Reunião de Kick-Off: 5 dicas para começar o projeto com o pé direito

Publicado em: 07|02|2020

Atualizado em: 27|05|2022

Para que um projeto seja bem-sucedido, é necessário um planejamento assertivo desde o início. A reunião de kick-off existe para isso e serve como pontapé inicial do projeto. Ela ocorre logo após o planejamento, com o objetivo de botar os “pingos nos is” antes que o trabalho se inicie e garantir uma execução eficaz.

Se quiser saber mais sobre o assunto e como fazer essa reunião do jeito certo, siga lendo o post, pois vamos ensinar tudo!

• O que é reunião de kick-off?
• Qual a importância da reunião de kick-off?
• Etapas da reunião de kick-off
• A importância do termo de abertura do projeto (TAP) para a reunião de kick-off
• O que deve ser abordado em uma reunião de kick-off?
• Como fazer uma boa reunião de kick-off? 6 dicas práticas

O que é reunião de kick-off?

A reunião de kick-off é um encontro entre os envolvidos no projeto com o objetivo de apresentar e alinhar os detalhes importantes e relevantes para todos. Nela, os participantes validam os objetivos, restrições, prazos, entregáveis, os documentos referentes ao projeto, as especificações, o cronograma, os recursos, e outras questões afins.

Qual a importância da reunião de kick-off?

A reunião de Kick-Off é o momento de apresentar o projeto para os stakeholders. Logo, ela é fundamental para “vender” a ideia, alinhar expectativas, engajar os envolvidos e tirar possíveis dúvidas.

Pular essa etapa pode gerar uma série de problemas, como expectativas desalinhadas (tanto sobre os resultados do projeto, quando sobre o andamento dele em si), papéis mal esclarecidos entre as partes envolvidas e desengajamento dos stakeholders.

Etapas da reunião de kick-off

De modo geral, toda reunião de kick-off segue mais ou menos uma mesma estrutura. Listamos abaixo as etapas mais comuns. Para fazer uma boa reunião de kick-off, é preciso prestar atenção nelas:

Seleção de participantes

O trabalho começa antes da reunião em si, na etapa de seleção de participantes. Devem estar na reunião todos que participarão do projeto, como:

• Patrocinador;
• Gerente do projeto;
• Demais envolvidos no projeto (equipe técnica, responsáveis etc.);
• Contratantes do projeto;
• Demais partes interessadas.

Fala do patrocinador

Quem abre a reunião de kick-off é o patrocinador. A fala dele vai engajar os envolvidos e deixar claro que o comprometimento de todos é fundamental. Além de deixar claro que conta com o apoio de todos, o patrocinador deve se mostrar à disposição.

Alinhamento de objetivos e expectativas

Depois da fala do patrocinador, ele toca a bola para o gerente do projeto, que conduz o jogo a partir daqui. Começa então o alinhamento de objetivos e expectativas.

Todo projeto possui um objetivo final. Então, o que podemos esperar desse projeto? Qual é o papel dos membros do time do projeto? Qual é o papel das partes envolvidas na reunião?

Essas perguntas devem ser respondidas na reunião de kick-off, para eliminar eventuais desalinhamentos.

Apresentação e validação do plano de execução

Na reunião de kick-off, devemos apresentar e validar o plano de execução do projeto. Isso inclui:

• Etapas do projeto;
• Cronograma;
• Próximos passos;
• Etc.

Durante a reunião de kick-off, novos detalhes sobre o projeto podem ser discutidos e validados, então geramos uma versão finalizada do plano e ação.

A importância do Termo de Abertura do Projeto (TAP) para a reunião de kick-off

Um documento de grande importância para a reunião de kick-off é o Termo de Abertura do Projeto (TAP). O projeto não pode iniciar sem que esse termo seja assinado pelos patrocinadores e pela alta gerência, e o conteúdo dele ajuda a guiar os assuntos a serem tratados. Isso porque, além de formalizar o início do projeto, o termo de abertura especifica características importantes do mesmo, como:

• Justificativa
• Objetivos
• Recursos
• Stakeholders
• Cronograma
• Riscos
• Entre outras

É necessário esclarecer e alinhar todas as especificações, o trabalho que será realizado, os objetivos, premissas, restrições, riscos, e outros detalhes relevantes.

Características como essas podem e devem pautar a reunião de kick-off, e falaremos com mais detalhes sobre elas no tópico a seguir.

O que deve ser abordado em uma reunião de kick-off?

Escopo

O escopo tem extrema importância, pois erros cometidos nele podem impactar todas as outras áreas do projeto.

Alinhar o escopo do projeto e do produto ajuda a garantir que as expectativas dos stakeholders serão atingidas e que apenas as atividades necessárias serão realizadas.

