Gestão de Stakeholders: 5 passos para lidar com as partes interessadas

A gestão de stakeholders (partes interessadas), é um dos elementos cruciais da gestão de projetos. Ela envolve a identificação, análise, planejamento, comunicação e engajamento de todos os indivíduos ou grupos que se relacionam com o projeto. 

Se você quer descobrir como fazer uma gestão de stakeholders na prática, esse texto vai te ensinar:  

O que é a gestão de stakeholders?  

A gestão de stakeholders (ou partes interessadas, em português) é definida no PMBOK® como:  

“Os processos necessários para identificar e engajar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto.” 

Ou seja, os stakeholders são todos os que de alguma forma são afetados pelo projeto e têm interesse em acompanhá-lo de perto para garantir que suas expectativas sejam respeitadas. Dessa forma, o gerenciamento de stakeholders envolve:  

• Compreender as expectativas das partes interessadas; 
• Analisar o impacto de cada stakeholder no projeto;  
• Desenvolver estratégias para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decisões e na execução do projeto. 

Pontos de atenção: quais os maiores desafios da gestão de stakeholders?  

A gestão de stakeholders lida com fatores humanos dos projetos, por isso, alguns pontos podem ser complexos e apresentar desafios ao gestor de projetos, como:  

Entendimento das necessidades  

Nem sempre é fácil obter informações precisas e atualizadas sobre as necessidades, expectativas e interesses de todos os stakeholders.  

Alinhamento de expectativas  

Alguns stakeholders podem ter expectativas irreais sobre o projeto ou iniciativa, o que pode gerar frustração e conflitos. 

Conflitos de interesse  

Diferentes stakeholders podem ter necessidades, expectativas e interesses conflitantes, o que pode dificultar a conciliação e o atendimento de todas as partes. 

Equilíbrio de poder e influência 

É normal que alguns stakeholders possuam mais influência do que outros, o que pode levar a uma dominação do processo decisório e insatisfação nas estratégias adotadas. 

Adaptação à mudança  

Stakeholders podem resistir à mudança ao longo do projeto, seja por medo do desconhecido, perda de poder ou baixo alinhamento com os objetivos.  

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Apesar de complexo, com um bom gerenciamento, os stakeholders deixam de ser desafios e tornam-se verdadeiros aliados. Confira como fazer uma boa gestão de stakeholders em 5 passos:  

5 passos para fazer a gestão dos stakeholders  

1. Identifique os stakeholders  

O primeiro passo na gestão de stakeholders é identificar quem são as pessoas que podem ser impactadas ou influenciar o projeto de alguma forma. Para isso, considere utilizar técnicas e ferramentas de mapeamento, como:  

• Análise de documentos: examine documentos relevantes do projeto a fim de identificar stakeholders mencionados explicitamente. 
• Brainstorming: reúna a equipe do projeto e faça uma sessão de brainstorming para listar todos os stakeholders que vêm à mente. 
• Pesquisa de mercado: avalie quesitos de mercado, como influências organizacionais, a fim de identificar novos stakeholders. 

| [WEBINAR] Quem são as partes interessadas do seu projeto?

2. Analise e categorize os stakeholders 

Após identificar quem são os stakeholders do seu projeto, é preciso categorizá-los, porque isso permitirá que você compreenda melhor as necessidades, expectativas, interesses de cada um. 

Nessa análise é importante considerar:  

• Nível de poder e a influência: determine a capacidade de cada stakeholder de influenciar o projeto. 
• Interesses e expectativas: compreenda o que cada stakeholder espera do projeto e como ele pode ser impactado. 
• Nível de engajamento: avalie a disponibilidade e a disposição de cada stakeholder em se envolver no projeto.  

Além disso, você também pode classificá-los em:  

• Stakeholders primários: aqueles que são diretamente impactados pelo projeto e possuem alto poder de influência. 
• Stakeholders secundários: aqueles que são indiretamente impactados pelo projeto e possuem menor poder de influência. 
• Stakeholders internos: aqueles que fazem parte da organização responsável pelo projeto. 
• Stakeholders externos: aqueles que estão fora da organização responsável pelo projeto.  

