se algo não favorável acontecer, a gestão já estará preparada, evitando que desvios sérios afetem o projeto e que as entregas não sejam cumpridas.
Marcos:
Os marcos, como o próprio nome indica, são pontos importantes da execução do projeto.
Após ter o project charter aprovado, o próximo passo é o planejamento pontual das atividades que irão ocorrer. Por isso, ter alguns marcos definidos é primordial, porque eles alinham as entregas aos prazos, permitindo construir um planejamento mais fiel a realidade.
Orçamento:
Como último elemento essencial temos o orçamento, que é o valor disponível para ser gasto nas atividades do projeto. Aqui, o principal objetivo é mensurar o que é possível fazer e quais ações fogem da realidade.
Bastante coisa, né? Vamos ver um exemplo de como isso seria feito na prática?
Exemplo de project charter
Digamos que o seu projeto seja a implantação de um software de gestão de projetos. O Canvas dele poderia ser preenchido da seguinte forma:
Título do projeto:
Implantação de um software de gestão de projetos.
Patrocinador do projeto:
Ana Silva.
Gerente do projeto:
Carlos Ferreira.
Descrição:
Implantação do software Artia em uma empresa de desenvolvimento de sites, que tem uma equipe de 12 pessoas e tem o intuito de gerenciar projetos e atividades.
Justificativa:
Controlar o andamento dos projetos de clientes. 80% dos projetos que executam atualmente têm estouro no prazo e geram custos adicionais, por isso, implementar o software traria informações mais claras sobre os prazos acordados e auxiliaria a controlar os gastos.
Premissas:
- Acesso total à internet de qualidade para a utilização do software;
- Máquinas configuradas e navegadores homologados instalados;
- Contratação mínima de 4 horas de consultoria.
Restrições:
Cliente só possui disponibilidade nas quintas e sextas-feiras.
Riscos:
- Equipe não se adaptar à ferramenta;
- Falta de acesso à internet;
- Queda de energia.
Marcos:
- Assinatura do contrato;
- Aceite do project charter;
- Prova de conceito com a equipe.
Orçamento:
- Budget de R$10.000;
- Gasto estimado de R$5.000;
- Margem estimada de R$5.000.
Preenchendo todas as etapas, seu project charter ficaria dessa forma:
(Clique na imagem para ampliar)
Ficou mais fácil entender como o project charter pode ser elaborado e como ele é importante para a gestão de projetos?
Se ainda estiver com dúvidas ou quiser aprender esses passos de modo mais completo, nós temos um Webinar de como garantir a aprovação de um Termo de Abertura de Projeto.
Nele, você verá mais sobre o que é o project charter e poderá conferir a explicação detalhada do exemplo que trouxemos acima. Vale a pena conferir!
