Escolher um software de gerenciamento de projetos nem sempre é fácil. Muitas opções do mercado parecem perfeitas à primeira vista, mas por vezes o visual moderno e atrativo pode encobrir a ausência de algumas funcionalidades vitais para o sucesso do gerenciamento.
Uma das principais preocupações dos gerentes de projetos é saber se os colaboradores vão realmente utilizar a ferramenta ou deixa-la de lado. A única maneira de assegurar que a equipe não irá abandona-la é escolher uma que tenha funcionalidades úteis, fáceis de entender e que façam a diferença.
Para te ajudar nessa tarefa, reunimos neste post todas as funcionalidades que um software de gerenciamento de projetos deve ter para que os projetos sejam gerenciados com eficiência e toda a equipe esteja envolvida na execução.
Pronto? Então vamos direto ao ponto:
O que um software de gestão de projetos precisa ter?
1) Relatórios dos projetos e das tarefas
Quanto mais projetos acontecem ao mesmo tempo, maior é a necessidade de organiza-los de forma visual e objetiva. Um software de gerenciamento de projetos deve ter painéis que mostrem o andamento dos projetos e possibilitem uma visualização customizada.
Isso porque, em uma empresa, existem pessoas diferentes que têm estilos de trabalho e objetivos diferentes. Assim, a ferramenta escolhida deve permitir a visualização de vários ângulos de um mesmo projeto, como por exemplo:
- Visão por tabela: similar a uma planilha, a visão por tabela é interessante pois sua organização já é conhecida pela maioria das pessoas.
- Visão por gráfico de Gantt: para quem precisa de uma visão mais pautada no tempo, o gráfico de Gantt é uma boa solução. A principal função desse gráfico é apontar como as atividades do projeto se conectam e dependem umas das outras. Com ele, é possível ter uma noção mais precisa sobre os prazos que precisam ser cumpridos e sobre a importância de obedecê-los.
- Visão por lista: as listas oferecem uma visão cronológica, assemelhando-se a listas de afazeres (to-do lists). Essa visualização sintetiza as tarefas que precisam ser feitas num só lugar, dando uma noção real do que falta para o projeto ser concluído.
- Visão por Kanban: essa visão representa as atividades do projeto em cartões, organizando-as em colunas personalizadas como “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Costuma dar certo em equipes de desenvolvimento de softwares e no gerenciamento de projetos ágeis.
2) Modelos de projetos
A segunda funcionalidade da nossa lista envolve os modelos prontos de projetos. É muito importante que você procure por softwares de gerenciamento de projeto que permitam a edição de modelos já prontos ou o aproveitamento de modelos de projetos antigos, para não ter que começar do zero todas as vezes.
Você pode reaproveitar elementos como dependências entre tarefas, tempo de duração, fluxos de trabalho, responsáveis e relatórios. Afinal, porque complicar se você pode simplificar?
Além de economizar tempo e esforço, reaproveitar modelos de projetos pode tornar o seu planejamento mais completo. Você pode resgatar modelos de projetos que deram certo e utiliza-los como norte para prever resultados e ganhos, diminuir os riscos e também para ter uma base de comparação entre projetos similares.
3) Status de fluxo de trabalho personalizado
Customização é a palavra quando se fala em organizar o fluxo de trabalho de um time, já que cada equipe conta com processos únicos. Imagine que uma ferramenta de gestão de projetos só ofereça essas três opções:
- Em andamento
- Em revisão
- Em correção
Em qual estágio você classificaria uma tarefa que está em período de teste? Em andamento ou em revisão? E se você quisesse separar as etapas de “design” e “produção”, mas só tivesse a opção “em andamento”?
Certamente essas restrições gerariam falhas de comunicação entre os colaboradores e falta de compreensão sobre o que realmente está acontecendo no projeto. Progressos importantes podem ficar escondidos atrás das categorias genéricas e dar a impressão de que o projeto não está progredindo. Por isso é importante que a ferramenta de gerenciamento de projetos possibilite a customização das etapas do fluxo de trabalho, para que ele reflita a realidade da equipe.
Além disso, a ferramenta de gerenciamento de projetos deve oferecer uma visão sobre o status de todos os fluxos de trabalho que compõem o projeto. Dessa maneira, é possível identificar se os projetos estão travando em alguma etapa, se há etapas sendo puladas e até mesmo se há algum problema recorrente nos processos. Corrigindo essas falhas, você pode evitar gargalos, otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a qualidade das entregas do projeto!
