Uma gestão de processos de qualidade traz inúmeros benefícios à organização. A produtividade aumenta, a equipe se torna mais engajada e a empresa alcança o tão sonhado status de alta performance, direcionando-se para o alcance de seus objetivos.
Mas, alcançar esse status de maturidade nos processos não é uma tarefa fácil e por isso, existem algumas ferramentas de gerenciamento de processos que buscam apoiar os gestores nessas etapas.
As ferramentas de gestão de processos dão suporte ao gestor e ajudam a tomada de decisões estratégicas, beneficiando a operação como um todo.
Quer saber quais são as melhores ferramentas para gestão de processos? Siga com a leitura!
O que são ferramentas de gestão de processos?
As ferramentas de gestão de processos são um conjunto de técnicas e metodologias que auxiliam os gestores na tomada de decisão, elaboração de planos de ação e criação de estratégias.
As ferramentas entregam boas práticas que, se bem executadas, podem levar o gerenciamento ao rumo do sucesso.
Por isso, separamos 7 ferramentas de gestão de processos que você precisa conhecer. Confira:
As 7 melhores ferramentas de gestão de processos para a sua empresa
Matriz SWOT
A Matriz SWOT, conhecida também como FOFA, é uma ferramenta de análise ambiental e setorial. A SWOT é utilizada para mapear o ambiente interno e externo da organização, considerando as oportunidades e ameaças presentes nesses espaços. Entenda o significado da sigla SWOT:
Cada uma dessas letras refere-se a uma etapa utilizada para a análise ambiental e setorial. Busca-se avaliar quais são as forças e fraquezas internas a organização e as oportunidades e ameaças externas a ela.
Com base nessa análise, a SWOT auxilia o gestor realizar um diagnóstico organizacional, identificando novas oportunidades e pontos de melhoria.
Para saber mais como utilizar a matriz SWOT, leia: TUDO sobre MATRIZ SWOT: o que é, passo a passo e dicas para aplicar
Plano de ação 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta que auxilia os gestores a criarem um plano de ação que defina todas as atividades necessárias para a realização de um projeto ou gestão de um processo.
Com o 5W2H, é possível criar planos de ação rapidamente, com agilidade e praticidade, desenvolvendo tarefas eficientes para o cumprimento das demandas.
Aplicado ao gerenciamento de processos, o 5W2H auxilia no mapeamento dos processos, facilitando a identificação de gargalos, a distribuição de responsabilidades e a administração das atividades.
A construção do plano de ação 5W2H ocorre a partir da resposta a 7 perguntas fundamentais:
A resposta a cada uma dessas perguntas permite a criação de um plano de ação para viabilizar a tomada de decisões estratégias.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um método utilizado para identificar e solucionar problemas em processos. Com ele, é possível realizar uma análise contínua dos processos, elevando o nível de qualidade e maturidade.
O objetivo do ciclo PDCA é possibilitar que os gestores tenham maior precisão na etapa de diagnóstico dos problemas, facilitando a criação de planos de ação e estratégias para previsão de falhas.
Por ser um método cíclico, o PDCA está intrinsecamente ligado com o desenvolvimento da performance, pois a cada novo ciclo, busca-se elevar o padrão de qualidade dos processos. A Sigla PDCA significa:
Vale destacar que a etapa PLAN é fundamental para o sucesso dessa ferramenta. Se bem executada, ela pode garantir o sucesso das partes seguintes.
Método DMAIC
O método DMAIC (ou SIX Sigma) é uma ferramenta da qualidade parecida com o ciclo PDCA. A diferença é que o método DMAIC está mais voltado a um aprimoramento constante das atividades e produtos, realizando uma análise mais completa e aprofundada. A sigla DMAIC significa:
Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta utilizada para priorizar, organizar e ordenar processos e projetos a partir de três critérios: gravidade, urgência e tendência (os quais formam a sigla GUT).
Cada um dos critérios da Matriz GUT recebe uma pontuação de 1 a 5, referente ao seu grau de priorização e importância. Ao final da atribuição das notas, o resultado é multiplicado entre si, sendo o processo que somou mais pontos o de maior prioridade.
Sistemas de Performance
De nada adianta definir as melhores estratégias e não mensurá-las, certo? É para isso que existem os Indicadores de desempenho (KPIs). Eles atestam a efetividade das ações implantadas a partir do uso das ferramentas de gestão de processos.
Com os indicadores, é possível acompanhar os resultados obtidos em determinado tempo e validar se aquela ação se tornará um novo processo ou se é preciso replanejar novamente.
Você também pode utilizar os KPIS para criar um sistema de performance. O sistema de performance é um painel que demostra a relação causal entre os indicadores, ou seja, a relação de causa e efeito que geram os resultados.
Dessa forma, é mais fácil identificar gargalos e outros eventuais problemas, desenvolvendo soluções mais assertivas.
Se você está em dúvida em qual indicador utilizar na gestão de processos, leia o guia de indicadores de desempenho e entenda quais são os melhores KPIs para estarem alinhados as suas ferramentas de gestão de processos!
Ferramentas Tecnológicas
As ferramentas tecnológicas são essenciais na gestão de processos. Elas permitem ao gestor padronizar os processos de interesse e acompanhar em tempo real os indicadores envolvidos, facilitando o monitoramento do sistema de performance.
Além disso, por serem ferramentas de gestão de processos automatizadas, elas aumentam a agilidade e qualidade do serviço.
Por isso, pra te ajudar a dar um primeiro passo no gerenciamento de processos, preparamos para você um material onde você irá encontrar dicas de como escolher os melhores indicadores para a sua empresa. Basta clicar e acessar!
