Agile Time Tracking é uma abordagem de controle e acompanhamento de tempo para promover produtividade, eficiência e melhoria contínua.
Você já ouviu falar que tempo perdido não volta? O controle de tempo é crucial para a gestão de projetos pois garante a entrega dentro do prazo, custo e escopo do projeto, aumentando as chances de sucesso e satisfação dos clientes.
Monitorar e rastrear o tempo dedicado a cada atividade é importante tanto para profissionais autônomos ou times complexos. O Agile Time Tracking surge como uma abordagem que promove transparência, flexibilidade e suporte à melhoria contínua na gestão de tempo. Entenda mais sobre a abordagem e como implementar!
O que você vai aprender:
O que é Agile Time Tracking?
Agile Time Tracking (ou rastreamento ágil de tempo) é uma abordagem de controle e monitoramento do tempo dedicado em projetos e atividades, e está alinhada aos princípios de metodologias ágeis.
Essa abordagem não se limita ao rastreamento das horas apontadas em uma atividade, mas ajuda os gerentes de projetos na análise de produtividade do time, identificação de ineficiências em fluxos de trabalho e impulsiona a melhoria contínua.
Benefícios do Agile Time Tracking
O Agile Time Tracking está alinhado aos princípios das metodologias ágeis e promove flexibilidade, transparência e melhoria contínua de eficiência e produtividade em projetos. Entenda mais sobre os benefícios:
Transparência no trabalho da equipe
O rastreamento do tempo dedicado às atividades e projetos trás visibilidade sobre a carga de trabalho individual e do time, reduz a necessidade de microgerenciamento e gera mais confiança entre gerentes e membros da equipe.
É importante entender que o Agile Time Tracking não pretende estimular o controle de cada minuto trabalhado, mas sim rastrear o tempo de trabalho necessário para direcionar ações que promovem a melhoria sobre o uso do tempo.
Melhoria de eficiência nos fluxos
Rastrear o tempo dedicado às atividades facilita na identificação de ineficiências que causam atrasos, retrabalhos e desperdícios de tempo e custo nos fluxos de trabalho dos projetos. Com suas descobertas é possível agir para mitigar problemas e garantir as entregas de acordo com o planejado.
Alocação de recursos estratégica
O Agile Time Tracking fornece uma visão mais clara sobre a atividade da equipe, ajudando os gerentes de projetos a identificar desequilíbrios e otimizar a alocação dos recursos. Por exemplo, você pode identificar que as atividades poderiam ser executadas em menos tempo com uma troca entre os membros responsáveis, valorizando suas competências.
Uma alocação estratégica, com as pessoas certas nos papéis certos, pode garantir que seu projeto seja executado sem interrupções.
Otimização do portfólio de projetos
Gerenciar múltiplos projetos requer uma visão holística sobre o desempenho do portfólio, mas também dos resultados a nível de projeto. Você pode comparar os projetos para identificar variações de eficiência e identificar a causa raiz, que possa ser sobrecarga de membros ou atividades com prazos muito otimistas.
| Baixe grátis o e-book sobre gestão de múltiplos projetos
Confiança para planejar novos projetos
Os dados históricos de tempo estimado e realizado apoia na tomada de decisão para planejar cronogramas e requisitos de recursos com mais precisão, mitigando riscos de atrasos e custos excedentes. Assim, gerentes de projetos têm mais confiança para tomar decisões com base em dados para otimizar fluxos de trabalho.
Mais segurança na lucratividade
Você já deve ter ouvido que tempo é dinheiro. Mesmo que o cumprimento do tempo estimado não represente necessariamente que o projeto será entregue dentro do orçamento, ele ajuda a estimar e aprovar horas de trabalho mais precisas com o cliente, e assim manter o controle sobre as horas de trabalho e faturas. Isso significa maior segurança sobre a lucratividade do projeto e da empresa.
O próximo passo é entender se você pode implementar essa abordagem no seu trabalho.
Agile Time Tracking é apenas para projetos ágeis?
O Agile Time Tracking é uma abordagem que pode ser utilizada em projetos ágeis, preditivos e híbridos, desde que respeite às demais práticas utilizadas em cada metodologia. Veja abaixo como você pode aproveitá-la em diferentes contextos:
Em ambientes ágeis, o Agile Time Tracking foca na produtividade da equipe e geração de valor ao cliente. O gerente de projetos pode monitorar métricas como Velocity, Cycle Time e Lead Time.
Já em projetos preditivos, o Agile Time Tracking é uma ferramenta que apoia no controle de prazos e custos, facilitando a comparação entre o esforço estimado X real, identificação de gargalos no fluxo de trabalho e medição de eficiência em atividades rotineiras.
Agora que você já viu os benefícios do Agile Time Tracking, descubra como implementar essas técnicas no seu projeto!