4) Atribuição automática de tarefas
Descobrir para quem pedir ajuda em um projeto pode tomar algum tempo. Principalmente em organizações maiores ou em empresas com alta rotatividade, pode ser difícil saber quem é responsável pelo quê.
Assim, tarefas podem ficar sem dono ou não ser entregues ao responsável, ficando paradas em algum momento do projeto. Se elas não forem monitoradas e gerenciadas de perto, podem ficar esperando ser executadas por semanas, devido à falta de clareza sobre quem deve se encarregar delas.
Para solucionar este problema, é possível programar antecipadamente quem será responsável por cada tarefa: assim, as tarefas são movidas para as pessoas certas assim que elas estiverem disponíveis.
É muito mais seguro e eficiente confiar ao software de gerenciamento de projetos a responsabilidade de “saber” quem é o responsável de cada tarefa. Por exemplo, imagine que José é o Revisor Sênior e sempre revisa suas atividades. O software que você utiliza deve possibilitar atribuições como:
- Opção 1: Logo que uma tarefa é marcada como “em revisão”, é automaticamente atribuída para José, que é notificado.
- Opção 2: Logo que uma tarefa é marcada como “em revisão”, é automaticamente atribuída para todos os Revisores Sênior, que são notificados.
Quando considerar qual opção é a melhor, você deve estar ciente de que elas têm prós e contras. Por exemplo, se José é desligado, está doente ou sai de férias, a opção 1 pode fazer com que a tarefa fique presa na etapa de revisão, a menos que José auto encaminhe suas tarefas para outra pessoa. Nesse cenário, a opção 2 reduz o risco de que alguma tarefa fique parada em alguém que não tem como completa-la.
Por outro lado, se houverem muitos Revisores Sênior na empresa, a opção 2 pode fazer com que a mesma tarefa vá para mais de uma pessoa, resultando no desperdício de trabalho ou mesmo confundindo os colaboradores sobre quem é o responsável real.
Em função disso, é preciso ter consciência na hora de automatizar a atribuição de tarefas, pensando no cenário da sua empresa e nas individualidades de cada processo.
5) Cronograma de projeto
Pode parecer óbvio, mas é essencial: a visualização do cronograma do projeto faz a diferença no gerenciamento do tempo.
Além de promover a organização, a presença do cronograma pode aumentar a produtividade da equipe, já que indica quando uma tarefa deve ser iniciada e quando deve ser concluída. Quando fica ciente dos prazos, a equipe tende a focar mais no trabalho e a entregar os resultados esperados no tempo certo.
Apesar de ser possível fazer um cronograma de projeto em tabelas ou planilhas, quando ele é feito no software de gerenciamento de projetos pode ser integrado aos outros recursos, como o fluxo de trabalho da equipe, por exemplo. Assim, quando uma tarefa é concluída, o cronograma já é atualizado automaticamente, evitando trabalho desnecessário. Sobretudo, é mais organizado manter todas as ferramentas na mesma caixinha, ou seja, todos os instrumentos utilizados no gerenciamento em lugar só, um software que faz tudo.
6) Suporte eficiente
Por último, é importante ressaltar a importância de um suporte que auxilie os usuários do software de forma rápida e eficiente. Afinal, podem surgir muitas dúvidas no uso de uma nova ferramenta de trabalho, especialmente no período de adaptação. Assim, a equipe precisa ter à sua disposição um suporte competente, que fale o mesmo idioma e que seja treinado para resolver todas as dúvidas e problemas que aparecerem.
Bugs e instabilidades no sistema podem surgir, mas se a equipe de suporte for competente, isso não precisa ser um grande problema. O problema é um fato quando o gerente de projetos não consegue contatar o suporte ou quando o suporte demora muito para resolver seus pedidos. Nesses casos, a saúde dos projetos pode ser colocada em risco e a produtividade da equipe pode ser ameaçada.
Por isso, recomendamos que você pesquise opiniões de clientes dos softwares de gerenciamento de projetos que estiver considerando e que busque saber se o suporte oferecido é de qualidade.
E essas são as 6 características que todo software de gerenciamento de projetos deve ter. Tenha elas em mente quando estiver escolhendo a melhor opção para a sua organização!
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