6 etapas para fazer gestão de recursos em projetos como ninguém

Nenhum projeto acontece sem uma equipe organizada e os materiais necessários, não é?

Mas, para obter resultados reais, não basta apenas possuir os recursos, é preciso saber como alocá-los e organizá-los de maneira eficiente, ou seja, implementar modos de gerenciar os recursos.

Por isso, neste texto, vamos te ensinar tudo o que você precisa saber sobre a gestão de recursos em projetos. Venha conferir!

O que é gestão de recursos em projetos?

Você tem noção da real capacidade produtiva da sua equipe? Sabe se o esforço está sendo compatível com as atividades? Consegue prever quando os recursos estarão disponíveis?

É para responder a perguntas como essas que a gestão de recursos em projetos serve!

De acordo com o PMBOK®, o gerenciamento de recursos é a área responsável por identificar, mobilizar, alocar, adquirir e controlar os recursos. Assim, o principal objetivo é garantir que os recursos trabalhem nas atividades no momento certo, cumprindo o planejamento do projeto.

Agora, antes de prosseguirmos, você quais são os recursos de um projeto? Leia a seguir.

Tipos de recursos do projeto

Pela definição, recurso é tudo aquilo que produz algo. Então, quando falamos dos projetos, os recursos são todos os elementos necessários para que o projeto seja entregue, englobando tanto objetos materiais quanto a parte operacional.

Dessa forma, os recursos de um projeto são classificados em dois tipos: recursos físicos e recursos humanos.

Recursos físicos

Os recursos físicos se referem aos equipamentos, matéria prima, softwares, locais de trabalho e qualquer outro objeto que possa ser necessário.

Recursos Humanos

Como o próprio nome indica, os recursos humanos são as pessoas do projeto.

Mas, cuidado! Apesar de tratarmos de pessoas, os recursos humanos não são a mesma coisa que os stakeholders. Aqui, o foco da gestão são aqueles que são vitais para a execução do projeto, isto é, a equipe e as pessoas terceirizadas.

Se quiser saber mais sobre quem são os stakeholders e como gerenciar esta outra área do projeto, baixe nosso e-book completo sobre o tema!

Saber diferenciar esses dois tipos de recursos é muito importante para a gestão, porque eles não são gerenciados da mesma maneira.

Para ter os recursos físicos atuando corretamente, é preciso considerar custo, disponibilidade e funcionalidade. Enquanto, os humanos, deve pensar em jornada de trabalho, competências, papéis e capacitação, por exemplo.

Agora que você já sabe exatamente o que deve gerenciar, vamos aprender a como fazer isso na prática?

6 etapas para fazer uma gestão de recursos completa em projetos

De acordo com o PMBOK®, para gerenciar os recursos de um projeto existem 6 processos fundamentais:

• Planejar o gerenciamento dos recursos;
• Estimar os recursos;
• Adquirir recursos;
• Desenvolver a equipe;
• Gerenciar a equipe;
• Controlar os recursos.

1. Planejar o gerenciamento de recursos

A primeira etapa para gerenciar os recursos é definir como todos os processos relacionados aos recursos irão ocorrer. Então, é o momento de estabelecer:

• Quais métodos serão utilizados nos processos seguintes;
• Como os recursos serão estimados, adquiridos e gerenciados;
• Quais medidas garantirão a correta disponibilidade dos recursos;
• Quais medidas serão tomadas caso os recursos sejam insuficientes.

Com todas essas informações em mãos, o plano de gerenciamento de recursos é montado. Este é o documento tem como objetivo garantir que os recursos estejam disponíveis para a conclusão bem-sucedida do projeto e que guiará todas as próximas etapas.

2. Estimar os recursos

Após ter a base de como funcionará a gestão dos recursos, é o momento de estimar o que é necessário para executar o projeto, definindo quais recursos, físicos e humanos, o projeto demanda e em que quantidade.

Dica!

Aqui, é interessante utilizar a estrutura analítica do projeto (EAP) para ter estimativas mais precisas e garantir que nada seja esquecido, porque o gerente analisará as demandas de cada atividade.

| Leia também: 8 dicas para fazer estimavas eficazes nos projetos

3. Adquirir os recursos

O processo de adquirir recursos se refere obtenção dos recursos necessários para concluir o trabalho do projeto.

Mas, atenção! Apesar de ser chamada de “adquirir recursos”, este processo não se refere apenas a compra de recursos, porque existem os recursos internos. Assim, esta é a etapa em que os recursos internos são designados ao projeto, enquanto os recursos externos são adquiridos.

Dica!

É comum que, para organizar a utilização dos recursos adquiridos, seja construído um cronograma dos recursos. Dessa forma, o gerente consegue ter mais conhecimento sobre a disponibilidade dos recursos, evitando atrasos nas tarefas por falta de recursos e a ociosidade da equipe.

|Leia também: 5 dicas para fazer uma boa alocação de equipes

4. Desenvolver a equipe

Para que o projeto tenha os melhores resultados, a equipe precisa ter habilidade de executar tudo da melhor maneira, né? Por isso, o desenvolvimento da equipe é uma etapa fundamental para garantir a alta performance assegurar que o time tenha competências compatíveis com o projeto.

Para isso, os gerentes devem identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar as equipes de projetos a alcançar um alto desempenho, estimulando o desenvolvimento e aprendizagem constante.

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5. Gerenciar a equipe

Outro ponto importante para garantir o sucesso dos recursos é estabelecer uma boa relação entre a gerência e a equipe. Se o líder do projeto não se faz presente, há grandes chances de o desempenho do time ser mais baixa do que deveria. Por isso, é importante:

• Acompanhar o desempenho dos membros da equipe;
• Fornecer feedback;
• Ter habilidades de resolução de problemas;
• Estabelecer uma comunicação ativa;
• Gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto;
• Incentivar processo decisório colaborativo.

6. Controlar os recursos

Por último, o controle dos recursos é a etapa que garantirá que os recursos estão alocados conforme o planejado e estarão disponíveis para atuar na atividade e datas certas.

Este processo deve ocorrer ao longo de todo o projeto, devendo o gerente sempre estar atento para a disponibilidade dos recursos, porque, caso haja falhas, medidas corretivas devem ser tomadas para evitar atrasos.

Nesse contexto, ele deve identificar quais os problemas na gestão dos recursos e os motivos do planejamento não estar sendo seguido, de forma a analisar as melhores ações.

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