Como implementar o Agile Time Tracking?
As técnicas do Agile Time Tracking podem trazer benefícios para melhorar a eficiência dos projetos, mas alguns passos devem ser seguidos para que atingir os resultados esperados.
Desenvolva uma cultura ágil
O controle de tempo pode ser percebido pela equipe do projeto como uma tentativa de microgerenciamento. Para isso, você precisa fortalecer a confiança entre os membros e esclarecer seus reais objetivos com o Agile Time Tracking, destacando a importância de melhorar fluxos de trabalho e estimar horas com mais precisão para maximizar resultados.
Defina as atividades de maior valor
No dia a dia os membros da equipe executam diversas atividades que contribuem mais ou menos para os projetos. Atividades como rotinas, por exemplo, podem não ser importantes para mensurar o impacto do tempo dedicado nos resultados. Assim, eduque sua equipe sobre quais são as atividades que agregam mais valor e que precisam ter um registro de tempo atualizado e preciso.
Garanta precisão nos dados
Os membros da equipe podem distorcer os dados de tempo trabalhado por diferentes motivos, desde pressão, esquecimento ou insegurança profissional. Encoraja sua equipe a manter a precisão no registro de dados para garantir mais segurança na análise e tomada de decisão.
Defina um ciclo de análise
As equipes ágeis trabalham em ciclos curtos e interativos de trabalho, as chamadas sprints, que geralmente duram de duas a quatro semanas. O gerente de projetos pode se beneficiar desses ciclos para analisar o tempo registrado e compará-lo ao progresso e qualidade das entregas do projeto.
Entenda o que você vai analisar
Em resumo, o Agile Time Tracking mede a produtividade e o esforço dedicado pelos membros do projeto. Um conjunto de métricas podem ser acompanhadas, de acordo com o seu objetivo e resultados esperados. Conheça algumas métricas:
- Velocity (velocidade): mede a quantidade de trabalho concluída em uma sprint (podem ser atividades ou story points). Essa métrica apoia na predição de capacidade futura da equipe.
- Cycle Time (tempo de ciclo): mede o tempo necessário para entregar uma atividade, desde seu início ao término. Essa métrica apoia a entender a eficiência da equipe.
- Lead Time (tempo de espera): muito comum em times de TI e suporte, mede o tempo necessário para concluir uma solicitação, avaliando o tempo de resposta da equipe às demandas.
- Burndown Chart (gráfico de queima de trabalho): apresenta a quantidade de trabalho restante ao longo de um período.
- Burnup Chart (gráfico de progresso): mostra a quantidade de atividades concluídas em comparação ao total.
Conte com a ferramenta certa
Principalmente útil em times remotos, é essencial contar uma ferramenta que suporte o controle de horas do projeto. Para isso, escolha uma ferramenta que possua requisitos como:
- Armazenamento na nuvem
- Integração com fluxo de trabalho
- Análise a nível de portfólio, projeto e atividade
- Permissão de filtros para analisar tempo por time, responsável ou períodos
- Automações para sinalizar atrasos e gargalos
Recursos do Artia para Agile Time Tracking
O Artia é uma plataforma completa para gestão de projetos e possui ferramentas para planejar, registrar e gerenciar o tempo de atividades, projetos e portfólios. Veja mais:
Analytics
O Artia Analytics é uma ferramenta que facilita a criação de painéis para análise de projetos, incluindo visualizações para controle do tempo. Você pode monitorar as horas de trabalho por atividade, responsável, departamento ou projeto, além de comparar com o estimado e o desempenho no prazo.
Alocação de Equipes
Essa ferramenta permite uma visualização transparente sobre a carga de trabalho planejada de cada recurso para um período futuro, ajudando os gestores a mitigar sobrecarga ou ociosidade. Além disso, você também pode alocar recursos de acordo com competências para valorizar habilidades, entregar atividade com maior qualidade e melhorar o uso do tempo.
Apontamento de horas
O apontamento do tempo dedicado para cada atividade é essencial para o Agile Time Tracking. O Artia ofecerece 3 ferramentas para registrar horas e garantir precisão no apontamento, são elas:
- Timesheet: registre o tempo trabalhado no período em uma tabela
- Apontamento rápido: aponte horas de forma retroativa ao finalizar uma tarefa
- Play/Stop: Acione um timer para contar seu tempo automaticamente
Melhore seu rastreamento de tempo em projetos
Você viu que com o rastreamento de tempo em projetos trás ótimos resultados de eficiência, qualidade, experiência do cliente e retorno financeiro. Muitos profissionais ainda usam planilhas para gerenciar o tempo e horas trabalhadas, mas você pode ir além e garantir um controle preciso. Se você quer adotar as práticas do Agile Time Tracking, conte com o Artia para planejar, registrar e monitorar as horas de trabalho.
