Todo projeto está sujeito a leis, políticas e regulamentos que buscam garantir seu sucesso e integridade. Confiamos a execução dessas regras a diversas pessoas, como gestores e profissionais que atuam na parte mais operacional. Porém, a única forma de garantir que o projeto realmente é dirigido conforme os interesses dos stakeholders é através de Governança de Projetos.
O que é governança de projetos?
Governança de projetos é o conjunto de processos, leis e costumes que norteiam a forma como um projeto é administrado. O objetivo é assegurar o sucesso dos projetos ao promover normas e boas práticas e garantir que elas sejam executadas.
Ela serve como apoio e monitoramento para que as iniciativas sejam conduzidas dentro dos conformes, evitando problemas como:
- Corrupção;
- Desvios de estratégia;
- Falta de prestação de contas;
- Não cumprimento da legislação;
- Etc.
Diferença entre governança e gerenciamento de projetos
A governança oferece estrutura, ferramentas, processos e modelos de tomada de decisão para o gerenciamento. Ou seja, é um apoio para a gestão e ao mesmo tempo a monitora.
Enquanto a governança estabelece regras, o gerenciamento é responsável por cumpri-las na prática através da gestão do trabalho no dia a dia.
Como implantar governança de projetos
1) Níveis de governança
O primeiro passo é entender como vai funcionar a estrutura de governança na sua empresa.
Ela pode se desdobrar em vários níveis dentro de uma organização, como:
- Governança de projetos de TI;
- Governança de projetos estratégicos;
- Governança de projetos de BPM;
- Etc.
Em empresas maiores, naturalmente há mais níveis de subdivisão. Todos os níveis respondem à governança corporativa de projetos.
2) Definição de papéis e responsáveis
Uma estrutura de governança requer papéis bem definidos, com responsáveis por seu funcionamento. Geralmente a responsabilidade é da alta gestão, e os papéis são relacionados a:
- Comitês (de riscos, auditoria, responsabilidade social, entre outros);
- Conselho fiscal;
- Auditoria interna;
- Auditoria independente;
- Ouvidoria;
- Etc.
3) Definição de metodologias e boas práticas
É responsabilidade da governança definir metodologias e boas práticas para projetos. E mais do que apenas definir, deve disseminar e promover as boas práticas, assim como realizar auditorias para assegurar o cumprimento delas.
4) Mensuração de resultados
Uma boa mensuração de resultados funciona através de 3 pilares: propósito, eficácia e eficiência.
- Propósito é o entendimento dos objetivos do projeto;
- A partir do propósito, estabelecemos indicadores que revelam se o projeto está demonstrando eficácia, ou seja, se o objetivo está sendo atingido;
- Consideramos indicadores de eficiência os dados relacionados à forma de trabalhar: velocidade de entregas, desvios do plano, cronograma etc.
5) Documentação
Tudo o que foi definido anteriormente (papéis, indicadores, metodologias, estrutura) precisa ser documentado. É assim que surgem os regulamentos, políticas e processos que a governança defende.
Outra estrutura indispensável para o sucesso dos projetos é o Escritório de Projetos (PMO), que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos.
O PMO é parte fundamental para a execução das políticas de governança: ele dá suporte aos gerentes de projetos e faz os elementos de governança e gestão acontecerem na prática, de forma padronizada entre os projetos.
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