3. Crie um plano de comunicação para cada uma das partes interessadas  

Cada stakeholder pode necessitar de uma estratégia diferente de comunicação ao longo do projeto. Assim, no terceiro passo, você deve definir como essa comunicação será realizada, pensando: 

• Objetivos da Comunicação: o que você deseja alcançar com a comunicação para este stakeholder? Informar, consultar, obter feedback, construir relacionamento? 
• Mensagens-Chave: quais informações são mais importantes para este stakeholder? Como as suas necessidades serão atendidas pelo projeto? 
• Frequência da Comunicação: ajuste a frequência de acordo com o nível de interesse e engajamento do stakeholder. 
• Canais de Comunicação:  Utilize uma variedade de canais para garantir que a mensagem chegue ao stakeholder, como e-mail, telefone, reuniões presenciais, relatórios, mídias sociais.  
• Responsabilidades: defina um membro da equipe responsável pela comunicação com cada parte interessada.  
• Métricas de Sucesso: como você medirá o sucesso do seu plano de comunicação? 

| Leia também: a importância do plano de comunicação no projeto 

DICA!  

Utilize um mapa de stakeholders para definir a melhor estratégia para cada público.  

4. Mantenha uma comunicação ativa com os stakeholders  

A comunicação com stakeholders é um processo contínuo que se inicia antes do projeto e se estende até sua conclusão. Então, certifique-se de:  

• Manter os stakeholders informados sobre o andamento do projeto, decisões importantes e mudanças. 
• Criar oportunidades para que os stakeholders expressem suas opiniões, façam perguntas e contribuam com ideias. 
• Ser realista sobre o que pode ser entregue e evitar promessas que não podem ser cumpridas. 
• Utilizar técnicas de mediação e negociação para lidar com conflitos de forma pacífica e produtiva. 
• Preparar relatórios periódicos para informar os stakeholders sobre o progresso do projeto, mudanças e resultados alcançados. 

| [TEMPLATE] status report de projeto  

5. Monitore o engajamento e refine a gestão de stakeholders  

Ao monitorar o engajamento dos stakeholders, você identifica áreas que precisam de melhorias e adota novas ações para fortalecer os relacionamentos com stakeholders. Então, como quinto e último passo:  

• Avalie o impacto do engajamento: monitore a percepção dos stakeholders sobre o projeto e identifique áreas para melhorias. 
• Adapte o plano de engajamento conforme necessário: faça ajustes no plano de acordo com as mudanças no projeto, nas necessidades dos stakeholders e no contexto do projeto. 
• Aprimore continuamente suas práticas de gestão de stakeholders: busque sempre aprimorar suas habilidades e conhecimentos na área para aumentar a efetividade do engajamento. 

DICA! Invista em competência interpessoais  

A gestão de stakeholders é um processo complexo que exige mais do que apenas conhecimento técnico e expertise no projeto. Para realmente ter sucesso nessa área, é fundamental desenvolver e aprimorar as suas habilidades interpessoais, porque elas são a base para construir relacionamentos fortes e duradouros com os stakeholders.  

• Comunicação clara: expresse suas ideias, pensamentos e informações de forma clara, concisa e objetiva, utilizando linguagem acessível a todos os stakeholders. 
• Escuta ativa: preste atenção ao que os stakeholders estão dizendo, faça perguntas para esclarecer dúvidas e demonstre interesse genuíno em suas opiniões. 
• Empatia: coloque-se no lugar dos stakeholders para entender suas perspectivas, sentimentos e motivações. 
• Adaptabilidade: adapte seu estilo de comunicação de acordo com o perfil e as necessidades de cada stakeholder. 
• Negociação colaborativa: busque soluções que beneficiem a todas as partes envolvidas. 
• Flexibilidade: esteja disposto a ceder em alguns pontos para chegar a um acordo mutuamente satisfatório. 
• Empoderamento dos stakeholders: dê autonomia aos stakeholders para que eles contribuam ativamente para o projeto. 

Agora que você já sabe o passo a passo completo para gerenciar os stakeholders do projeto, está pronto para a prática! Mas, antes, não deixe de conferir o e-book do artia sobre a gestão de stakeholders. Nele, você encontrará mais algumas dicas e ferramentas essenciais para o sucesso.  

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