Cronograma

É preciso alinhar as expectativas de entrega das atividades e da versão final do projeto com todos os envolvidos, para que os prazos sejam discutidos e, se for o caso, revisados na reunião.

Aqui também entra a apresentação da EAP, para que sejam discutidas as estratégias de sequenciamento das atividades e da entrega de pacotes de trabalho.

Custos

Depois de estimados e documentados, é importante que os custos previstos para o projeto sejam apresentados na reunião de kick-off.

Os patrocinadores precisam saber onde o seu dinheiro está sendo investido, de que forma, e o modo como esse dinheiro será administrado. A equipe do projeto, por sua vez, precisa se conscientizar sobre os custos para não haver desperdícios.

Fazer um bom planejamento de custos e discuti-los na reunião de kick-off ajuda a garantir que não haverá alterações significativas nos gastos e que os patrocinadores não sairão prejudicados ao fim do projeto.

Metodologia

Todos os envolvidos no projeto precisam estar cientes da metodologia que será utilizada.

Ela pode ser ágil, tradicional, pode até ser uma metodologia própria, e é necessário que a forma como o trabalho será realizado fique claro para a equipe do projeto e, também, para os patrocinadores e clientes.

Responsáveis

Uma reunião de kick-off pode incluir uma apresentação da equipe responsável pela execução do projeto. É importante deixar claro para todos quais são as funções e responsabilidades de cada um.

Assim, todos sempre saberão a quem procurar quando determinado problema ou dúvida surgir. Por isso, também é útil apresentar endereços de e-mail e outras formas de contato para que os stakeholders possam manter contato com a equipe de projeto.

Vale lembrar que apresentar uma equipe de projeto qualificada também pode ajudar a conquistar a confiança dos stakeholders.

Comunicação

Complementando o que falamos sobre endereços de e-mail, a reunião de kick-off é um excelente momento para esclarecer como irá funcionar a comunicação no projeto.

A própria reunião de kick-off, por si só, já está relacionada à comunicação. Entretanto, apenas uma reunião inicial não basta. É preciso manter uma comunicação interna (entre a equipe) e também com os stakeholders.

Na reunião, deve ficar definido como será realizada essa comunicação, com qual frequência, por quais meios e quais serão os responsáveis. Assim, os stakeholders se mantém informados sobre o andamento do projeto, assim como a equipe.

Fazer um bom gerenciamento das comunicações é essencial para que um projeto seja bem-sucedido.

Como fazer uma boa reunião de kick-off? 6 dicas práticas para não errar:

1. Acerte o timing da reunião

Tome cuidado para não fazer uma reunião de kick-off com muito poucas informações sobre o projeto. Essa reunião deve acontecer depois do planejamento, para dar o pontapé inicial.

Adiantar o kick-off faz com que ele perca o sentido, porque você não poderá tirar dúvidas, esclarecer papéis e alinhar expectativas sem ter tudo planejado. Isso vai minar o engajamento dos envolvidos e ter o efeito contrário do que buscamos.

2. Venda o projeto de forma atrativa

A reunião de kick-off precisa ser encarada como o momento de “vender” o projeto e de convencer a todos da importância do comprometimento de cada um. Por isso, lembre-se de frisar a proposta de valor do projeto e o impacto que ele terá.

Há quem utilize alguns gatilhos mentais (especialmente no contexto de vendas) e também dinâmicas, com post-its e momentos de brainstorm que ajudam a tomar decisões finais sobre o projeto antes de iniciá-lo.

Em resumo:

• Garanta que todos entendam o objetivo do projeto;
• Garanta o compromisso das pessoas.

3. Cuidado com o tempo

Em geral, uma reunião de kick-off não costuma demorar mais do que 1 hora. Independentemente do tempo gasto, é importante manter a atenção e o interesse de todos na apresentação. Por isso, invista em uma boa oratória e uma apresentação matadora. Lembre-se que as pessoas precisam sair da reunião comprometidas e engajadas.

4. Deixe as dúvidas para o final

Para garantir que a reunião não fique “interminável” por causa de dúvidas e sugestões de mudança que interrompem a sua fala, procure deixar claro que as dúvidas serão respondidas no final.

No caso de levantamentos importantes que requerem uma discussão mais complexa, pode ser interessante levar isso para uma reunião particular.

5. Se necessário, converse em particular com stakeholders

Como a agenda dos stakeholders pode ser bem apertada, algumas pessoas importantes talvez não compareçam à reunião.

Dependendo da importância desse alguém para o projeto, pode ser o caso de procurá-lo individualmente para conversar sobre o projeto, assegurando o alinhamento de expectativas e o comprometimento.

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis. Não esqueça de ler também nosso post com as 11 melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Lembre-se: uma reunião de kick-off é apenas o primeiro passo!